Czy agencje nieruchomości są przygotowane na RODO?

RODO, a więc rozporządzenie o ochronie danych osobowych, to temat szeroko komentowany w ostatnich tygodniach. Wzbudza wiele emocji, głównie ze względu na niewielką wiedzę i srogie kary, jakimi straszą wszyscy wokół. RODO będzie dotyczyło tych firm, które w jakikolwiek sposób przetwarzają dane osobowe, czyli praktycznie wszystkich, bo kto w dzisiejszych czasach takich danych nie przetwarza. Za chwilę więc wszyscy będziemy mieli w mniejszym lub większym stopniu do czynienia z zapisami rozporządzenia. A za nieprzestrzeganie tych zapisów mogą grozić przedsiębiorcom nawet milionowe kary. Jaki jest cel tych działań? Przede wszystkim RODO ma zwiększyć świadomość klientów, na co faktycznie wyrażają oni zgodę oraz jakie mają prawa. To także krok w kierunku lepszego zabezpieczania przekazanych już danych.

RODO kładzie ogromny nacisk na transparentność przetwarzania danych osobowych, dlatego wszystkie procesy w firmie, które są z tym związane, powinny być opisane i zgodne z obowiązującym prawem. Dzięki unijnemu rozporządzeniu klient zyskuje szereg praw, które zapewniają mu większe poczucie bezpieczeństwa, ale przede wszystkim dają większy wpływ na to, jakie dane musi przekazać dla realizacji danego działania oraz co dzieje się później z jego danymi.

Jak to wygląda w przypadku biur nieruchomości?

To, co najbardziej przykuwa uwagę w aspekcie działania agencji nieruchomości, to zasada minimalizacji przetwarzanych danych. Być może dlatego, że na co dzień spotykam się z różnymi praktykami biur nieruchomości, jeśli chodzi o dość śmiałe, a na pewno dyskusyjne pobieranie danych osobowych. Co zasada minimalizmu RODO oznacza w praktyce? W skrócie – zbieraj tylko te dane, których faktycznie potrzebujesz dla realizacji usługi, a więc niezbędne minimum. I tutaj pytanie – jakich danych potrzebują pośrednicy, aby pokazać klientowi nieruchomość? Pierwsza odpowiedź, jaka się nasuwa – żadnych. Nic bardziej mylnego. Obecnie, aby obejrzeć mieszkanie lub dom przed jego zakupem, w większości sytuacji trzeba podpisać z agencją umowę. Są dwie formy takich umów – jedna ma na celu wyrażenie zgody przez klienta na dalsze poszukiwania dla niego innych nieruchomości, druga natomiast ma chronić przed zakupem danego lokum poza agencją. W każdym z tych przypadków, do celów umowy, spisywane są dane kontaktowe oraz wszystkie dane z dowodu, a więc te kluczowe i najbardziej chronione – jego numer oraz PESEL. Takie praktyki stosuje niemal 60% wszystkich biur nieruchomości, zwłaszcza tych największych. Czy agencje faktycznie potrzebują takich danych na etapie oględzin, niezależnie czy klient zdecyduje się na zakup czy nie? Jaka jest zasadność pobierania takich informacji i logiczne ku temu wytłumaczenie? I jak biura udowodnią taką potrzebę w świetle nowych przepisów? O to chyba warto zapytać u źródła…

Druga kwestia to użycie danych osobowych bez wcześniejszego uzyskania zgody ich posiadacza, mam tu na myśli oferowanie przez pośredników swoich usług w zakresie sprzedaży mieszkania. Dotychczas niejednokrotnie zdarza się, że pośrednik nieruchomości znajduje w wybranym serwisie ogłoszenie bezpośrednio od właściciela nieruchomości, który udostępnia swoje dane kontaktowe potencjalnym zainteresowanym zakupem jego domu lub mieszkania. Czy zatem pośrednik może zadzwonić i zaoferować swoje usługi bez uzyskania na to wcześniejszej zgody właściciela nieruchomości? Najnowsze przepisy w zakresie ochrony danych osobowych jasno mówią o tym, że o wykorzystaniu danych nie może decydować tylko to, czy je posiadasz, ale fakt, czy masz podstawę prawną do ich przetwarzania. Jak więc odnajdą się w tym temacie pośrednicy? Być może będą musieli poszukać innych sposobów na promowanie swoich usług.

I ostatni aspekt to występowanie w imieniu agencji osób zatrudnionych na umowach B2B. Pracujący dla biura pośrednik, prowadzący swoją działalność gospodarczą, w rzeczywistości obsługuje klientów agencji, przetwarza ich dane osobowe, a więc odpowiada za ochronę tych danych. Z chwilą wejścia nowych przepisów również takie kwestie powinny zostać uregulowane przez agencje nieruchomości.

Jedno jest pewne, agencje nieruchomości, podobnie jak wiele innych firm, już od 25 maja br. będę musiały zastanowić się dwukrotnie, zanim zdecydują się poprosić klienta o jego dane. Czy to dobrze? Myślę, że tak. Do tej pory, mimo ustawy o ochronie danych osobowych, wiele firm dysponowało naszymi danymi dość swobodnie, a nasza prywatność była mocno nadszarpnięta. Liczę, że po wejściu nowych przepisów to się zmieni.

Źródło: Homescanner.pl