Dokumentacja kadrowa bez papieru – ING Bank Śląski wprowadził Asseco Data Systems
Celem projektu HR bez papieru było wprowadzenie w pełni elektronicznego obiegu dokumentów oraz skrócenie czasu obsługi kandydatów i obecnych pracowników. Jest to możliwe, ponieważ pracownicy banku mogą korzystać z jednorazowego podpisu kwalifikowanego w usłudze SimplySign, do którego szybki dostęp otrzymują po przejściu wewnętrznej identyfikacji online.
Wyróżnikiem inicjatywy jest wykorzystanie wewnętrznej bazy pracowniczej banku w procesie zdalnej identyfikacji (eID), niezbędnej do uzyskania i złożenia jednorazowego podpisu kwalifikowanego na dokumentach elektronicznych.
Potwierdzanie tożsamości pracownika odbywa się z wykorzystaniem autorskiego rozwiązania Asseco Data Systems – e-ID Hub, agregującego różne mechanizmy zdalnej identyfikacji osób fizycznych. Jest ono zintegrowane z innym komponentem Asseco – SignHub, umożliwiającym wyświetlenie i podpisanie dokumentów HR.
– Wszystkie rozwiązania Asseco Data Systems zostały zintegrowane z systemami Banku. Dzięki temu cały proces uzyskania i składania jednorazowego podpisu kwalifikowanego przebiega bardzo sprawnie.
Wykorzystanie wewnętrznej bazy HR pozwala znacznie przyspieszyć identyfikację pracowników, którzy mogą w bezpieczny sposób zrealizować procesy na linii bank – pracownik – mówi Artur Miękina, dyrektor sprzedaży projektów kluczowych w Asseco Data Systems.
– Wdrożenie w ING Banku Śląskim to przykład innowacyjnego wykorzystania jednorazowego podpisu kwalifikowanego, który dla procesów HR jest rozwiązaniem bardziej optymalnym niż jego długoterminowy odpowiednik, ale równie niezawodnym i bezpiecznym. Dostrzegamy ogromny potencjał wykorzystania go, nie tylko w obszarze HR, ale również w biznesie – dodaje Artur Miękina.
Czytaj także: Bankowość i Finanse | E-Weksle | Czas przenieść weksel w XXI wiek
Cyfryzacja HR w kilku krokach
Przed wprowadzeniem rozwiązań Asseco Data Systems przykładowy proces zmiany warunków zatrudnienia w ING obejmował 11 kroków. Ścieżka obiegu papierowych dokumentów była na tyle długa, że w niektórych przypadkach, od momentu zawnioskowania o zmianę, do jej wprowadzenia w aktach, mijało nawet 20 dni.
Obecnie, po złożeniu wniosku przez managera, pracownik HR przygotowuje i podpisuje e-Dokument długoterminowym podpisem kwalifikowanym, przekazuje go do managera lub pracownika, który po przeczytaniu składa jednorazowy kwalifikowany podpis elektroniczny.
Na koniec dokument trafia do cyfrowej teczki pracownika, a cały proces trwa kilka godzin.
Czytaj także: Przyszłość przedsiębiorców jest cyfrowa. Digitalizacja zmienia biznes
Dziesięciokrotne przyspieszenie procesów kadrowych
Dział HR ING przetwarza 630 tys. dokumentów, zebranych w ponad 9 tys. teczek. Praca z tak ogromną liczbą materiałów była czasochłonna i kłopotliwa dla specjalistów z działu HR.
Pojawiały się problemy z dostępem do akt osobowych, np. ze względu na rozproszoną strukturę organizacyjną banku.
Dzięki wdrożeniu rozwiązań Asseco Data Systems udało się 10-krotnie skrócić czas potrzebny na realizację procesów kadrowych.
Cyfrowe akta są obecnie udostępnione uprawnionym pracownikom w elektronicznym archiwum. Udało się również wyeliminować niekompletne dokumenty.
