Urzędy nieprzygotowane do pracy zdalnej, są wyniki kontroli NIK

„Nieefektywna – tak NIK ocenia organizację pracy zdalnej w związku z COVID-19 w skontrolowanych instytucjach publicznych. Na 40 zbadanych urzędów aż 34 nie były przygotowane do wykonywania zadań na odległość, głównie z powodu braku sprzętu i barier technicznych. W efekcie zaledwie 32% pracowników skontrolowanych instytucji było w stanie realizować zdalnie kluczowe zadania. Reszta, czyli 2/3, wykonywała prace niewymagające dostępu do systemów informatycznych, dokształcała się we własnym zakresie, brała udział w szkoleniach albo pozostawała do dyspozycji pracodawcy” – czytamy w raporcie.

Brak cyfrowej transformacji administracji publicznej

W ocenie NIK, brak cyfrowej transformacji administracji publicznej może być zagrożeniem dla jakości wykonywanych w trybie zdalnym usług publicznych, „a nawet dla ciągłości funkcjonowania świadczących je instytucji”.

Urzędy słabo wyposażone w przenośny sprzęt komputerowy

Większość, bo 29 instytucji, była wyposażona w niewielką liczbę przenośnego sprzętu komputerowego, niemal połowa nie miała zdigitalizowanych danych, a w przypadku 17 placówek, ze stworzonych dla nich systemów informatycznych można było korzystać tylko stacjonarnie, a to uniemożliwiało zdalny dostęp do dokumentów, podał NIK.

„Najsłabiej wyposażone w sprzęt komputerowy były regionalne oddziały KRUS, jednostki samorządowe i prokuratury rejonowe, w których nawet rok po ogłoszeniu stanu epidemii (w trakcie III fali) stosunek liczby komputerów przenośnych do liczby pracowników nie przekraczał 10%. W pozostałych instytucjach wahał się od 17% do 60%” – czytamy dalej.

Czytaj także: Praca zdalna brytyjskich bankowców pod kontrolą urzędu nadzoru finansowego FCA >>>

Choć próbę poprawy wyposażenia podjęła większość (60%) skontrolowanych instytucji, przez rok potencjał do pracy zdalnej większości z nich się nie zmienił, podkreśliła Izba.

„Najskuteczniej doposażone zostały izby administracji skarbowej i wojewódzkie oddziały NFZ, które już przed ogłoszeniem stanu epidemii stosunkowo najlepiej były przygotowane do takiego trybu pracy. Nie bez znaczenia był też charakter wykonywanych przez nie zadań, w niewielkim stopniu polegających na bezpośredniej obsłudze interesantów” – napisano w raporcie.

Niemal wszyscy pracownicy, którym polecono pracę zdalną, korzystali z prywatnego dostępu do internetu

NIK podał, że „niemal wszyscy pracownicy, którym polecono pracę zdalną, korzystali z prywatnego dostępu do internetu i dzięki temu, w tej nadzwyczajnej sytuacji, udało się ją zorganizować”. Zdaniem Izby, nie powinno być to jednak standardem, zwłaszcza, że pracodawcy nie zwracali podwładnym poniesionych z tego tytułu kosztów.

„Wyniki kontroli NIK pokazały, że stan przygotowania badanych instytucji do pracy zdalnej jest niewystarczający i wymaga działań systemowych. Z uwagi na finansową zależność od jednostek nadrzędnych, instytucje te nie mają wystarczających instrumentów, by na własną rękę przeprowadzić niezbędną transformację cyfrową. Zdaniem Izby, potrzebne są więc gruntowne zmiany, ze szczególnym uwzględnieniem działań finansowych i organizacyjnych, które pozwolą na doposażenie urzędów w przenośny sprzęt komputerowy, a także rozwiązań technicznych i prawnych umożliwiających zdalny dostęp do dokumentów” – czytamy dalej.

Wnioski do premiera

NIK sformułowała wnioski do premiera, które dotyczącą m.in. przeprowadzenia niezbędnych zmian legislacyjnych, a także do kierowników skontrolowanych instytucji.

Kontrola NIK objęła funkcjonowanie 40 instytucji publicznych w okresie od 1 marca 2020 r. do 23 czerwca 2021 r., po cztery: izby administracji skarbowej, oddziały ZUS, ośrodki pomocy społecznej, powiatowe urzędy pracy, prokuratury rejonowe, sądy rejonowe, urzędy gmin, urzędy skarbowe oraz trzy wojewódzkie oddziały NFZ i pięć regionalnych oddziałów KRUS.