Przewodnik po funkcjach skrzynki e-Doręczeń

Materiał zawarty w przewodniku szczegółowo omawia kluczowe funkcje usługi e-Doręczeń, skupiając się na procesach nadawania i odbierania przesyłek oraz czytaniu dowodów. W instrukcji znaleźć można również informacje o aktywacji skrzynki doręczeń (SD).

Krok 1: Aktywacja SD – jakie to proste!

Cały proces aktywacji Skrzynki Doręczeń został starannie zoptymalizowany, co sprawia, że każdy obywatel i przedsiębiorca może z łatwością przejść przez wszystkie jego etapy.

Cała ścieżka aktywacji składa się z kilku prostych czynności:

    Wypełnij wniosek o adres do doręczeń elektronicznych (ADE)

– dla obywateli: www.gov.pl

– dla przedsiębiorcy: www.biznes.gov.pl

    Minister właściwy do spraw informatyzacji (minister cyfryzacji) nadaje ADE

– ADE wpisywany jest do bazy adresów elektronicznych (BAE)

    Założenie skrzynki doręczeń (SD)

– MC przekazuje elektroniczne informacje do Poczty Polskiej (PP) o nowym ADE

    Poczta Polska potwierdza utworzenie SD

– elektroniczne potwierdzenie o założeniu SD wysyłane do KPRM

    MC informuje posiadacza ADE

– informacja o utworzeniu ADE i SD oraz instrukcja aktywacji jest przekazana na email wskazany we wniosku

    Posiadacz ADE aktywuje SD

– posiadacz wskazuje email do notyfikacji

    Gotowe! Nadawaj elektronicznie

– posiadacz ADE otrzymuje regulamin i politykę na email do notyfikacji.

Czytaj także: Od grudnia 2023 roku dla kogo e-Doręczenia?

Krok 2: Jak nadawać przesyłki?

W pierwszej kolejności należy uwierzytelnić się do skrzynki doręczeń (SD) dla obywateli www.gov.pl lub przedsiębiorców www.biznes.gov.pl, np. Profilem Zaufanym/e-dowodem/mObywatelem.

W panelu widać wszystkie skrzynki, do których posiada się dostęp. W zależności od potrzeb może być to skrzynka osobista, służbowa lub dedykowana przedsiębiorcom:

• wybierz skrzynkę, z której chcesz nadać e-Doręczenia

• wybierz „Napisz wiadomość”

• wpisz ADE adresata

• wpisz temat wiadomości, napisz treść wiadomości, ewentualnie dodaj załącznik i wyślij przesyłkę. Przesyłka trafi do folderu „Wysłane”

• po wybraniu wysłanej przesyłki możesz ją podejrzeć oraz pobrać wraz z dowodami. Dowód nadania świadczy o tym, że nasza przesyłka została przyjęta.

Obecnie maksymalna wielkość wiadomości z załącznikami nie może być większa niż 15 MB, a jednolita wiadomość może zostać wysłana maksymalnie do 15 odbiorców.

W przypadku braku uwierzytelnienia się adresata przez 7 dni oraz 14 dnia, adresat otrzymuje przypomnienie o oczekującej przesyłce na email do notyfikacji.

Brak uwierzytelnienia się adresata przez 14 dni powoduje, że wystawiany jest dowód – fikcja doręczenia.

Przesyłka nieodebrana zostanie usunięta po 25 dniach od daty jej udostępnienia.

Krok 3: Jak odbierać przesyłki?

Po otrzymaniu notyfikacji o oczekującej przesyłce należy zalogować się do skrzynki doręczeń na gov.pl.

W folderze „Odebrane” nowa oczekująca na odczytanie wiadomość jest widoczna, dzięki wyboldowaniu.

Po wybraniu wiadomości można zapoznać się z treścią wiadomości, załącznikami, jak również pobrać wiadomość wraz z dowodami jako zip na własny dysk lokalny.

Krok 4: Jak czytać dowody?

Najważniejszymi elementami przy czytaniu dowodu są: numer dowodu, rodzaj dowodu, czas zdarzenia. Dalej widać szczegóły dotyczące wystawienia dowodu, m.in. dane dostawcy, który go wystawił, a także dane identyfikujące nadawcę i odbiorcę, czas nadania oraz nr przesyłki.

W kolejnej części znajdują się elementy dotyczące m.in. certyfikatów dla zastosowanych znaczników czasu i pieczęci elektronicznej dostawcy.

Wystawianie dowodów w formacie xml jest wymogiem norm, gdyż ten właśnie format pozwala na weryfikację autentyczności dowodu.

Narzędzie do weryfikacji udostępnia Poczta Polska jako dostawca usługi zaufania w panelu usług dodatkowych.

W celu weryfikacji dowodu wystarczy załączyć plik w formacie xml i nacisnąć przycisk weryfikuj. System wskazuje czy dowód jest autentyczny i umożliwia pobranie potwierdzenia.

Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego, zgodnie z przepisami, musi dostarczać dowody z poszczególnych etapów procesu realizacji usługi.

Nazwy dowodów są dwuznakowe – składają się z litery i cyfry. Każda litera określa inną grupę dowodów.

W zależności od zdarzeń wystawiane są odpowiednie dowody, kiedy, jakie i dla kogo?

A – nadania

B – wymiany pomiędzy dostawcami

C – preawizacja

D – przygotowania przesyłki do odbioru

E – odbioru.

Czytaj także: Poczta Polska o obowiązkowych e-Doręczeniach – od kiedy?

Rozszerzona wersja e-Doręczeń

Poczta Polska ma w swojej ofercie również usługę Q-Doręczenia, czyli Kwalifikowaną Usługę Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego, która jest skierowana wyłącznie do podmiotów niepublicznych w celu komunikacji i wymiany wiadomości (z załącznikami) pomiędzy sobą.

Nadawca w momencie nadawania przesyłki określa, ile dni ma odbiorca na jej odbiór (od 1 do 14 dni). Odbiorca może zaakceptować bądź odrzucić powiadomienie o oczekującej przesyłce.

Q-Doręczenia są uzupełnieniem oferty PURDE, umożliwiając za pośrednictwem jednego dostawcy usługi dostęp do pełnej wysyłki korespondencji pomiędzy podmiotami. Usługa jest dostępna w usługach dodatkowych skrzynki doręczeń powiązanej z PURDE.

Pamiętajmy, że maksymalna wielkość wiadomości z załącznikami w ramach Q-Doręczenia nie może być większa niż 10 MB, a jednolita wiadomość może zostać wysłana maksymalnie do 50 odbiorców.

Obie powyższe usługi umożliwiają wysyłanie elektronicznej przesyłki z załącznikiem.

Po nadaniu przesyłki otrzymamy dowody (nadania, realizacji, odbioru przesyłki) świadczące o tym, że jako zaufana strona trzecia, Poczta Polska czuwa nad bezpieczeństwem realizacji przesyłki, stosując przy tym rygorystyczne normy ETSI, zapewniając integralność przesyłki oraz jednoznaczną identyfikację nadawcy i odbiorcy, dowody w których znajduje się kwalifikowany znacznik czasu poszczególnych zdarzeń oraz, które zabezpieczone są kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dostawcy usług.

Zobacz również: jak korzystać z usługi dodatkowej do e-Doręczeń, tj. Q-Doręczeń do komunikacji pomiędzy podmiotami niepublicznymi:

Q-Doręczenia – jak aktywować usługę?