Pracodawca może wysłać przymusowo pracownika na zaległy urlop do 30 września

Co do zasady pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo. Odstępstwa od powyższej zasady dopuszczalne są tylko wyjątkowo, w sytuacjach wymienionych w Kodeksie pracy. Chodzi tu o przesuniecie urlopu na wniosek pracownika lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 164 kp), przesunięcie urlopu, gdy pracownik nie może go rozpocząć w planowanym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy (art. 165 kp), brak możliwości wykorzystania urlopu np. z powodu choroby, czy urlopu macierzyńskiego (art. 166 kp), czy odwołanie z urlopu przez pracodawcę (art. 167 kp). We wszystkich tych przypadkach pracodawca ma jednak obowiązek udzielenia niewykorzystanego przez pracownika urlopu najpóźniej do końca września następnego roku (art.168 kp).

Przy czym termin uznaje się za dochowany, gdy pracownik rozpoczął urlop nie później niż w ostatnim dniu września, w którym zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy miał wykonywać pracę.

Bez urlopu na żądanie

Obowiązek udzielenia pracownikowi zaległego urlopu do końca września kolejnego roku kalendarzowego nie dotyczy niewykorzystanej przez pracownika części urlopu udzielanej na podstawie art. 167[2 ] kp, czyli tzw. urlopu na żądanie. Wprawdzie niewykorzystany w poprzednim roku w części lub całości urlop na żądanie traci w kolejnym roku przymiot urlopu udzielanego w tym szczególnym trybie, to nie staje się urlopem zaległym udzielanym na zasadach ogólnych. Ta część urlopu może więc, bez żadnych konsekwencji, zostać wykorzystana w terminie późniejszym.

PIP apeluje

Pracodawca, który nie udzieli zatrudnionemu zaległego urlopu do końca września następnego roku kalendarzowego (nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu) popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Jest ono zagrożone karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł, co wynika z art. 283 kp.

A zatem, aby nie narazić się na mandat karny w wysokości, co najmniej 1 tys. zł za wykroczenie polegające na nieudzieleniu pracownikowi przysługującemu mu urlopu wypoczynkowego, pracodawcy powinni postarać się skłonić pracowników do skorzystania z przysługujących im uprawnień. Apeluje o to także Państwowa Inspekcja Pracy w swoim komunikacie na stronie pip.gov.pl i przypomina, że w sytuacji, gdy pracownik uporczywie odmawia udania się na zaległy urlop pracodawca zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego może wysłać go na zaległy urlop, nawet gdy pracownik nie wyraża na to zgody (wyrok SN z 25 stycznia 2005r. sygn. akt I PK 124/05; M.P.Pr 2006/3/119).

Bez zgody pracownika

W wyroku tym SN przypomniał, że przepis art. 168 kp dopełnia regulację kodeksową, co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane, nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić „najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego” (obecnie – do końca września następnego roku kalendarzowego) żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. Według SN ustawodawca zapewnia w ten sposób normatywnie określoną gwarancję urlopu wypoczynkowego, który – żeby spełniał swą właściwość – musi być udzielany w czasie sprzężonym relewantnie z procesem pracy – najlepiej w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 kp), a jeżeli było to niemożliwe, to najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (obecnie – do końca września następnego roku kalendarzowego). Dlatego – zdaniem SN – zastosowanie przez pracodawcę art. 168 kp nie wymaga zgody pracownika.

Na wypowiedzeniu też można

Warto też pamiętać, że udzielenie urlopu bez zgody pracownika jest również możliwe w okresie wypowiedzenia jego umowy o pracę. Zgodnie bowiem  z art. 167 [1] kp w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. Dotyczy to nie tylko urlopu zaległego, który pracodawca może udzielić pracownikowi w całości, ale też urlopu bieżącego. Ten ostatni jednak może być udzielony pracownikowi w tym trybie tylko w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Nie ma tu znaczenia, która ze stron stosunku pracy złożyła wypowiedzenie. Należy jednak podkreślić, że przepis art. 167[1] kp nie dotyczy przypadków rozwiązania stosunku pracy w innym trybie niż za wypowiedzeniem. Nie może stanowić zatem podstawy do jednostronnego udzielenia przez pracodawcę urlopu w okresie poprzedzającym rozwiązanie umowy o pracę w trybie porozumienia stron.

Ważne: Pracownik sam nie może rozpocząć wykorzystywania urlopu zaległego. Jak uznał, bowiem SN w wyroku z 5 grudnia 2000 r. (I PKN 121/00, OSNAPiUS 2002 nr 15, poz. 353) zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Oznacza to, że naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca września następnego roku kalendarzowego, nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy.

PIP też może zmusić

Kontrola i egzekwowanie prawidłowego stosowania przepisów określających zasady udzielania urlopów wypoczynkowych należy do kompetencji Państwowej Inspekcji Pracy. I jak wynika z przedstawionych przez nią informacji, w 2017 r. dzięki działaniom inspektorów pracy zaległy urlop wypoczynkowy otrzymało ponad 22 tysiące pracowników. Natomiast w latach 2016 i 2015 odpowiednio z zaległego urlopu po interwencji inspektora pracy skorzystało 11 i 13,4 tysięcy pracowników.

Z danych PIP wynika także, że 21 proc. ubiegłorocznych kontroli mających na celu sprawdzenie przestrzegania przepisów urlopowych wykazało naruszenie przez pracodawców przepisów o wypłacie ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Co dziewiąta kontrola ujawniała naruszenia przez pracodawców przepisów o wypłacie wynagrodzenia za czas urlopu.

Inne wykryte przez inspektorów nieprawidłowości dotyczące udzielania urlopów wypoczynkowych przez pracodawców to:

• nieudzielanie niewykorzystanych za dany rok urlopów do 30 września roku następnego roku – takie nieprawidłowości inspektorzy pracy stwierdzili w 2017 r. w trakcie blisko 2 tys. kontroli, a dotyczyły one ponad 24 tys. pracowników.
• niezapewnienie pracownikowi wypoczynku trwającego, co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych – przepis w 2017 r. został naruszony w odniesieniu do ok. 11 tys. pracowników
• nieprawidłowe sporządzanie planów urlopowych
• nieprawidłowe ustalanie wymiaru urlopu w pierwszym roku pracy pracownika.