Jakie dokumenty pracodawca musi dostarczyć przechodzącemu na emeryturę pracownikowi?
Dokumenty potrzebne do złożenia wniosku o emeryturę wiele osób musi uzyskać z różnych miejsc pracy. Zdarza się, że niektóre z nich już od lat nie istnieją. A brak pełnego obrazu historii zawodowej, powoduje problemy przy wyliczeniu odpowiedniej wysokości świadczenia. Do pracodawcy należy więc odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji kadrowej, aby byli pracownicy, nawet po likwidacji firmy, mogli zdobyć wszelkie niezbędne informacje.
Co jest niezbędne?
Chcąc otrzymać emeryturę, pracownik musi złożyć wniosek wraz z dokumentami poświadczającymi okresy składkowe i nieskładkowe, a także zaświadczenia z obecnego miejsca zatrudnienia. Dobrze jest załączyć wszystko, co może potwierdzić staż pracy. Niezwykle ważne jest również pozyskanie dokumentów potwierdzających wysokość wynagrodzeń w poszczególnych latach kariery zawodowej. W tym celu należy złożyć druk ZUS ERP-7, który wystawiany jest na podstawie listy płac czy karty wynagrodzeń. Należy pamiętać, że jego sporządzenie jest obowiązkiem pracodawcy. Kwota zamieszczona na ERP-7 pomaga określić Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych wysokość świadczeń emerytalno-rentowych, co przyczynia się do uzyskania odpowiedniej emerytury. Niestety, jeśli firma, w której pracowaliśmy, od wielu lat nie istnieje, możemy mieć problem z uzyskaniem tego najważniejszego dokumentu.
Gdzie szukać danych?
Na stronie ZUS znajduje się baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, w której znajdziemy także informacje o tym, gdzie przechowywana jest ich zarchiwizowana dokumentacja kadrowa. Jednym z takich miejsc może być magazyn Iron Mountain – lidera rynku zajmującego się zarządzaniem informacją, archiwizacją i digitalizacją dokumentów dla wielu instytucji i podmiotów z różnych branż. Firma ta pomaga także osobom indywidualnym w odnalezieniu potrzebnych dokumentów i na ich podstawie wystawia druk ERP-7.
– Miesięcznie zwraca się do nas średnio 175 osób, które poszukują danych ze swoich byłych zakładów pracy. Od początku roku złożono u nas prawie 1000 wniosków o wydanie ERP-7, z których udało nam się zrealizować blisko 800. Na wydanie druku ERP-7 mamy ustawowo 8 tygodni, jednak średnio wydajemy takie zaświadczenie w 14 dni. Z naszych szacunków wynika, że czas realizacji może ulec skróceniu do 60% w przypadku pracy na danych zdigitalizowanych, przy założeniu, że nasza firma posiada dostęp zarówno do teczek HR, jak i dokumentacji płacowej w wersji elektronicznej. To istotne, w związku ze zmianami w prawie dotyczącymi możliwości przechowywania danych pracowniczych – mówi Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska.
Jak zadbać o dokumenty i pracownika?
Nowa regulacja, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., daje pracodawcom możliwość prowadzenia akt osobowych pracowników wyłącznie w formie elektronicznej (tzw. e-teczki, e-akta). Takie rozwiązanie zdecydowanie ułatwia nie tylko sam proces zarządzania dokumentacją w firmie, ale też późniejszej archiwizacji w momencie ustania stosunku pracy. Iron Mountain od lat pomaga firmom z różnych branż w porządkowaniu dokumentacji. Jedną z możliwości jakie oferuje jest tzw. outsourcing teczki personalnej. To mniej dokumentów w siedzibie firmy, oszczędność czasu dla działów HR, a także bezpieczeństwo i zgodność z RODO. To także łatwy dostęp do dokumentacji online. Firma oferuje szereg rozwiązań, które umożliwiają klientom stałe monitorowanie posiadanych zasobów – przekazanych do magazynu Iron Mountain. Poza podstawową usługą, jaką jest przygotowanie baz zawartości, Iron Mountain oferuje również autorską e-platformę e-Vault.
– e-Vault pozwala kontrolować firmie swoje zasoby dokumentów. Zarówno teczki nieaktywnych pracowników, jak i tych obecnych są w każdym momencie dostępne dla pracodawcy. Dodatkowo system powiadamia o przedawnionych dokumentach czy takich, które ze względu na ustawę o RODO, muszą zostać usunięte. Wtedy, po dyspozycji ze strony klienta, takie dane zostają w bezpieczny sposób zniszczone – zwraca uwagę Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska
Do tej pory pracodawca miał obowiązek przechowywać informacje o pracowniku przez 50 lat. Nowelizacja ustawy ze stycznia 2019 r. skraca ten czas do jednej dekady. Ciężko już teraz mówić o tym jak wpłynie to na funkcjonowanie firm i z jakimi problemami mogą za jakiś czas borykać się byli pracownicy. Na szczęście, zgodnie z prawem, firma może zatrudnić do obsługi dokumentacji i archiwum podmiot zewnętrzny. Takie rozwiązanie, połączone z digitalizacją teczek personalnych, nie tylko pomoże w odpowiedni sposób zabezpieczyć dokumentację pracowników, ale również pozwoli zaoszczędzić czas Działom Kadr i HR.
