Chmura nad ratuszem – samorządy w cyfrowej transformacji zarządzania finansami
Podczas Forum Anna Romanek, ekspertka i trenerka w Zespole Relacji z Klientami w BIG InfoMonitor mówiła o funkcjonowaniu Biura i pozyskiwaniu informacji z różnych źródeł. BIG InfoMonitor zbiera informacje z banków, firm pożyczkowych, leasingowych, telekomów i firm ubezpieczeniowych. To szeroki zakres sektorów i takie informacje mogą pomóc samorządom nie tylko w podejmowaniu decyzji, ale też w zapewnieniu płynności finansowej.
Jak stwierdziła Anna Romanek, bardzo często Biuro współpracuje z podmiotami podległymi JST i dzięki wsparciu łatwiej jest im odzyskiwać zaległe środki np. z czynszu. Część z pozyskiwanych informacji to te o długach. We wrześniu ’24 odnotowano rekordową kwotę długów zaciągniętych przez Polaków, bo było to 86 mld zł. Długi te mogą powodować różne problemy JST.
Jak stwierdziła, dłużnicy są to często osoby, które mają zadłużenie zarówno w bankach, jak i w sektorze pozabankowym. Z doświadczenia wiadomo, że od tych dłużników na pewno trudniej jest odzyskać środki. Dlatego starania podejmowane w tym kierunku powinny być nastawione na szybkie działanie. Jak zadeklarowało 60% ankietowanych osób, brak spłaty zadłużenia jest spowodowany wzrostem kosztów życia. To niepokojąca informacja. Jednak jak wynika z badania przeprowadzonego przy współpracy z ZBP – na pytanie czy oddawanie długów jest zawsze obowiązkiem moralnym – aż 91% Polaków odpowiedziało, że tak.
Do rejestru długów można wpisać również te za: czynsze, wieczyste użytkowanie i wszelkiego rodzaju umowy cywilno-prawne. Dłużnika za przejazd bez ważnego biletu można zmotywować do zapłacenia, bo będzie on miał utrudnione korzystanie z usług banków i firm pożyczkowych czy przy zawieraniu umowy na internet itp. Wspomniała o prowadzeniu różnego rodzaju akcji edukacyjnych wspierających w tym motywowaniu do regulowania zobowiązań.
Podczas obrad FBS 2024 odczytano również list Tomasza Szymańskiego, sekretarza stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji skierowany do uczestników Forum. Przypomniał w nim o najnowszej reformie finansowania JST. Wspomniał o pracach komisji wspólnej rządu i samorządu terytorialnego opartej na wzajemnym szacunku oraz współpracy.
Tomasz Szymański poinformował także, że obecnie w MSWiA rozpoczęto prace nad projektem ustawy, która będzie zawierała propozycje przedstawicieli samorządu, dotyczące przywrócenia autonomii JST i prowadzące do poprawy jakości usług publicznych oraz realizacji konstytucyjnej zasady pomocniczości.
Czytaj także: Forum Bankowo-Samorządowe 2024: synergia finansów, innowacji i zrównoważonego rozwoju
Samorządy w procesie w digitalizacji zarządzania finansami
W debacie uczestniczyli: Joanna Erdman, prezes Fundacji Polska Bezgotówkowa; Izabela Grzegorczyk, dyrektor w Departamencie Produktów Transakcyjnych PKO Banku Polskiego; Tomasz Gromada, wiceprezes zarządu Banku Polskiej Spółdzielczości; Stanisław Jastrzębski, przewodniczący Związku Gmin Wiejskich RP, wójt gminy Długosiodło; Wojciech Pantkowski, wiceprezes zarządu KIR i Radosław Szewczak, dyrektor Departamentu Sektora Publicznego w Banku Citi Handlowym.
Debatę moderowała Agnieszka Wachnicka, wiceprezes ZBP
Jak stwierdziła rozpoczynając debatę Agnieszka Wachnicka – cyfryzacja to dziś przyszłość zarówno w administracji publicznej, jak i w ogóle wszelkich usług. Przypomniała, że polski sektor bankowy jest pod tym względem jednym z najlepiej rozwiniętych nie tylko w Europie, ale i na świecie. Cyfryzacja to nie tylko usprawnienie zarządzania procesami i możliwość oferowania lepszych usług dla naszych interesariuszy, ale również przede wszystkim możliwość efektywniejszej gospodarki finansowej.
Stanisław Jastrzębski zwrócił uwagę, że obszary wiejskie są w naszym kraju bardzo zróżnicowane. Cyfryzacja trafia pod strzechy i nie zna urzędu gminy, który mógłby sobie pozwolić na wykluczenie cywilizacyjne. Nadal jednak duża część obszarów wiejskich, nawet 40%, nie ma dostępu do szybkiego Internetu.
Oczywiście Ministerstwo Cyfryzacji przesyła pisma i informuje, że są to chwilowe kłopoty, że firma, która wygrała przetarg, została odrzucona i nie wywiązała się z zobowiązań. Jednak nie trzeba kopać dzisiaj rowów, żeby poprowadzić światłowód, bo wszędzie są sieci energetyczne i wystarczy go pod nimi podwiesić.
Cyfryzacja to nie jest szansa tylko dla Warszawy. Dzisiaj wielu Polaków, którzy mogą sobie na to pozwolić, wraca na obszary wiejskie i muszą móc pracować zdalnie. Stanisław Jastrzębski wspomniał również o zapaści demograficznej i problemach z funkcjonowaniem małych szkół oraz przedszkoli, w sytuacji gdy nie ma społecznej zgody na ich łączenie. Jednak proponuje się łączenie szkół, bo większa szkoła to większe pieniądze i jest ona lepiej wyposażona. Mówił też o problemie starszych osób, dla których trzeba organizować szkolenia, żeby nie zostały wykluczone cyfrowo.
Jak ocenił Tomasz Gromada, jeśli chodzi o różnicę między dużymi samorządami a mniejszymi w podejściu do cyfryzacji to niestety ją widać. Wynika to z tego, że większe mogą przeznaczyć więcej środków na projekty cyfrowe, natomiast małe będą chciały zrealizować ważniejsze potrzeby dla małej lokalnej społeczności i na to przeznaczyć dostępne środki.
Ważna jest tu także demografia – duże samorządy stać na zatrudnienie większej liczby osób zajmujących się informatyką. Z mniejszych miejscowości młodzi ludzie wyjeżdżają do większych miast i tam zostają, dlatego trudniej jest znaleźć specjalistów.
Tomasz Gromada przypomniał o ew. środkach unijnych, które wspierałyby takie projekty cyfrowe, a konieczny wkład własny np. finansować preferencyjnymi kredytami bankowymi. Jak sądzi – żeby wyrównać możliwości małych i dużych samorządów można byłoby wprowadzić jakąś standaryzację rozwiązań, które byłyby tworzone odgórnie. Bo dzięki skali można uzyskać też oszczędności.
Jak stwierdziła Izabela Grzegorczyk, PKO BP obsługuje ponad 300 JST, zarówno tych dużych, jak i mniejszych, co przekłada się na jego doświadczenie, jeśli chodzi o przygotowanie oferty produktowej. Na pewno musi być ona kompleksowa i uniwersalna oraz dopasowana do mniejszych i większych samorządów.
Izabela Grzegorczyk wspomniała także o automatyzacji procesów księgowych. W rozwiązaniu proponowanym przez Bank można, np. nie logując się do bankowości, mieć dostęp do wyciągów, raportów i plików. Jest to wdrażane w coraz większej liczbie urzędów. Trwają rozmowy, żeby również przelewy wysyłane były automatycznie z Banku i podpisywane tylko elektronicznie.
Radosław Szewczak zwrócił uwagę, że powinniśmy czerpać wzorce z samorządów największych i najbardziej zaawansowanych w technologiach. Jak stwierdził, jest przekonany, że banki powinny przyjąć rolę kreatora cyfryzacji w JST. Dlatego że mają doświadczenie i muszą podjąć wspólnie decyzję z samorządem jak razem przejść przez ten trudny proces. Dzięki cyfrowym rozwiązaniom bank taki jak Citi Handlowy, który nie ma własnej sieci oddziałów w całej Polsce, może dotrzeć nawet do najmniejszych JST.
Jak stwierdził Radosław Szewczak, w miastach, które bank obsługuje, wyeliminowano całkowicie gotówkę. Wspomniał również o samoobsługowych terminalach działających np. w urzędach dzielnicowych w Warszawie. Terminal samoobsługowy działa podobnie jak e-commerce. W ten sposób odciążono urzędnika od jakiejkolwiek usługi przyjmowania płatności w tym od odpowiedzialności za obsługę terminalu. Skraca się również dzięki temu czas obsługi mieszkańca.
Joanna Erdman podkreśliła, że Fundacja Polska Bezgotówkowa już od 7 lat wsłuchuje się w potrzeby mieszkańców i przeprowadza badania, w jakich miejscach jeszcze brakuje płatności bezgotówkowych. Fundacja współpracuje z większością samorządów, w tym również z jednostkami takimi jak szkoły, muzea, baseny i jednostki wspierane przez samorząd lokalnie, które obecnie są traktowane jak jednostki samorządowe. Wynika to z tego, że nasycono już urzędy terminalami i Fundacja chce się skupić właśnie na tych mniejszych jednostkach.
Joanna Erdman przypomniała także o wprowadzaniu wspomnianej już usługi płatności podobnej do e-commerce, ale nie wszystkie samorządy są jeszcze do tego przygotowane, pomijając sam dostęp do Internetu. Część np. nie udostępnia dzisiaj swoich systemów na zewnątrz klientom i obsługuje ich po przyjściu do urzędu w sposób tradycyjny. Jak stwierdziła, mogą być tu wykorzystane np. usługi oferowane przez Ministerstwo Cyfryzacji.
Kolejnym elementem czteroletniej strategii Fundacji są projekty dedykowane pod konkretne miasta i takie rozwiązania jak z zakresu smart city oraz w obszarze transportu publicznego.
Jak stwierdził Wojciech Pantkowski, problemem jest brak wiedzy o cyfryzacji i dlatego ważna jest tu edukacja. Zanim zacznie się rozmawiać o rozwiązaniach technicznych, trzeba je pokazać. Wspomniał np. o rozwiązaniu jakim jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który mają już praktycznie wszystkie samorządy. Jednak nie wiedzą, że jest też dostępne narzędzie takie jak elektroniczna pieczątka, rozwiązanie, które oszczędza czas, koszty i podnosi bezpieczeństwo, bo potwierdza też integralność dokumentu.
Wojciech Pantkowski przypomniał, że od stycznia 2025 roku nie tylko samorządy, ale też np. szkoły będą musiały mieć adres e-doręczeniowy. To będzie rok przełomu, jeśli chodzi o obieg dokumentów. Najgorszym rozwiązaniem może być przyjmowanie dokumentu elektronicznego, zamiana go na papierowy i ponownie na elektroniczny. Dlatego warto się cyfryzować, a kolejny krok to również elektroniczny obieg faktur.
Czytaj także: Rok 2024 – game changer dla samorządów?
1,5 mld złotych na zwiększenie cyberbezpieczeństwa w samorządach
Podczas dyskusji mówiono również, że choć JST mają dostęp do Internetu, to nie mają go jeszcze wszyscy mieszkańcy gmin. Zwrócono uwagę, że cyfryzacja urzędów to również zagrożenia – takie jak ataki ze strony hakerów. Podano, że minister Krzysztof Gawkowski ogłosił, że 1,5 mld zł zostanie przeznaczonych na zwiększenie cyberbezpieczeństwa w samorządach.
Sektor bankowości spółdzielczej chce wspierać edukację samorządów i mieszkańców. Centrale banków spółdzielczych są często w mniejszych miejscowościach i mają własne działy IT.
Podkreślano znaczenie cyberbezpieczeństwa, bo jesteśmy dziś w okresie cyberwojny i trzeba się liczyć z różnymi atakami, w tym na elektroniczne systemy płatności oraz zabezpieczać transakcje. Również przy wykorzystaniu sztucznej inteligencji.
Wśród nowości np. w PKO BP wspomniano o możliwości automatyzacji połączeń systemów JST z bankiem. Podkreślono wagę powstającej właśnie Strategii Cyfryzacji Polski. Pojawił się pomysł, żeby administracja centralna i JST zbudowały tak jak banki centrum usług wspólnych w zakresie bezpieczeństwa i infrastruktury.
Mówiono również o przeniesieniu systemów informatycznych do chmury i wykorzystaniu sztucznej inteligencji.
JST mogą się też uczyć od banków, jeśli chodzi o różne rozwiązania i wykorzystanie technologii, choć są to sektory od siebie niezależne.
