Czy pracodawcom opłaca się monitorować pracę zdalną?

Jak wskazuje, większość firm skupia się na tym, żeby precyzyjnie wyznaczać pracownikom cele i rozliczać ich realizację. Jednak w stacjonarnych branżach wciąż popularne są narzędzia do monitorowania czasu pracy, bo tam skala nadużyć wśród pracowników potrafi zaskoczyć.

Ze względu na specyfikę pracy firmy skupiają się dziś raczej na tym, aby oceniać efekty tej pracy, a nie czas

– Praca zdalna stała się już standardem i dotyczy prawie każdej firmy, która zatrudnia pracowników umysłowych. Wyzwania, które się z tym wiążą, to m.in. możliwość śledzenia tego, co pracownik robi, mierzenia rezultatów jego pracy – zauważa w rozmowie z agencją Newseria Biznes Sebastian Młodziński, prezes Zarządu Timate, firmy dostarczającej system do mierzenia czasu pracy.

Do biur wróciło nieco ponad 29 proc. pracowników

Podczas pierwszego lockdownu na pracę zdalną przeszło średnio 6 na 10 Polaków. Z kolei wiosną br. – czyli dokładnie rok po wybuchu pandemii – zdalnie wciąż pracowało 31,84 proc.

Praca zdalna wymusiła inwestycje po stronie firm, które musiały wyposażyć pracowników w sprzęt mobilny, komputery i rozwiązania usprawniające komunikację i pracę w cyfrowym środowisku

Do biur na stałe wróciło nieco ponad 29 proc. Polaków, z kolei 14 proc. wykonywało swoje obowiązki w modelu hybrydowym – wynika z marcowego badania „Rynek pracy: rok z koronawirusem” Gi Group, Grafton Recruitment i CBRE. Jesienią, kiedy liczba zachorowań ponownie zaczęła rosnąć, wiele firm ponownie zdecydowało się wysłać pracowników na home office. 

Eksperci wskazują, że praca zdalna wymusiła inwestycje po stronie firm, które musiały wyposażyć pracowników w sprzęt mobilny, komputery i rozwiązania usprawniające komunikację i pracę w cyfrowym środowisku.

Z drugiej strony postawiła nowe wyzwania związane z mierzeniem efektywności i czasu pracy. Prezes Timate podkreśla, że uwaga pracodawców skupia się raczej na pierwszym z tych czynników.

Nie sprawdzamy tego, co dzieje się na jego ekranie. Za to mierzymy ruch

– To, czy pracownik spędza przy komputerze sześć, czy osiem godzin, jest kwestią wtórną, bardziej liczy się to, czy realizuje założone cele. Niemożliwe jest stwierdzenie, czy ktoś siedzi przy komputerze i rzeczywiście pracuje, czy gra w pasjansa.

Oczywiście jest oprogramowanie, które może takie rzeczy śledzić, ale ze względu na specyfikę pracy firmy skupiają się dziś raczej na tym, aby oceniać efekty tej pracy, a nie czas. On jest mniej ważny i mniej rozliczany. Bardziej rozlicza się pracowników z efektów, precyzyjniej stawia im cele do wykonania – mówi Sebastian Młodziński.

Czytaj także: RODO: kiedy możliwy jest monitoring pracowników

Polacy polubili home office

W ocenie pracowników największym wyzwaniem związanym z przejściem na home office okazało się właściwe rozplanowanie czasu i obowiązków zawodowych, ale badania pokazują, że – w miarę upływu kolejnych, pandemicznych miesięcy – ten problem tracił na znaczeniu.

Z raportu „Rynek pracy: rok z koronawirusem” wynika, że ok. 40 proc. Polaków chce pracować w pełni zdalnie lub hybrydowo nawet po całkowitym wygaśnięciu pandemii. Dla porównania za pracą z biura opowiada się tylko co 10. badany. Co istotne, prawie połowa ankietowanych Polaków oceniła, że efektywność ich pracy nie spadła i od początku pandemii utrzymuje się na podobnym poziomie.

Ok. 40 proc. Polaków chce pracować w pełni zdalnie lub hybrydowo nawet po całkowitym wygaśnięciu pandemii

– Efektywność pracy może mieć dwa wymiary. Pierwszy to wyniki, czyli stawianie bardzo precyzyjnych celów i ich rozliczanie. Natomiast drugi, który akurat my badamy, to wymiar, w którym wiemy, czy pracownik znajduje się w danym miejscu i czy rzeczywiście siedzi przy komputerze.

Ze względu na jego prywatność i pewien kompromis między jego życiem prywatnym a zawodowym my nie sprawdzamy tego, co dzieje się na jego ekranie. Za to mierzymy ruch i dzięki informacjom z naszego systemu wiemy, że jeśli pracownik przez cały dzień czegoś nie dowiózł, to dlatego, że go przy komputerze nie było, tylko np. kosił trawę. To pewna informacja zwrotna, która pokazuje, dlaczego zadanie nie zostało wykonane podczas pracy zdalnej – podkreśla Sebastian Młodziński.

Czytaj także: Komputer, łącze internetowe w pracy zdalnej – refundowanie kosztów i podatki

Zdalnie pracujemy dłużej, a co z monitorowaniem przez pracodawców?

Badanie „Efektywność pracy zdalnej”, przeprowadzone w październiku ub.r. dla Rzetelnej Firmy i Krajowego Rejestru Długów, pokazało m.in., że home office wydłuża czas pracy, a aż 45 proc. pracowników poświęca na zdalną pracę więcej czasu niż w siedzibie firmy.

Większość jest jednak zadowolona z takiego modelu: 72 proc. zatrudnionych oceniło, że praca zdalna daje więcej elastyczności oraz pomaga lepiej zorganizować obowiązki służbowe i połączyć je z domowymi zadaniami. 66 proc. uważa też, że bezpośredni nadzór przełożonego nie jest potrzebny, żeby skutecznie wykonywać swoją pracę.

Skala nadużywania przerw od pracy jest wręcz ogromna

Jak wskazuje, zainteresowanie monitorowaniem czasu pracy zdalnej wśród polskich firm jest relatywnie niewielkie, bo większość przedsiębiorstw woli rozliczać swoich pracowników z efektów i jakości tej pracy. Zgoda na taki model pracy wymaga też pewnej dozy zaufania. Systemy monitorujące są jednak popularne w tradycyjnych, stacjonarnych branżach, gdzie skala nadużyć pracowników potrafi zaskoczyć.

– Skala nadużywania przerw od pracy jest wręcz ogromna. Niektórzy rekordziści – biorąc pod uwagę ustawowy czas przerwy w Polsce, który wynosi 15 minut – przekraczają go wielokrotnie, i to dzień w dzień. To powoduje ogromne straty – mówi prezes Timate.

– Wiemy, że podczas pracy zdalnej te nadużycia są na pewno większe, ale na dobrą sprawę nie wiemy, co robi pracownik. Nie mamy wglądu do jego monitora i trudno odnieść się do tego, czy rzeczywiście pracuje, czy może siedzi na kanapie z laptopem na kolanach i ogląda film na jednym z portali streamingowych ‒ dodaje.

Polacy przyznają się jednak do marnowania czasu w godzinach pracy zarówno w biurze, jak i w domu. 58 proc. badanych przez serwis LiveCareer wskazuje, że w pracy załatwiają swoje prywatne sprawy w Internecie (wśród młodych odsetek ten wynosi 70 proc.). Wielu z nich traci czas na przeglądanie social mediów i korzystanie z komunikatorów. Co ciekawe, sami pracownicy wskazują, że ich wydajność obniżają głównie problemy techniczne, hałas w miejscu pracy i niewygodne stanowisko pracy, czyli czynniki, za które odpowiada pracodawca.

Polacy przyznają się jednak do marnowania czasu w godzinach pracy zarówno w biurze, jak i w domu

Z badania „Pożeracze czasu w miejscu pracy” wynika, że najmniej efektywne są osoby pracujące stacjonarnie, a najbardziej te, które część obowiązków mogą wykonywać z domu.

Monitorowanie pomaga w zarządzaniu

Jak podkreśla prezes Timate, stosowanie – czy to w pracy zdalnej, czy stacjonarnej – systemów do monitorowania czasu pracy pracowników ma nie tylko funkcje kontrolne.

System (…) przypomina o przerwach i ostrzega przed nadgodzinami

Dane gromadzone w ten sposób pokazują, jak działa firma, kto i nad jakimi zadaniami pracuje, ile czasu mu to zajmuje i jak zorganizowane są procesy. Dzięki temu można lepiej zorganizować pracę i dzielić ją sprawiedliwie między poszczególne działy czy osoby.

System może też dbać o to, żeby pracownik spędzał w pracy dokładnie tyle czasu, ile powinien, a więc przypomina o przerwach i ostrzega przed nadgodzinami. Może również wspierać proces oceniania pracowników i służyć do sprawiedliwego rozdzielania premii.