Samochód w firmie: jaki rodzaj najmu opłaca się wybrać przedsiębiorcy?

W dużych polskich miastach elastyczna mobilność stała się faktem. Coraz więcej ludzi każdego dnia przekonuje się, że doraźne potrzeby związane z przemieszczaniem się bez obaw można zaspokoić za sprawą wypożyczanych rowerów, hulajnóg lub samochodów. Korzyści z elastycznych form wynajmu dostrzegają także firmy, dla których liczy się przede wszystkim dostęp do środka transportu wtedy, gdy jest potrzebny. Ważna jest możliwość korzystania z samochodu, a nie to, kto formalnie jest jego właścicielem.

Leasing czy wynajem?

Firmy najczęściej decydują się na leasing, w ramach którego koszt zakupu auta rozkładany jest zazwyczaj na okres od 24 do 60 miesięcy. Na koniec pojazd można zwrócić lub wykupić – często za kwotę stanowiącą 1% początkowej ceny pojazdu. Istnieją jednak alternatywy dla takiej formy finansowania.

Dziś najpopularniejszą z nich jest wynajem długoterminowy, który najczęściej trwa od 24 do 48 miesięcy. Miesięczny czynsz może być wtedy niższy niż w leasingu, a opłaty wliczone w cenę mogą obejmować m.in. serwis i ubezpieczenie pojazdu. Gdy okres wynajmu dobiega końca, samochód najczęściej jest zwracany, a firma rozpoczyna wynajem kolejnego, nowego samochodu. Dzięki temu firmowa flota może składać się z aut nie starszych niż 2- lub 3-letnie.

Ale nie każdy ma świadomość istnienia jeszcze jednej opcji – jest nią wynajem średnioterminowy, który może obejmować okresy od 1 do 23 miesięcy. To bardzo dobre rozwiązanie dla firm, które potrzebują auta na dłużej niż na kilka dni (a więc wynajem krótkoterminowy nie jest dla nich), ale nie chcą podejmować się długoterminowych zobowiązań. Najczęstsze okresy takich wynajmów to 3-6 miesięcy.
– Każdy rodzaj wynajmu będzie najkorzystniejszy w innej sytuacji. W ramach naszej oferty klient może wybierać pomiędzy wynajmem krótkoterminowym, średnioterminowym oraz długoterminowym. Dodatkowo, po podpisaniu umowy ramowej, kolejne wynajmy mogą następować szybciej i bez zbędnych formalności – mówi Ireneusz Tymiński, prezes ogólnopolskiej wypożyczalni samochodów Emotis.

Dla kogo wynajem średnioterminowy?

Jeśli porównamy koszty, to zapewne nie będzie zaskoczeniem, że w przeliczeniu na jedną dobę, wynajem krótkoterminowy okaże się najdroższy, a wynajem długoterminowy najtańszy. Koszt wynajmu średnioterminowego plasuje się pomiędzy nimi, co oznacza, że wynajem na miesiące nie jest alternatywą ani dla doraźnego zapotrzebowania na samochód (np. na dobę lub kilka dni), ani dla długotrwałego wynajmu czy leasingu. Jest to po prostu rozwiązanie, które odpowiada na inne potrzeby i sprawdza się w innych sytuacjach.

Wynajem średnioterminowy to najlepsze rozwiązanie, jeśli firma potrzebuje dodatkowych samochodów na jeden lub kilka miesięcy. A tak właśnie może się zdarzyć, jeśli firma realizuje kilkumiesięczny projekt, który wiąże się z częstymi wyjazdami. Projekt może być realizowany zarówno przez pracowników, którzy na co dzień nie potrzebują aut służbowych (lub korzystają z aut „poolowych” – wspólnych dla wszystkich pracowników), jak i przez osoby zatrudnione na czas określony. Jeśli projekt ma być realizowany np. przez 6 miesięcy, nie ma potrzeby, by podpisywać umowę leasingową na minimum rok. Z kolei wynajem krótkoterminowy mógłby okazać się zbyt kosztowny. Wypożyczenie auta na średni termin, w tym przypadku na pół roku, będzie więc idealnym rozwiązaniem.

Inny przykład. Firma zatrudnia nowego menedżera, a jednym z uzgodnionych warunków umowy jest samochód służbowy. Najpierw jednak podpisywana jest umowa na okres próbny, a dopóki nie ma pewności, że zostanie ona przedłużona, nie ma powodów, aby pracodawca podpisywał nową umowę leasingową. Dla firmy korzystniej będzie wynająć auto np. na okres 3 miesięcy, a dopiero wtedy, gdy menedżer spełni oczekiwania, zdecydować się na leasing.

Wynajem na średni termin sprawdzi się także wtedy, gdy firma oczekuje na już zamówiony nowy samochód z salonu (realizacja zamówienia może trwać nawet kilka miesięcy) oraz wtedy, gdy auto firmowe czeka w serwisie na poważną naprawę (np. po wypadku).

Elastyczna flota

W wielu przedsiębiorstwach zapotrzebowanie na samochody nie jest jednakowe przez cały rok. W średniej lub dużej firmie wskazane jest utrzymywanie pewnej minimalnej floty, która zaspokoi potrzeby transportowe w tych okresach, w których wyjazdów jest najmniej. Utrzymywanie większej liczby samochodów nie będzie jednak miało uzasadnienia, jeśli niektóre pojazdy przez znaczną część roku będą stały nieużywane, generując koszty, ale nie zarabiając. W miesiącach wzmożonego zapotrzebowania na transport, można posiłkować się wynajmem średnioterminowym, dzięki czemu przedsiębiorstwo będzie ponosiło koszty tylko wtedy, gdy faktycznie korzysta z aut.

– W przypadku wynajmu średnioterminowego najczęściej nie jest wymagana opłata wstępna. Obowiązuje jedynie miesięczna kaucja. Limity kilometrów mogą natomiast zostać elastycznie ustalone pomiędzy wypożyczalnią a klientem – mówi Ireneusz Tymiński. – W ramach wynajmu średnioterminowego nasi klienci otrzymują samochody nowe, objęte nie tylko serwisem i ubezpieczeniem, ale także usługą assistance – podkreśla.

Ciekawą opcją jest możliwość podpisania umowy na wynajem elastyczny. Na jej podstawie firma będąca klientem zobowiązuje się do wypożyczenia samochodu na co najmniej 3 miesiące, jednak po tym okresie umowa może być w dowolnym momencie zakończona, bez dodatkowych opłat ani kar umownych. Dzięki temu korzystanie z wynajmu średnioterminowego może być jeszcze wygodniejsze.