Nowy sposób na obniżenie kosztów firmy: praca zdalna w mobilnym biurze

Google wyszedł niedawno z inicjatywą do swoich pracowników, przedłużając globalną opcję pracy zdalnej do 30 czerwca 2021 r. Dotyczy ona tych osób, które mogą wykonywać swoje obowiązki bez konieczności stawienia się w biurze. Firma zezwoliła także swoim pracownikom na to, by podpisywali nowe umowy najmu mieszkań na 12 miesięcy, gdziekolwiek chcą się osiedlić.

Osoby pracujące w Twitterze nie muszą w ogóle wracać do biura i na stałe, nawet po wygaśnięciu pandemii, będą mogły pracować zdalnie.

Założyciel Facebooka Mark Zuckerberg przewiduje, iż w ciągu dziesięciu lat w jego firmie połowa załogi pracować będzie zdalnie. To tylko kilka przykładów z rynku, ale warto o nich wspomnieć – największe firmy wyznaczą bowiem trendy dla całej branży na najbliższe kilka lat.

W Polsce przedsiębiorcy od wielu tygodni apelują do rządu o wydłużenie obowiązywania przepisów o pracy zdalnej zawartych w tarczy antykryzysowej. W innym wypadku od 4 września 2020 r. miałyby problem z kierowaniem zatrudnionych do świadczenia zadań poza siedzibą firmy.

Ostatnio Sejm odpowiedział na ten apel, ale nie zamyka to tematu. Przedstawiciele rządu i prezydent RP zapowiedzieli już wprowadzenie pracy zdalnej na stałe do Kodeksu pracy.

Czytaj także: Jak pandemia COVID-19 zmieniła sposób myślenia o pracy?

Mobilne biuro ‒ odpowiedź na pandemiczne wyzwania

Jedną z odpowiedzi na te wyzwania jest niedawno powstałe, pierwsze w Polsce mobilne biuro, które już okazało się sukcesem. #biuronakółkach to również, co ważne szczególnie w obecnych czasach, sposób na redukcję kosztów w firmie.

Projekt został w całości sfinansowany ze środków własnych. Przygotowując się do realizacji #biuronakółkach jego twórcy – Piotr Steć i Łukasz Gołda – szukali inspiracji wśród analogicznych projektów zarówno w kraju, jak i poza jego granicami.

W USA bardzo popularne są tzw. tiny houses. Na rynku istnieje kilka podobnych rozwiązań, ale są to własne realizacje firm, tylko na potrzeby konkretnych akcji promocyjnych.

Nigdzie jednak nie znaleźli projektu, który umożliwiałby w prosty i szybki sposób dostosować biuro do własnych potrzeb i identyfikacji wizualnej, niezależnie od branży i firmy, która korzysta z mobilnego biura.

Twórcy start-upu mają doświadczenie we współpracy z klientami. Zdobywali je m.in. w branży finansowej, bankowej i nieruchomości. Posiadają też wiedzę ekspercką. Współprojektowanie placówek jednego z polskich banków z pewnością pomogło przystosować im biuro i zastosować rozwiązania, które znajdują się w stacjonarnych obiektach.

‒ Najlepsze pomysły, bez umiejętności ich wykonania, zwykle lądują w koszu. W naszym przypadku mogło być podobnie, ponieważ żadna z firm zajmujących się profesjonalnymi zabudowami nie potrafiła sprostać naszym wymaganiom – postanowiliśmy więc, że… #biuronakółkach zbudujemy sami.

Choć nigdy tego nie robiliśmy, nawet nie siedzieliśmy nigdy za kierownicą auta dostawczego, od samego początku mieliśmy wizję, jak powinno ono wyglądać – był to zresztą nasz priorytet. Klient po otwarciu drzwi ma zapomnieć, że wsiada do przebudowanej furgonetki – wspomina Łukasz Gołda.

Jak wygląda #biuronakółkach?

Mobilne biuro, w zaaranżowanym na te potrzeby specjalnym samochodzie, jest w pełni wyposażone i dostosowane do potrzeb biurowych. W środku znajdują się m.in. meble biurowe, videowall, urządzenie wielofunkcyjne z drukarką i skanerem, sieć WiFi i 5 gniazdek 230V.

Wygodę użytkowania zapewnia komfortowa przestrzeń i klimatyzator z funkcją grzania i chłodzenia, a także regulowane oświetlenie LED. Dodatkowym atutem jest miejsce na reklamę firmy, które pozwoli spersonalizować auto przed wizytą u klientów.

‒ Żyjemy obecnie w wymagającym środowisku gospodarczym. Przedsiębiorstwa szukają oszczędności, ale jednocześnie muszą świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Zastanawialiśmy się, jak odpowiedzieć na te potrzeby – czy powiedziano już wszystko w kwestii formatów przedsiębiorstw?

W teorii znaliśmy sprawdzoną japońską koncepcję Just in Time, która mówi o dostarczaniu materiałów i innych dóbr w ściśle określonych ilościach oraz konkretnym miejscu i czasie – co w efekcie ma prowadzić do oszczędności. Połączyliśmy potrzebę bycia dla Klienta „tu i teraz” z podejściem „Just in Time” – przyznaje Łukasz Gołda, współzałożyciel start-upu.

Czytaj także: Zdalne przywództwo, zdalne kierowanie – jak zrobić to dobrze?

Usługa wynajmu biura uwzględnia opcję dojazdu do klienta (np. w celu prezentacji produktu, usługi lub podpisania umowy w dogodnym miejscu), pozwala też na prowadzenie spotkań w dowolnej przestrzeni poza siedzibą firmy. 

Samochód mogą wynająć przedsiębiorcy z dowolnej branży. W środku pojazdu zastosowano stonowaną i neutralną kolorystykę celem dopasowania się do identyfikacji wizualnej firmy aktualnie korzystającej z mobilnego biura.

W #biuronakółkach przewidziano bezinwazyjną możliwość zamieszczenia materiałów reklamowych w środku (miejsca na plakaty), jak i na zewnątrz samochodu (logo, reklama na magnes).

‒ Chcemy, aby klient zapomniał, że pracuje „w terenie”. Może to być rozwiązanie na przykład dla firm deweloperskich, które nie posiadają stacjonarnego biura sprzedaży na terenie inwestycji (lub chcą zorganizować dzień otwarty), ale widzę też możliwe zainteresowanie ze strony agencji nieruchomości, banków, towarzystw ubezpieczeniowych, czy firm doradczych.

Wierzę, że może być to również atrakcyjna opcja dla firm, które szukają niestandardowej formy reklamy i nowego sposobu na dotarcie do klientów – mówi Piotr Steć.

Bezpieczeństwo i reżim sanitarny

Aby zachować bezpieczeństwo w obliczu pandemii koronawirusa, powierzchnie w samochodzie są każdorazowo dezynfekowane i ozonowane. W mobilnym biurze znajdują się także płyn do dezynfekcji rąk oraz maseczki i jednorazowe rękawiczki.

#biuronakółkach może być idealnym rozwiązaniem dla firm zatrudniających handlowców i prowadzących bezpośrednią sprzedaż, np. spotkania z klientami, prezentacje produktu lub usługi, negocjacje, finalizacje umów, akcje promocyjne czy eventy. Usługa skierowana jest również do indywidualnych klientów, np. freelancerów lub osób prowadzących małe firmy, które nie posiadają własnego biura.