KSeF w faktoringu – na co musimy się przygotować przy wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur
Zalety KSeF dla faktoringu
Dla faktorów, fintechów, banków i innych instytucji finansowych oferujących faktoring, system ten przyniesie zauważalne korzyści.
Jedną z nich jest dostęp do wszystkich wierzytelności zgłoszonych do KSeF. Ich odszukiwanie będzie na pewno ułatwione poprzez jednolity model danych – każda faktura będzie identyfikowana w systemie poprzez nadanie unikalnego numeru.
Z pewnością zwiększy to też bezpieczeństwo danych – podobnie jak mechanizm uwierzytelniania, pozwalający na weryfikację tożsamości podmiotu próbującego uzyskać dostęp do KSeF.
Szybsze sprawdzanie wierzytelności przełoży się z kolei bezpośrednio na przyspieszenie procesów kredytowych, a w konsekwencji – na zwiększenie zadowolenia klienta.
Dostawcy oprogramowania faktoringowego dla banków również muszą wdrożyć rozwiązania integrujące systemy z KSeF. Podejścia stosowane przez firmy IT podzielić można następująco:
- integracja bezpośrednio z KSeF – vendor wykonuje całą pracę niezbędną do prawidłowej wymiany danych pomiędzy systemem wewnętrznym a KSeF;
- własne rozwiązanie – jeśli faktor dysponuje własnym zespołem IT lub gdy takie rozwiązanie zostało zaproponowane przez bank, z którego wywodzi się faktor;
- HUB zaoferowany przez zewnętrzną firmę, która dostarczy vendorowi niezbędne specyfikacje do wykonania potrzebnych prac.
Jakie kwestie techniczne należy wziąć pod uwagę przy integracji w systemie faktoringowym?
API KSeF jest przystosowane do integracji z polskimi systemami ERP. W związku z tym firmy, które do codziennej pracy wykorzystują np. systemy zagraniczne lub własne rozwiązania, muszą liczyć się z większym nakładem pracy podczas przejścia na KSeF.
W faktoringu ważną role odgrywają także faktury, korekty i ich obecność w systemie. Jako że system do zarządzania KSeF będzie scentralizowany – faktury będą dostępne dla faktorów w jednym miejscu, w oparciu o wcześniej nadany dostęp oraz możliwość odpytania KSeF w ramach dostępu anonimowego.
Kolejnymi kwestiami technicznymi będą m.in. konieczność sprawdzania dostępności oraz wydajności systemu – ciągły monitoring przygotowanego rozwiązania integracyjnego, komunikacja z systemem czy przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym oraz offline.
Korzyści dla przedsiębiorców
Korzyści dla faktorów to jedno, ale jakie korzyści z integracji z KSeF zyskają użytkownicy końcowi systemu faktoringowego, czyli polscy przedsiębiorcy?
Z pewnością będzie to możliwość automatycznego wczytania faktur sprzedażowych do systemu faktoringowego bezpośrednio z KSeF, jak również automatycznego wysłania faktur kosztowych.
Wszystko to przełoży się na szybsze procesowanie faktur – korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur to brak konieczności wykonania podwójnej pracy.
Czy KSeF to rozwiązanie, które z nami zostanie?
Choć regulacje w kwestii przystąpienia do systemu zostały narzucone przez ustawodawcę, może się ostatecznie okazać, że KSeF nie jest rozwiązaniem, które zostanie z nami na stałe.
Zgodnie z treścią decyzji derogacyjnej, KSeF w Polsce będzie obowiązywał w ramach odstępstwa do 31 marca 2026 roku.
Aby została wydana zgoda na przedłużenie obowiązywania KSeF, Polska jest zobowiązana przedstawić UE dokumentację, która potwierdzi skuteczność działania KSeF w obszarze zwalczania oszustw związanych z VAT. Dodatkowo, sprawozdanie powinno zawierać ocenę wpływu KSeF na podatników w zakresie wpływu na obciążenia administracyjne oraz koszty związane z przestrzeganiem przepisów.
Biorąc po uwagę ten zapis, dostawcy oprogramowania powinni być przygotowani na ewentualną możliwość wyłączenia KSeF i powrotu do stanu poprzedzającego ustrukturyzowane w ten sposób fakturowanie – niewątpliwie przydatna tu będzie technologia mikroserwisów, która umożliwi pewien zakres swobody działania w takim wypadku.
Do obowiązkowego korzystania z KSeF został niecały rok. W żadnym jednak wypadku nie należy zostawiać wdrożenia tego rozwiązania na ostatnią chwilę. Warto zostawić sobie czas na odpowiednie dostosowania i testy, aby roku 2024 nie zacząć z systemem fakturowania niedostosowanym do wymogów.
Konsekwencje takiego zaniedbania mogą okazać się zgubne.
Product Development Manager Comarch Factoring Platform.
