Czego pracodawcy nie wolno zapisać w umowie

Wrzesień to czas podpisywania w firmach tzw. umów szkoleniowych, czyli umów określających prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika w sytuacji, gdy ten ostatni z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą zamierza rozpocząć naukę np. na studiach wyższych.

Zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników, czyli zdobywanie lub uzupełnianie przez nich wiedzy i umiejętności z inicjatywy pracodawcy, albo za jego zgodą określają przepisy kodeksu pracy.

Tam też wymienione są obowiązkowe świadczenia, jakie należą się pracownikowi od pracodawcy, jeśli ten zgodzi się na jego naukę. Należą do nich urlop szkoleniowy i zwolnienia z części dnia pracy. Pracodawca może też oczywiście przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia, np. opłacić jego kształcenie (czesne), przejazdy, podręczniki czy zakwaterowanie, ale to zależy już tylko od jego woli.

Z mocy prawa, czyli nawet bez umowy

W przypadku studiów wyższych pracownik ma prawo do 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Natomiast, jeśli zajęcia na uczelni kolidują z jego pracą pracodawca ma obowiązek zwolnić go od pracy takim wymiarze, aby umożliwić mu punktualne przybycie na obowiązkowe zajęcia oraz uczestniczenie w nich. Przepisy nie limitują tego rodzaju zwolnień. To ile wolnego trzeba dać pracownikowi zależy, więc m.in. od obowiązującego na studiach grafiku zajęć oraz od rozkładu czasu pracy pracownika.

Zarówno prawo do urlop szkoleniowego jak i zwolnień od pracy na udział w zajęciach nie zależą od zawarcia z pracownikiem umowy szkoleniowej. Świadczenia te przysługują, bowiem pracownikowi spełniającemu warunki do ich otrzymania z mocy prawa.

Zresztą kodeks pracy nie nakłada na pracodawcę obowiązku zawarcia z pracownikiem umowy szkoleniowej w każdym przypadku. Umowa taka, jest obowiązkowa tylko wtedy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji.

Jeśli nie jest tym zainteresowany, a poza tym nie zamierza przyznawać mu żadnych świadczeń dodatkowych zawarcie umowy szkoleniowej określającej wzajemne prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy nie jest konieczne.

 Ważne

Choć kodeks pracy zastrzega dla umowy szkoleniowej formę pisemną to w związku z tym, że nie określa rygoru jej niedochowania należy przyjąć, że jest to zastrzeżenie jedynie do celów dowodowych, a umowa zawarta ustnie też jest ważna.

Pracodawcy chcą się zabezpieczyć

W przypadku studiów wyższych większość pracodawców decyduje się jednak na podpisanie z pracownikiem takiej umowy. Chcą, bowiem zabezpieczyć swoje interesy, czyli zapewnić sobie, że po ukończeniu nauki pracownik przepracuje u nich określony czas zwracając w ten sposób niejako (poprzez wykorzystanie nowych, wyższych kwalifikacji), poniesione na jego naukę nakłady.

Warto wiedzieć jednak, że granice tego, czego żądać może pracodawca od uczącego ile pracownika wyznacza kodeks pracy. I pewnych zapisów w umowie szkoleniowej (nawet za obopólną zgodą stron) wprowadzić nie wolno.

Umowa taka nie może, bowiem zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy określające zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników. Tak wynika wprost z art. 103[4] § 2 kp.

Jeżeli zatem pracodawca wyrazi zgodę na wyższe studia pracownika nie może, w umowie szkoleniowej modyfikować na jego niekorzyść wymiaru ani zasad udzielania świadczeń obligatoryjnych a więc urlopu szkoleniowego i płatnych zwolnień od pracy. Nie wolno mu, więc np. zmniejszyć wymiaru urlopu szkoleniowego przysługującego pracownikowi, ani zdecydować o udzielaniu zwolnień od pracy tylko wybiorczo np. w niektóre dni tygodnia, albo, co drugi tydzień itp.

Maksymalnie 3 lata

Pracodawca nie może też wymagać od pracownika, aby ten zobowiązał się dłuższego niż trzyletniego okresu odpracowywania studiów. Zresztą tego typu zapis, nawet, jeśli pojawiłby się w umowie szkoleniowej, jako zdecydowanie mniej korzystny dla pracownika niż wynika to z przepisów kodeksu pracy, nie będzie wiążący dla pracownika. Podobnie, jeśli pracodawca w umowie wskaże inne niż wymienione w kodeksie okoliczności, w których pracownik miałby obowiązek zwrotu kosztów poniesionych na jego naukę.

Zwrot tylko w 4 przypadkach

Sytuacje, których wystąpienie zobowiązuje pracownika do zwrotu tego typu wydatków pracodawcy wymienia kodeks pracy. W myśl jego przepisów do takiego zwrotu zobowiązany jest tylko podwładny:

1) który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,

2) z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej nie dłuższym niż 3 lata,

3) który w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w okresie jego odpracowywania rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu (art. 94[3] kp), oraz ten,

4) który w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w okresie jego odpracowywania rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (na podstawie art. 55 kp) lub z powodu mobbingu (art. 94[3] kp), mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

 Nic, co wychodzi poza wskazany w kodeksie katalog

Podany wyżej katalog sytuacji, w których pracodawca może żądać zwrotu nakładów na naukę pracownika jest katalogiem zamkniętym, co oznacza, że w żadnym innym przypadku pracownik nie będzie miał takiego obowiązku.

A zatem nawet, jeśli pracodawca wpisze do umowy szkoleniowej, że pracownik musi zwrócić koszty studiów, w każdym przypadku, gdy dochodzi do rozwiązania stosunku pracy, osoba rozwiązująca umowę np. w trybie porozumienia stron z takiego obowiązku będzie zwolniona. Identycznie będzie, gdy pracodawca chcąc zmobilizować pracownika do lepszej nauki zapisze w umowie, że w razie powtarzanie roku pracownik będzie musiał my zwrócić wszystko, co pracodawca wydał na jego naukę.

 Tylko za świadczenia dodatkowe

Należy też podkreślić, że przewidziany w umowie zwrot kosztów dotyczyć może tylko dodatkowych świadczeń, jakie pracodawca przyznał podnoszącemu kwalifikacje zawodowe pracownikowi takich jak np. opłacenie czesnego, pokrycie kosztów przejazdów, zakwaterowania czy podręczników. Oznacza to, że w żadnym przypadku pracodawca nie może przewidzieć w umowie obowiązku zwrotu kosztów poniesionych z tytułu wynagrodzenia za urlopy szkoleniowe lub zwolnienia z całości lub części dnia pracy.

Postanowienie takie byłoby niezgodne z art. 103[4 ]§ 2 kp, gdyż byłoby mniej korzystne dla pracownika niż przepisy kodeksowe. Zwrot takich kosztów możliwy byłby tylko wtedy, gdy pracownik korzystał z tych świadczeń niezgodnie z przeznaczeniem.

Nie w każdej też sytuacji pracownik zobowiązany jest do zwrotu całości wydatków pracodawcy. Zgodnie z kodeksem zwraca je, bowiem tylko w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Nawet, więc jeśli umowa o takiej proporcji ” zapomni” nie oznacza, że w każdej sytuacji pracownik zmuszony będzie do zwrotu całości kosztów. Żadna umowa szkoleniowa nie jest, bowiem w stanie pozbawić pracownika uprawnień gwarantowanych mu przez kodeks pracy.