Zablokowany sejf w firmie – utrata dostępu do gotówki i dokumentów

Sejf jako element infrastruktury krytycznej firmy

Nie da się ukryć, że wielu firmach sejf odgrywa znacznie ważniejszą rolę, niż mogłoby się zdawać. To właśnie w nim znajduje się istotna zawartość, na którą składają się na przykład:

• dokumenty finansowe,
• pieczątki firmowe,
• nośniki danych,
• klucze lub karty dostępów,
• poufne informacje,
• gotówka i karty płatnicze,
• dokumentacja kadrowa.

Oczywiście mogą być to też inne, cenne dla organizacji przedmioty, bez dostępu, do których przedsiębiorstwo może sparaliżować swoje działania. Zazwyczaj będzie to oznaczało opóźnienia przy rozmaitych płatnościach, trudności przy obsłudze klientów czy brak możliwości podpisania niezbędnych dokumentów.

Najczęstsze błędy firm w zarządzaniu kluczami i szyframi

Nie zawsze problemy ze schowkiem wymagają konserwacji czy serwisu sejfów. Niekiedy winę ponoszą błędy organizacyjne. W przypadku braku odpowiednio przygotowanych procedur dochodzi do sytuacji, gdy dobrze działające urządzenie staje się niedostępne.

Do najczęstszych błędów, które to powodują, należą:

Jeden człowiek, jeden kod do sejfu – ryzyko utraty wiedzy

Wśród największych zagrożeń związanych z sejfem w firmie jest moment, w którym dostęp do jego zawartości posiada wyłącznie jedna osoba. Choć może się to wydawać bezpiecznym rozwiązaniem, wcale nie wyklucza to pewnego ryzyka. Do możliwych trudności z tego tytułu, zaliczamy:

• zwolnienie pracownika z dostępem do schowka,
• konflikt z pracodawcami,
• długa nieobecność uniemożliwiająca otwarcie sejfu,
• zapomnienie kodu,
• nagłe zachorowanie przy ważnej sytuacji.

Jest to zaledwie garstka powodów, które jasno świadczą o tym, że taki dostęp nie powinien należeć wyłącznie do jednej osoby.

Brak dostępu do schowka może skończyć się powinnością skorzystania z usługi specjalisty, jaką jest awaryjne otwieranie sejfów, co naraża organizację na niepotrzebne dodatkowe koszty.

Brak procedur, dokumentacji i refundacji dostępu

Skrupulatnie zarządzane przedsiębiorstwo musi posiadać jasno określone zasady dotyczące dostępu do sejfu. Dzięki nim można ograniczyć ryzyko całkowitej utraty dostępu do zawartości znajdującej się w urządzeniu. W tym celu należy zadbać o okresową zmianę haseł i jasną procedurę w zakresie zarządzania nimi.

Ponadto istotnym punktem jest bezpieczne przechowywanie kodów zapasowych oraz prowadzenie dokumentacji osób, które są uprawnione do otwierania sejfu. Niemniej ważnym punktem jest ustanowienie zasady, w której co najmniej dwóch pracowników ma uprawnienia, by odzyskać kod w sytuacjach awaryjnych.

Jak otworzyć sejf, gdy się zablokuje?

Najlepszym rozwiązaniem jest wtedy awaryjne otwieranie sejfów przez licencjonowanego technika. Wyspecjalizowany fachowiec wyposażony w niezbędne narzędzia, wiedzę i doświadczenie będzie w stanie dostać się do wnętrza sejfu z wykorzystaniem najmniej destrukcyjnych działań. Z tego też względu tak istotne jest, by nie forsować schowku na własną rękę.

Dlaczego „działanie na własną rękę” pogłębia straty?

Jak już zostało wspomniane, samodzielne próby otwarcia nie są dobrym wyborem. Ma to związek z faktem, że działanie na własną rękę przy otwieraniu sejfu może pogłębić uszkodzenia, trwale zniszczyć zamek lub drzwi i doprowadzić do utraty gwarancji producenta. Stąd tak ważne jest, by wstrzymać się z działaniami.

Kiedy i dlaczego warto wezwać serwis sejfów?

Na samym początku uwypuklono, że pomoc licencjonowanego eksperta w zakresie sejfów nie jest niezbędna, tylko gdy doszło do awarii.

Wśród sytuacji, kiedy fachowiec jest niezbędną pomocą, trzeba wskazać:

• okresowe przeglądy techniczne,
• diagnostykę uszkodzeń i usterek,
• regulację rygli,
• programowanie w zamkach elektronicznych,
• wymianę mechanizmów zamykających,
• regularne konserwacje.

Profesjonalny serwis sejfów może być pomocą zarówno w rutynowych przeglądach czy niewielkich naprawach, jak i w kryzysowych momentach, gdzie czas ma ogromne znaczenie.

Otwarcie metodą niedestrukcyjną vs. destrukcyjną

Profesjonalny serwis sejfów dokłada wszelkich starań, by w trakcie pełnienia usługi zapewnić niedestrukcyjne otwarcie schowka. Oznacza to zachowanie jego sprawności, jak największe zredukowanie kosztów naprawy oraz dążenie do uniknięcia wymiany całego mechanizmu.

Do otwierania metodą destrukcyjną dochodzi dużo rzadziej. Specjalista decyduje się na nią wyłącznie wtedy, gdy nie ma innej możliwości. Po takim dostaniu się do zawartości sejf przechodzi gruntowną i kosztowną naprawę, podczas której dochodzi do wymiany wielu elementów.

Checklista dla kadry zarządzającej

Zarządzanie bezpieczeństwem sejfu w przedsiębiorstwie to podstawa odpowiedzialnych działań. Za sprawą skutecznych procedur jest możliwe, by całkowicie zniwelować przestoje związane z blokadami czy brakiem dostępu do schowka.

Aby wszystko funkcjonowało bez zarzutu w tym obszarze:

• regularnie przeprowadzajcie konserwację i przeglądy sejfu,
• dbajcie o stan zamków zarówno tych elektronicznych, jak i mechanicznych,
• w nowoczesnych urządzeniach zwracajcie uwagę na terminową wymianę baterii,
• zapewnijcie dostęp do schowka więcej niż jednemu pracownikowi,
• prowadźcie dokumentację osób posiadających dostęp do schowka,
• gdy dojdzie do awarii, nie próbujcie samodzielnie otwierać sejfu,
• zwracajcie uwagę na wszelkie nieścisłości w funkcjonowaniu urządzenia,
• w celu dokonania napraw, czy przeglądu korzystajcie ze sprawdzonego serwisu sejfów.