Cyfryzacja dokumentów publicznych oraz prywatnych w bankowości spółdzielczej

Można więc przyjąć, że zewnętrzny impuls stał się katalizatorem zmian, zarówno po stronie zachowań banków jak i ich klientów. Jest  zarazem przypomnieniem, że cyfryzacja procesów i cyfrowe technologie mają znaczenie nie tylko w czasie kryzysu…

Dobry czas na cyfryzację

To doświadczenia może być cenne dla banków spółdzielczych i warto wyciągnąć z tego wnioski. Przede wszystkim jeśli chodzi o klientów, nadarza się dobra okazja do tego, by zachęcić ich do wyrażenia zgody na cyfrową komunikację, czy realizację pewnych aktywności bez konieczności odwiedzania placówki bankowej.

Do tego trzeba mieć w zanadrzu gotowe rozwiązania, które taką obsługę umożliwią, a także spowodują, że stanie się ona wyróżnikiem konkurencyjnym w utrzymaniu oraz pozyskaniu nowych klientów.

Namówienie klienta, aby skorzystał z nowych rozwiązań to również szansa dla samego banku, aby po swojej stronie digitalizować kolejne procesy, przekierowując zasoby ludzkie do obszarów wymagających większego zaangażowania.

W obecnej sytuacji gospodarczej, gdy zwiększenie przychodów banku stanowi duże wyzwaniem, obniżanie kosztów przez digitalizację procesów jest najskuteczniejszą drogą do podnoszenia efektywności oraz optymalizacji.

FTBS 2020: digitalizacja, cyfryzacja, paperless

Podczas ostatnich sesji Forum Technologii Bankowości Spółdzielczej powszechne w dyskusjach ekspertów o zmianach w bankowości stały się określenia: digitalizacja, cyfryzacja, paperless.

Dzięki upowszechnieniu technologii i elastycznym modelom biznesowym oferowanym przez niektórych dostawców, a także niskiej barierze wejścia, zmiana ta staje się nieuchronna.

Zacząć można od małych kroków, takich choćby jak cyfryzacja korespondencji seryjnej dokumentów publicznych. Dla banku to z pewnością diametralne skrócenie czasu poświęconego na realizację tego obowiązku informacyjnego, przy jednoczesnej redukcji kosztów.

Na rynku są różne rozwiązania techniczne wspierające ten proces, działające produkcyjnie lub dopiero na etapie testów. Deklarowane przez dostawców oszczędności kształtują się na poziomie od 50% do ponad 80%  ‒ to dużo i w skali roku, gdzie publikuje się z reguły kilka dokumentów o charakterze publicznym, jest to znacząca pozycja w budżecie banku.

Ale przecież obowiązek informacyjny to nie jedyna sytuacja, gdzie następuje interakcja banku ze swoim klientem. Jest cały obszar dokumentów prywatnych, zawierających dane wrażliwe, których obsługa generuje znaczące koszty. Alternatywą dla standardowych procesów działających w oparciu o papier jest przejście na cyfrową obsługę dokumentów prywatnych.

Elektroniczny Trwały Nośnik dla dokumentów i publicznych, i prywatnych

W tej chwili w zakresie Trwałego Nośnika jedynie rozwiązanie firmy Atende S.A. realizuje obsługę dokumentów prywatnych oraz ich dystrybucję do klientów. W portfolio rozwiązań jest wiele modułów, które pozwalają dokonać transformacji do nowoczesnego banku.

Moduły Atende związane z wdrożeniem Elektronicznego Trwałego Nośnika

Rozwiązanie opiera się na dwóch technologiach rekomendowanych przez Związek Banków Polskich: technologii blockchain i przechowywaniu danych w reżimie WORM.

Rozwiązanie komercyjnie działa od półtora roku i korzysta już z niego 18 banków spółdzielczych. Usługi świadczone są na bazie zamkniętej, prywatnej sieci blockchain  z zaufaną trzecią stroną.

Kompleksowa obsługa dostępna jest w modelu usługowym, eliminując tym samym konieczność dużych inwestycji początkowych. Rozwiązania Trwałego Nośnika Atende spełniają wymagania w zakresie RODO, w tym gwarantują klientom banku tzw. prawo do zapomnienia.

Zawieranie umów w sposób cyfrowy

Obsługa dokumentów prywatnych to nie tylko wysyłka cykliczna zestawień, sald i tym podobnych danych wrażliwych. To również opcja zawierania umów w sposób cyfrowy (z wykorzystaniem biometrii lub SMS) na odległość, a także obsługa bieżąca bez konieczności drukowania potwierdzenia i przysłowiowego stempla pod dyspozycją.

W wymiarze praktycznym, to również moduł do komunikacji z udziałowcami banku, gdzie zdalnie można zapoznać się dokumentami kierowanymi do nich, potwierdzając cyfrowo zapoznanie się z nimi czy też wyrażenie woli, jeśli takowe jest wymagane. Podejście projektowe pozwala również zaadoptować procesy dziś analogowe, oparte na czynniku ludzkim, do formy cyfrowej, opartej na prostym Elektronicznym Obiegu Dokumentów.

Zastąpienie procesów analogowych cyfrowymi przynosi znaczne oszczędności kosztów i czasu na ich obsługę. Przykłady oszczędności uzyskanych przez klientów Atende prezentowane podczas ostatniego Forum Technologii Bankowości Spółdzielczej potwierdzają celowość zastosowania rozwiązań.

Oszczędności wygenerowane po wdrożeniu Trwałego Nośnika na podstawie doświadczeń klientów Atende

Koniec obecnej pandemii to nie koniec problemu. Jak wskazują eksperci, niewykluczone, że w niedalekiej przyszłości może pojawić się kolejna fala zachorowań COVID-19 lub mutacja tego wirusa. Historia z ograniczeniami działalności operacyjnej przedsiębiorstw może się więc niebawem powtórzyć. Warto być gotowym, aby większość procesów realizować zwinniej, proście i taniej.

Elektroniczny Trwały Nośnik dla dokumentów publicznych, a także ‒ co z uwagi na skalę korzyści jest jeszcze ważniejsze ‒ dla dokumentów prywatnych, jest gotowy i już dzisiaj przynosi wymierne oszczędności kilkunastu instytucjom finansowym obsługiwanym przez Atende.