Zarządy polskich firm nie mają aktualnych informacji finansowych

W omawianym badaniu pod pojęciem „zamknięcie ksiąg” przyjęto skompletowanie dokumentów księgowych, zapisów księgowych po stronie przychodów i po stronie kosztów tak, aby zarząd spółki, właściciel czy też bank współpracujący ze spółką mogli ocenić sytuację finansową firmy. Można powiedzieć, że sprawne zamknięcie umożliwia firmie zaprezentowanie dobrych wyników lub właściwe przygotowanie się na komunikację na przykład z bankami, jeśli wyniki są gorsze od spodziewanych. W takiej sytuacji firma ma czas na przykład na przygotowanie linii obrony. Jak stwierdził Adam Czechanowski, dyrektor w dziale Audit Advisory Deloitte firmy doświadczają wielu negatywne aspektów późnego zamykania ksiąg. Na przykład dotyczy to kontaktów z bankami. Dotyczy to większości firm zwłaszcza takich, które się rozwijają i potrzebują finansowania inwestycji lub wprowadzają na rynek nowe produkty. Banki oczekują też, żeby sytuacja spółki była monitorowana. Z reguły zastrzegają w umowach kredytowych sankcje, jeśli wystąpią opóźnienia w przekazywaniu raportów finansowych. W przypadku kontaktów na linii firma banki można spotkać się z sytuacją opóźnienia przekazania informacji. Jeśli wystąpi to sporadycznie, to zazwyczaj bank wykaże tolerancję, jednak może to być powód podniesienia marży kredytowej, lub zażądania dodatkowych zabezpieczeń. Firma naraża się na podobne problemy również w przypadku ubezpieczycieli i leasingodawców. Oczywiście najgorsza jest sytuacja, jeśli danych finansowych firma nie ma. W takiej sytuacji bank może odmówić dalszego finansowania i zażądać przyspieszonej spłaty kredytu albo dodatkowych zabezpieczeń. Nikt nie chce finansować podmiotu, jeśli nie wiadomo co się w nim dzieje.

Badanie

Deloitte przebadał 130 polskich firm. Według polskiej ustawy o rachunkowości firmy mają pół roku, żeby zatwierdzić sprawozdanie roczne. W przypadku spółek giełdowych termin na publikację raportów rocznych skraca się do 80 dni. Raporty kwartalne muszą być zaś przygotowane w przeciągu 45 dni od zakończenia kwartału. Terminy wymagane przez przepisy są długie i dane uzyskane zgodnie z nimi mają ograniczoną wartość dla zarządów firm. Większe znaczenie ma czas, w jakim firmy uzyskują informacje po zamknięciu miesiąca. Jak wynika z badania, 25% spółek dysponowało wstępną informacją do 4 dnia a 75% do 10 dnia roboczego po zamknięciu miesiąca. Wydaje się, że różnica pomiędzy 4 a 10 dniami to nie dużo, jednak jest to aż 2,5 raza dłużej. Jeśli dotyczy to spółek blisko konkurujących ze sobą na rynku, to 6 dni różnicy może mieć znaczenie. Pozwoli to jednej z firm wcześniej podjąć właściwe decyzje biznesowe, wykorzystując wiarygodne dane. Jednak zgodnie z badaniem aż 21 proc. przedsiębiorców potrzebowała więcej niż dziesięciu dni roboczych na pozyskanie takich informacji, co oznacza, jak zauważają analitycy Deloitte, że dopiero w połowie miesiąca zarząd firmy dowiaduje się o tym, jak radziła sobie w poprzednim okresie.

Warto szybciej

Oczywiście im szybsze zamknięcie tym większe ryzyko popełnienia błędów, a to może być powodem utraty wiarygodności. Jednak wydłużenie czasu przygotowania raportu finansowego może dla spółek startujących na rynku przetargów publicznych, na przykład spółek budowlanych, pogarszać ich pozycję przetargową. Trudno tłumaczyć się w marcu, kwietniu lub w maju z braku sprawozdania za miniony rok. Nieefektywne zamknięcie to również wyższe koszty. Jeśli dział księgowości przygotowuje zamknięcie przez cały styczeń, a można to robić w ciągu 4 dni, to angażuje zasoby w coś, co jest kosztochłonne i nie wiadomo czy ostatecznie przyniesie firmie korzyści. Im później informację otrzymuje zarząd, tym mniej jest użyteczna. Dział finansowy, zamiast wspierać bieżący biznes, nadrabia w tym czasie zaległości. Eksperci Deloitte podkreślają, że w przypadku sprawozdań rocznych najlepsze z przebadanych spółek mogły go przedstawić po dwudziestu dniach roboczych. Ten czas może być krótszy, o czym świadczą przykłady czołowych firm na świecie. Problemem są skonsolidowane sprawozdania finansowe, przygotowywane przez grupy kapitałowe. Według danych z badania, na jego sporządzenie większość spółek potrzebuje nawet ponad siedemdziesięciu dni roboczych. Inwestorzy i właściciele otrzymują obraz sytuacji całej grupy dopiero w marcu.

Jak uważają eksperci Deloitte, problem jest bardziej natury organizacyjnej i kultury funkcjonowania firmy. Jeśli zarząd otrzymuje informacje, że nie spłynęły jeszcze wszystkie faktury i dokumenty, co uniemożliwia uzyskanie pełnej informacji, to nie wie, czy księgowość czeka na ważną informację, czy na przykład na mało istotny z punktu widzenia zarządu, rachunek za zużycie energii lub opłatę telefoniczną. Często warto chwalić się dobrymi wynikami jak najwcześniej, bo może to przełożyć się dla firmy na przykład na lepsze warunki w kontaktach z innymi firmami (kredyt). Jeśli oszacuje się koszty w danym miesiącu, to można też wcześniej zaplanować na nie rezerwy.

Deloitte w celu przyspieszenia procesu przygotowywania sprawozdań finansowych zaleca: wdrożenie kalendarza zamknięcia – który będzie obrazował harmonogram i podział zadań, wyodrębnienie w grupach kapitałowych komórki ds. raportowania oraz inwestycje w odpowiednie narzędzia IT, w tym w automatyczną konsolidację. Warto przygotowując informację finansową opierać się na szacunkach, a nie czekać na brakujące faktury i wdrożyć system motywacyjny dla pracowników działu finansowego, który będzie uzależniony od terminów i jakości zamknięcia. Należy również pozyskiwać dane na czas z działów niefinansowych (zakupy, sprzedaż, magazyn), komunikować się na bieżąco z audytorem, zadbać o procedurę wewnętrznego obiegu dokumentów zapewniającą szybkie ich dostarczenie do księgowości i przygotować listę możliwych błędów.

Bohdan Szafrański