Jakie oszczędności zyskał Elbląg wdrażając e-Doręczenia?
Wysyłka informacji o wysokości podatku od nieruchomości to dla samorządów nie lada wyzwanie organizacyjne. W 2024 roku akcja trwała 33 dni, angażując 31 pracowników. Aby zrealizować zadanie na czas, niezbędna była praca po godzinach i w weekendy. Łącznie urzędnicy przepracowali 834 nadgodziny.
Licznych trudności nastręczało również samo dostarczenie przesyłek do podatników. Koperty przeznaczone dla mieszkańców Elbląga roznosili pracownicy Urzędu Miejskiego. W 2024 roku były to 33 osoby, a łączny koszt ich pracy wyniósł 382 695 zł.
Chcąc skrócić czas realizacji procesu, zmniejszyć zaangażowanie pracowników oraz obniżyć koszty Urząd Miejski w Elblągu zdecydował o potrzebie wdrożenia rozwiązania, które umożliwiałoby usprawnienie całej procedury. Najważniejszym celem było zwiększenie wygody mieszkańców i poprawa komfortu pracy zespołu.
Czytaj także: Bankowość i Finanse | Technologie – Firechat | Jak rozwój elektronicznej tożsamości zmienia nasze życie
Integracja z e-Doręczeniami dzięki współpracy z Asseco
W 2025 roku akcja wymiaru podatku od nieruchomości została przeprowadzona z wykorzystaniem e-Doręczeń. Elektroniczny odpowiednik listu poleconego umożliwił dostarczanie dokumentów podatkowych w postaci cyfrowej do osób posiadających dedykowaną skrzynkę odbiorczą.
Mieszkańcy, którzy nie posiadali jeszcze takiej skrzynki, otrzymali tradycyjną, papierową wersję decyzji podatkowej, którą przygotowała i dostarczyła Poczta Polska.
Kluczowym elementem tego projektu był system księgowy Asseco, który pozwolił na pełną automatyzację procesu. Dzięki jego integracji z e-Doręczeniami, wszystkie dokumenty były automatycznie przetwarzane i przesyłane, eliminując konieczność ręcznego przygotowywania przesyłek oraz obsługi zwrotek.
Na wymierne korzyści wdrożenia nie trzeba było długo czekać. W bieżącym roku Urząd Miasta w Elblągu zredukował liczbę zaangażowanych pracowników z 31 do 5 osób oraz skrócił czas realizacji procesu z 33 do zaledwie 5 dni. Całkowicie wyeliminowano koszty materiałowe oraz znacząco obniżono koszty związane z dystrybucją korespondencji.
Jak wynika z wyliczeń UM, przeprowadzenie akcji wymiarowej z wykorzystaniem e-Doręczeń pozwoliło zaoszczędzić łącznie ponad 300 tys. zł.
Czytaj także: Asseco Poland planuje przejęcie spółki z obszaru cyberbezpieczeństwa
e-Doręczenia: edukacja i ochrona środowiska
Poza zmniejszeniem kosztów i lepszą organizacją pracy urzędu, wykorzystanie e-Doręczeń do wysyłki decyzji podatkowych niesie ze sobą również liczne korzyści dla środowiska naturalnego co ma związek z mniejszym zużyciem papieru.
W przeszłości przygotowano ponad 200 tysięcy kartek i 60 tysięcy kopert, co kosztowało 68 823 zł. Nadruk decyzji podatkowych wiązał się z kosztem 50 184 zł.
Jak podkreślają zarówno przedstawiciele Urzędu Miasta, jak i eksperci Asseco, szeroką skalę korzyści wynikających z wykorzystania e-Doręczeń do wysyłki korespondencji masowej poznamy, gdy większa liczba firm i mieszkańców założy dedykowane skrzynki.
Dlatego niezbędne jest prowadzenie akcji edukacyjnych prezentujących, dlaczego warto korzystać z e-Doręczeń.
„Sukces wykorzystania e-Doręczeń w Elblągu to doskonały przykład na to, jakie korzyści może przynieść cyfryzacja obiegu dokumentów. Bieżący kontakt za pomocą dedykowanych skrzynek odbiorczych to duże ułatwienie nie tylko dla urzędu, ale również mieszkańców i biznesu.
Spodziewamy się, że w przypadku firm, które często korespondują z samorządem, skala oszczędności będzie naprawdę znacząca” – tłumaczy Jakub Buczyło, dyrektor w pionie Administracji terenowej w Asseco Data Systems.
