Technologia: Troska o bezpieczeństwo danych nie jest niczym nowym

Cyfryzacja procesów biznesowych najlepiej widoczna jest tam, gdzie mamy do czynienia z dużą liczbą dokumentów i korespondencji. Znikają „papiery”, dominują pliki oraz ­e-maile. Oznacza to oczywiście coraz mniejsze zapotrzebowanie na urządzenia drukujące, jednak kopii papierowych w wielu przypadkach nie da się wyeliminować. Proszę powiedzieć, jak zmienił się w ostatnich latach system obiegu dokumentów w firmach obsługujących setki tysięcy, a nawet miliony klientów.

– Mija właśnie 40 lat od opublikowania przez Fredericka ­Lancastera wizji „paperless society”. Zdawać by się mogło, że w czasie powszechnej digitalizacji na biurkach nie powinny leżeć dokumenty. Ale możemy je spotkać, i to wbrew pozorom nie tak mało. Chociaż duże korporacje stawiają na automatyzację procesów, to nie rezygnują z papierowej dokumentacji. Uważnie analizują koszty obiegu dokumentów, wybierając rozwiązania zapewniające rozsądne gospodarowanie drukiem. Efekty są widoczne! W miejsce 15 drukarek, wystarcza jedno urządzenie wielofunkcyjne. Bezpowrotnie odeszły czasy, kiedy tylko na jednym piętrze dużej organizacji spotkać można było kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt drukarek. Do tego były to zwykle urządzenia wielu producentów, wymagające różnych materiałów eksploatacyjnych czy ekip serwisowych. Takie obrazki to wyłącznie wspomnienia. Dziś korporacje stawiają na urządzenie wielofunkcyjne od jednego dostawcy, które zapewniają nie tylko drukowanie, ale też skanowanie i kopiowanie. Bardzo popularne i wręcz niezbędne stało się oprogramowanie wspierające zarządzenie drukiem. Dzięki bogatym opcjom zapewnia ono ochronę danych, bezstresowe skanowanie i drukowanie oraz kontrolę kosztów. W ostatnim obszarze także widać dużą zmianę na przestrzeni kilku lat. Kiedyś kwoty wydawane na zarządzenie drukiem, szacowane od kilku do kilkunastu procent przychodów, ginęły w natłoku innych. Dziś, szczególnie duże firmy, starają się precyzyjnie wyliczać koszty i przypisywać je dla działów, projektów czy osób. Wreszcie w ostatnich latach wśród korporacji widoczny był trend odchodzenia od zakupu sprzętu na rzecz outsourcingu.

Jednym z zauważalnych trendów na rynku jest właśnie wspomniany przez pana outsourcing całej sfery druku w firmie. Druk staje się usługą zewnętrzną, więc łatwiej oszacować jego koszty w skali całej organizacji. Czy w tego typu outsourcingu chodzi tylko o kontrolę i obniżenie kosztów?

– Mimo pewnych obaw dotyczących bezpieczeństwa danych, outsourcing druku zyskał popularność w Polsce. Firmy chętnie wydzielają na zewnątrz ten obszar, począwszy od parku maszynowego, poprzez koszty eksploatacyjne i serwisowe, na zarządzaniu procesem kończąc. Optymalizacja kosztów bez wątpienia jest tu kluczowa. Zamiast jednorazowego zakupu, mamy comiesięczne opłaty, zwykle uzależnione od liczby wydruków. Firmy zyskują serwis sprzętu, dostęp do zaktualizowanego oprogramowania i urządzenia zastępcze na wypadek awarii. Do tego należy ...