RODO w rekrutacji: kandydaci z lepszą ochroną danych osobowych

Aż 85 proc. kandydatów deklaruje, że zawsze lub czasami zapoznaje się z treścią klauzuli informacyjnej i zgód na przetwarzanie danych zamieszczanych w ofercie pracy. Jednak 1/3 z nich nie rozumie lub nie jest pewnych, jaka jest między nimi różnica – wynika z badania eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018”. Kandydaci są coraz bardziej świadomi swoich praw – prawie 70 proc. badanych specjalistów wie, że pracodawca może wykorzystać ich CV do innych rekrutacji tylko, jeśli posiada stosowną zgodę. Tylko 1 na 5 ankietowanych jest przekonany, że pracodawca zawsze może sięgnąć po jego CV przy przyszłych rekrutacjach.

– Zgodnie z RODO aplikujący o pracę mogą wyrazić zgodę na to, aby firma uwzględniła ich CV przy rekrutacjach na inne stanowiska. Pracodawca powinien każdorazowo pamiętać o spełnieniu obowiązku informacyjnego, a także o tym by w jasny i zrozumiały sposób określić jak długo, w jakim celu i gdzie gromadzone będą informacje nt. kandydatów. Rekruterzy powinni ponadto poinformować również o tym, kto będzie administratorem przesłanych danych, a tym samym kto odpowiada za bezpieczeństwo tych informacji – wskazuje Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter.

Miejsca zbierania i przechowywania CV

Po rozpoczęciu stosowania RODO kluczowe dla pracodawców stało się określenie miejsca przetwarzania i gromadzenia informacji. Związane jest to ze wspomnianym obowiązkiem informacyjnym nałożonym przez przepisy RODO na administratorów danych, czyli firmy. Z badania eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018” wynika, że pracodawcy gromadzą CV aplikujących w kilku miejscach równocześnie. Prawie połowa rekruterów przechowuje dane kandydatów w dedykowanej skrzynce e-mail. 7/10 respondentów deklaruje, że w tym celu korzysta z systemu do zarządzania rekrutacjami. Nadal jednak 1/5 ankietowanych przechowuje CV w tradycyjnej papierowej formie.

Odpowiednio dobrane rozwiązanie oraz określenie procedur w zakresie zbierania CV zapewnia bezpieczeństwo danym i pozwala na sprawną kontrolę terminów przetwarzania danych kandydatów, a także realizację ich praw. Wybranie jednego miejsca gromadzenia informacji jest szczególnie istotne w sytuacji zgłoszenia przez kandydata żądania usunięcia jego danych z baz firmy. Jeżeli dane są rozproszone znacznie utrudnia to cały proces.

– Miejsce przechowywania danych jest bardzo ważne nie tylko w aspekcie koordynacji terminów przetwarzania danych, ale również zapewnienia gromadzonym informacjom odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Pomocnym rozwiązaniem przy realizacji wymogów RODO mogą okazać się dedykowane systemy, które mogą pomóc w obsłudze praw kandydatów. Warto pamiętać, że aplikujący mają prawo poprosić o usunięcie dotyczących ich informacji w każdej chwili. W przypadku rozproszenia miejsc przechowywania informacji oraz braku stosownych procedur i rozwiązań pozwalających na kontrolowanie lokalizacji danych, może się to wiązać ze sporym wyzwaniem logistycznym – dodaje Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter.

Źródło: eRecruiter