Raport specjalny | IT@BANK 2022 – mis2 | Czy można lepiej zainwestować niż w oszczędność czasu pracy?

Dr inż. Bożena Skibicka
mis²

Na współczesnym rynku finansowym, jak nigdy dotąd, realizuje się olimpijskie motto: Citius, Altius, Fortius (Szybciej, Wyżej, Silniej). Konkurencja jest coraz silniejsza. Chcąc stawić czoło rywalom, potrzeba wciąż nowych pomysłów i innowacyjnych usług. Te zaś można osiągnąć jedynie dzięki niestandardowemu podejściu do klienta, uwzględniającemu w jak największym stopniu jego potrzeby. Dlatego bankowcy powinni możliwie najwięcej czasu poświęcać na prace koncepcyjne, opracowywanie nowych ofert i strategii sprzedaży. Muszą też dbać o rozwój relacji z klientami, które – zwłaszcza w przypadku bankowości spółdzielczej – decydują o przewadze na lokalnym rynku.

Kreowanie nowego podejścia wymaga od pracowników czasu, ale i aktualnej wiedzy, na ile efektywnie działa bank, gdzie w jego funkcjonowaniu pojawiają się słabe punkty, jak zmieniają się klienci i jak reagują na poszczególne oferty. Mając na głowie tyle odpowiedzialnych zadań, bankowiec po prostu nie może marnować czasu na wykonywanie sztampowych czynności. Zwłaszcza że większość z nich można zautomatyzować. Trzeba „jedynie” wdrożyć odpowiedni system informatyczny i nauczyć się zeń korzystać. System ten powinno się w pierwszej kolejności przygotować do działania w określonej organizacji. Należy wiedzieć, jak to zrobić, by w jak największym stopniu przejął on od użytkowników realizację codziennych czynności.

Podczas ostatniego Forum Liderów Banków Spółdzielczych mówiono wiele o potrzebie dzielenia się wiedzą z dobrych doświadczeń. W przypadku systemów IT, automatyzujących bankowe procesy, owa wymiana doświadczeń ma znaczenie szczególne. Banki spółdzielcze działają wszak w podobny sposób, pomimo iż różnice są dostrzegalne nawet w procesach backoffice’owych. Mają one jednakże na tyle nieistotny charakter, że dobrze opracowany model repozytorium dokumentów dla jednego banku można z powodzeniem przenieść do innego. Wdrożenie skonfigurowanego do działania banku spółdzielczego systemu obiegu dokumentów zajmuje średnio dwa miesiące, a może trwać nawet krócej, jeśli jest determinacja po obu stronach – dostawcy systemu i banku.

Jest jeden warunek: system musi być wcześniej odpowiednio skonfigurowany. A właśnie ta konfiguracja, jeśli robimy ją bez korzystana z dobrych praktyk kosztuje bardzo dużo pracy. Natomiast, jeśli system przygotuje się do używania w jednym banku, inny może z tej wiedzy skorzystać. To samo dotyczy aplikacji analitycznych. Wskaźniki do oceny ryzyka kredytowego, meldunku kredytowego lub depozytowego liczy się przecież tak samo w każdym banku. Wniosek? Uczmy się od siebie wzajemnie, korzystajmy z dobrych praktyk, inwestujmy w nowe, sprawdzone technologie. Jeśli zrobimy to mądrze, uwolnimy najcenniejsze zasoby, jakimi są pracownicy. Sama technologia ma znaczenie drugorzędne. Ważne, aby była nowoczesna i spełniała standardy, określone wymaganiami czasu. Najważniejsza jest wiedza, jak ową technologię dostosować do specyfiki pracy banku spółdzielczego w każdym obszarze.

Automatyzacja przynosi wiele korzyści – uwalnia czas pracowników merytorycznych, zwiększa ich efektywność, ale przede wszystkim podnosi jakość ich pracy.

Firma mis2 dysponuje niezbędnym doświadczeniem do wdrażania obiegu dokumentów dostosowanego do potrzeb banku spółdzielczego oraz aplikacji analitycznych, pokazujących stan banku oraz automatyzujących procesy raportowania, określania istotnych w zarządzaniu bankiem wskaźników, m.in. wskaźników pomagających podjąć decyzje w obszarze ryzyka kredytowego.

Bartosz Kublik
prezes zarządu Banku Spółdzielczego w Ostrowi Mazowieckiej:

Bez mądrego wykorzystania technologii nie bylibyśmy bankiem nowoczesnym, bezpiecznym, oferującym klientom stały dostęp do różnorakich kanałów kontaktu. Nowoczesne rozwiązania IT, w tym analityczne, w które stale inwestujemy, pozwalają oszczędzać cenny czas, który możemy poświęcić na budowanie klientocentrycznej kultury organizacyjnej banku. Pracownicy muszą mieć czas na działania dla klientów i z klientami, zaś inwestycja w nowoczesne technologie to ułatwia bądź wręcz umożliwia. Nie ma lepszej inwestycji niż w rozwiązania zmniejszające obciążenie pracowników czynnościami, w których zastąpić ich może system informatyczny, jak choćby w przypadku stałego monitorowania ryzyka kredytowego.

Dziś nie wyobrażam sobie pracy bez nowoczesnej analityki biznesowej, takiej, którą otrzymaliśmy wraz z aplikacją Oko Prezesa. Pozwala ona oceniać efektywność działania banku na bieżąco, eliminuje błędy popełniane przy wprowadzaniu danych do arkuszy kalkulacyjnych.

Analityka zawarta w funkcjonalności aplikacji istotnie wspiera proces zarządzania. Do niedawna zmorą zarządów było silosowe podejście, w którym informacje o różnych obszarach banku były oddzielone od siebie, znajdowały się w różnych miejscach. To bardzo utrudniało zdobycie całościowej wiedzy o funkcjonowaniu organizacji. Ważne, żeby funkcjonujące w banku systemy informatyczne integrować i umieć wyciągać z nich potrzebne informacje. Same systemy analityczne powinny być proste w obsłudze i mieć intuicyjny interfejs.

Dzisiejszy bank to wiele systemów, usprawniających prace w różnych obszarach. Należy zintegrować wszystkie informacje tak, by dostęp do nich był łatwy i intuicyjny. Ideałem jest jeden system, który integruje wszystko, pomagając tworzyć syntezy i wyciągać wnioski. Takie aplikacje, jak Oko Prezesa, działając w czasie rzeczywistym, pozwalają dostrzegać codziennie efekty pracy całego zespołu. Umożliwia to natychmiastowe reagowanie na niepożądane zjawiska, o których dowiadujemy się natychmiast, a nie po zakończeniu kwartału.

Norbert Klimek
prezes zarządu Banku Spółdzielczego w Lipce:

Zakres regulacji, mających zastosowanie wobec współczesnych banków, także tych działających na lokalnym rynku, jest trudny do wyobrażenia dla przeciętnego obserwatora. Co więcej, liczba nowych ustaw, rozporządzeń czy rekomendacji nadzorczych rośnie lawinowo. Przekłada się to na mnogość dokumentów, tworzonych i krążących po banku. Jeśli dana instytucja funkcjonuje w modelu tradycyjnym, korzystając głównie z dokumentów papierowych, to coraz trudniej jest nad nimi zapanować, nie wspominając nawet o ilości czasu, jaki trzeba poświęcić na ich szukanie i kompletowanie. Do tego dochodzą jeszcze inne kategorie dokumentów, jak choćby operacyjne czy finansowe.

W przypadku naszego banku dopiero szybko i sprawnie wdrożony, dostosowany do naszych potrzeb system obiegu dokumentów pozwolił nam sprawnie zarządzać dokumentami i uwolnił czas, tak potrzebny na prace stricte merytoryczne. Z naszej strony inwestycja w ten system była bardzo dobrą decyzją i żałuję, że nie zrobiliśmy tego wcześniej.

W tym kontekście mogę z czystym sumieniem zarekomendować lokalnym instytucjom finansowym, by nie wahały się zainwestować w sprawdzone rozwiązania informatyczne, dopasowane do specyfiki działania banków spółdzielczych. Aby zapoznać się z takim wdrożeniem i rozlicznymi korzyściami, jakie ono generuje na co dzień, zapraszam do siebie. W krótkim czasie wdrożyliśmy dobrze przygotowany system do obiegu dokumentów, który uprzednio sprawdził się w innym banku spółdzielczym. Dzięki niemu dzisiaj jesteśmy w stanie pracować efektywniej, popełniamy zdecydowanie mniej błędów, mamy więcej czasu na prace merytoryczne, a przede wszystkim na kontakty z klientami.

Katarzyna Wencek
prezes zarządu Banku Spółdzielczego w Miliczu:

Automatyzacja pracy zdecydowanie podniosła jej efektywność. Pracujemy szybciej, sprawniej, popełniamy mniej błędów. Wdrożenie kosztowało nas bardzo dużo wysiłku, ale w przeważającej większości był to czas poświęcony na usprawnienie wewnętrznych procesów, w tym zidentyfikowanie i wyeliminowanie wąskich gardeł. To jest duża wartość dodana – przed wdrożeniem trzeba przejrzeć procesy, dopiero po ich zmodyfikowaniu należy je implementować w systemie informatycznym. Wdrożone systemy nie tylko zwiększyły efektywność pracy, ale stały się narzędziem dalszego usprawniania, w tym motywowania pracowników do szukania usprawnień i pomysłów na dalszą automatyzację. Nie wyobrażam sobie dzisiaj pracy w tradycyjnym systemie, czy to papierowym, czy excelowym.

Moim patentem na sukces, niezależnie od okoliczności zewnętrznych, jest sprawne zarządzanie, które z kolei wymaga dobrej znajomości naszej organizacji i jej otoczenia. Dzisiaj nie da się szybko posiąść niezbędnej wiedzy bez wykorzystywania nowoczesnych rozwiązań informatycznych – aplikacji analitycznych, które na bieżąco pokazują, jak działa bank i trendy w jego otoczeniu. Ważne, by prezentowały je na bieżąco, a nie na koniec kwartału czy nawet miesiąca.

Bez narzędzi dostarczających aktualne dane o sytuacji banku i zmieniającym się otoczeniu nie można być konkurencyjnym na obecnym rynku. Oko Prezesa jest aplikacją, która dostarcza informacje, jak działa bank, odzwierciedla efektywność pracy oddziałów, jak i poszczególnych pracowników banku, pokazuje na bieżąco, jak realizujemy plan sprzedaży, jakich mamy klientów, w jakich grupach wiekowych, skąd oni pochodzą i z których oferowanych przez nas produktów korzystają najchętniej.

Dziś, jak nigdy dotąd, potrzebne są inwestycje w nowoczesne technologie. Rzecz w tym, że ważniejsza od wyboru technologii czy konkretnej aplikacji jest wiedza dostawcy, jak oferowaną aplikację wdrożyć w naszych warunkach, tak by pracowała efektywnie w banku spółdzielczym.