Kto może prowadzić wynajęty samochód ‒ warto sprawdzić, jakie formalności trzeba spełnić

Wakacje w pełni. W tym roku wyjątkowo chętnie podróżujemy samochodem, a na długiej trasie kierowca potrzebuje zmiennika.

Nie zawsze też rodzina może wyruszyć na wakacje w pełnym składzie.

Stąd pojawia się wątpliwość: czy wynajęte auto może prowadzić moja żona, mój partner albo znajomy?

Ważna kwestia

‒ To jedno z podstawowych pytań, jakie zadają nam użytkownicy przed podpisaniem umowy wynajmu. Temat jest szczególnie aktualny w okresie wakacji ‒ przyznaje Jacek Wierzbicki, starszy specjalista ds. operacji w Carsmile.

O możliwość użyczania auta pytają zarówno osoby, które wynajmują pojazd na cele prywatne, jak i klienci korzystający z wynajmu w celach służbowych.

W tym drugim przypadku sprawa jest podwójnie złożona, bo z jednej strony mamy rodzinę przedsiębiorcy, która chce mieć dostęp do auta, a z drugiej jego pracowników, którzy potrzebują samochodu, aby wypełniać swoje obowiązki zawodowe

Różne standardy na rynku

‒ Na rynku nie ma jednolitych standardów, jeśli chodzi o zasady użyczania pojazdów. Poszczególne firmy regulują to w różny sposób, choć widać, że generalne podejście jest bardzo elastyczne i nie należy się spodziewać problemów ‒ ocenia Jacek Wierzbicki.

Informacje o formalnościach związanych z użyczeniem powinny znajdować się w umowie lub regulaminie usługi. Jednak z uwagi na fakt, że zapisy te nie zawsze są precyzyjne i łatwe do znalezienia, analitycy Carsmile, zapytali firmy, z którymi platforma współpracuje, o konkretne wymogi i formalności, jakie należy spełnić, aby móc bez obaw powierzyć wynajęty samochód pracownikowi czy partnerce.

Co ważne, analitycy zajęli się wyłącznie kwestią nieodpłatnego użyczenia. Podnajem, czyli działalność zarobkowa polegająca na wynajmie pojazdów, to zupełnie inny temat i tu obostrzenia są daleko idące.

W analizie nie uwzględniono ponadto kwestii podatkowych związanych z użyczeniem.

Czytaj także: Wynajem długoterminowy samochodów coraz bardziej popularny

Pełna swoboda

Najbardziej elastyczne podejście do użyczenia przedstawiły firmy Alphabet i Arval, które zadeklarowały brak jakichkolwiek ograniczeń i formalności związanych z udostępnianiem wynajętego pojazdu osobom trzecim.

Oznacza to, że użytkownik, który podpisał umowę wynajmu (Alphabet obsługuje tylko firmy, a Arval ma ofertą zarówno dla konsumentów, jak i przedsiębiorców), sam decyduje o tym, kto może jeździć samochodem.

Użyczenia nigdzie się nie zgłasza, nie ma też z tego tytułu żadnej opłaty. Jedyne o czym trzeba pamiętać, to odpowiedzialność za ewentualne szkody, która zawsze spoczywa na wynajmującym, niezależnie od tego, kto prowadził pojazd.

Potrzebna zgoda

Żadnych ograniczeń formalnych związanych z użyczeniem nie ma też platforma Carsmile (w umowach zawieranych na własny rachunek, firma działa też jako pośrednik). Koniecznej jest jednak uzyskanie zgody platformy na użyczenie pojazdu. Trzeba w tym celu przesłać na adres bok@carsmile.pl dane osobowe kierowcy (numer prawa jazdy, kategoria, nr dowodu osobistego i PESEL).

‒ Nigdy jeszcze się nie zdarzyło, aby taka zgoda nie została wydana ‒ informuje Jacek Wierzbicki.

Firma nie pobiera z tytułu użyczenia żadnych opłat. I stosuje te same zasady w przypadku klientów firmowych oraz osób wynajmujących samochody na cele prywatne.

Mogą pojawić się opłaty

Kolejnym przykładem firmy o dość elastycznym podejściu jest MasterLease, obsługujących klientów firmowych i prywatnych. O ile nie ma tu jednak żadnych przeszkód formalnych ‒ kto może, a kto nie może korzystać z samochodu, to pojawiają się pewne ograniczenia natury finansowej.

Jeżeli z samochodu miałaby korzystać osoba spoza najbliższej rodziny wynajmującego i jego gospodarstwa domowego, wówczas firma naliczy opłatę 300 zł. Podobnie będzie w przypadku zgody na korzystanie z samochodu przez pracownika firmy, przy czym tu może być jeszcze naliczona dodatkowa opłata przez ubezpieczyciela, wynosząca od 150 do nawet 2000 zł.

Użyczenie samochodu wynajętego w MasterLease trzeba zgłosić mailowo na specjalnym formularzu na adres administracja@masterlease.pl.

Czytaj także: Samochód w firmie, korzystne rozstrzygnięcie sądowe

Ograniczony krąg osób

Z pewnymi ograniczeniami dotyczącymi kręgu osób, którym można użyczyć wynajęty samochód spotkamy się natomiast w firmie Athlon (obsługuje wyłącznie klientów firmowych).

Zgodnie z regulacjami tej firmy, auto może prowadzić tylko osoba z bliskiej rodziny wynajmującego lub partner/partnerka, jak również pracownik, którego wiąże z wynajmującym umowa o pracę, zlecenie lub inna.

Aby taka osoba mogła kierować pojazdem, konieczne jest sporządzenie upoważnienia zawierającego dane osobowe i przesłania go na adres cm.poland@athlon.com.   

Upoważnienie trzeba wozić w samochodzie. Z tytułu użyczenia nie są za to pobierane żadne opłaty.

Wyjazd zagraniczny

Wybierając się w podróż wakacyjną należy pamiętać o jeszcze jednej ważnej rzeczy, tj. o sprawdzeniu, jak firma wynajmująca podchodzi do kwestii związanych z przekraczaniem granicy.

Wyjazd za granicę będzie najprawdopodobniej wymagał zgłoszenia go firmie wynajmującej ‒ jednorazowo bądź długoterminowo. Formalności są różne dla krajów wewnątrz i poza granicami UE.

Czytaj także: Tylko we Francji rośnie sprzedaż samochodów