Koncept-L: Kody kreskowe wkraczają do banków

Niektóre osoby lubią czuć w palcach powagę zawieranego zobowiązania, bowiem takowe ma dla nich dodatkową wartość – dokumentacja elektroniczna tego nie daje.

Dotyczy to jednak dokumentów o dużej randze, ponieważ co do zasady dokumentacja papierowa posiada sporo ograniczeń wynikających z konieczności prawidłowego archiwizowania, przechowywania i zabezpieczania. Te wszystkie czynniki sprawiają, że trudno jest zachować równocześnie łatwość dostępu i wyszukiwania podpisanych umów. Rozwiązaniem tej sytuacji jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, opartego na wykorzystaniu kodów kreskowych. Powiązanie ich z papierowym dokumentem (poprzez nadruk, naklejkę) pozwala na łatwe śledzenie ich drogi poprzez wszystkie etapy procesu. Umożliwia zatem sprawdzenie, ile dany dokument „spędził czasu” u konkretnego pracownika, w krytycznym zaś przypadku zagubienia, łatwo odszukać ostatnią osobę, która się nim zajmowała. To rozwiązanie daje takie korzyści, jak: zwiększenie efektywności pracy, lepszą jakość obsługi interesantów, niższe koszty funkcjonowania placówek.

Idąc dalej, możemy zdecydować się na przechowywanie całej dokumentacji papierowej (bądź jej cyfrowej kopii) „w chmurze”. Urządzenia z funkcją OCR (Optical Character Recognition, pol.: optyczne rozpoznawanie znaków), np. skanery firmy Brother DS-820W, posiadają funkcję zamiany znaków na edytowalny tekst, który to następnie zapisywany jest w elektronicznym archiwum, umożliwiającym szybki dostęp do danych dokumentów czy nawet ich odtworzenie w przypadku utraty. Jedna szafa serwerowa może zastąpić tysiące segregatorów i w wymierny sposób przyczynić się do oszczędności miejsca, zwiększenia mobilności i optymalizacji procesów.

Ale to nie koniec rewolucji związanych z kodami kresowymi. Już niedługo wkroczą do przestrzeni, która wydawała się bardzo odległa i kojarzy się z tradycją oraz niezmiennością.

Czy można sobie wyobrazić coś bardziej tradycyjnego, niezachwianego i konkretnego niźli gotówka? Już od 1 stycznia 2021 r. Narodowy Bank Polski wprowadzi standard logistyczny GS1 do transportu gotówki w bankach i na Poczcie Polskiej. We wszystkich transferach pieniężnych, które będą „wpływały” bądź „wypływały” ze skarbców NBP zastosowane zostaną kody kreskowe. Wymusi to na innych podmiotach funkcjonujących na rynku adaptację do nowej rzeczywistości i przygotowanie się do „obsługi” kodów. Będzie to związane z inwestycjami w zakup urządzeń do rozwiązań automatycznej identyfikacji, takich jak: drukarki etykiet, terminale danych, czytniki kodów i punkty dostępu oraz w przystosowanie systemów komputerowych do nowych wymogów..

Tak, jak zarządzenie 19/2016 NBP dotyczące sposobu przeliczania, sortowania, pakowania banknotów i monet wprowadziło rewolucję w bankach, firmach CIT (Cash in Transport), tak samo wprowadzenie standardu logistycznego GS1 w transporcie gotówki będzie wymagało przemyślanego przygotowania się do rzeczywistości kodów kreskowych, z którą to rozpocznie się rok 2021. W związku z tym warto bliżej przyjrzeć się możliwościom, jakie niesie ze sobą zastosowanie kodów kreskowych i systemów automatycznej identyfikacji, a będąc świadomym co do ich korzyści, należałoby rozważyć wprowadzenie tej nowej technologii w swoich przedsiębiorstwach.

O tym, jak znaczące oszczędności generuje implementacja kodów kreskowych, może poświadczyć przykład jednej z firm CIT działającej na terenie Stanów Zjednoczonych, która to po wprowadzeniu standardu logistycznego GS1 osiągnęła następujące wyniki:

• redukcja błędów ludzkich o 95%,
• zmniejszenie liczby nadgodzin o 21%,
• wzrost efektywności tras konwojów o 18%,
• redukcja obciążeń obsługi klienta o 47%,
• redukcja czasu przejmowania gotówki na „śluzie” o 66%. Źródło: „Cash Visibility Projekt 2016” Davis Bancorp

W związku z powyższym, planów NBP nie należy postrzegać jako zagrożenie, ale jak ogromną szansę dla banków. Spójny system oznaczania, cyfryzacji informacji na pierwszym etapie transportu, możliwość śledzenia pakietów wartościowych w trybie online, sprawniejsze przekazywanie i odbieranie gotówki, redukcja błędów ludzkich to tylko część korzyści wynikających z zastosowania tej technologii.

Te zmiany oraz ingerencje w systemy komputerowe dadzą możliwość poszerzenia usprawnień, związanych z automatyczną identyfikacją i optymalizacją procesów. Realizacja nowych wymagań stawianych przez bank centralny i związane z tym przystosowanie otoczenia informatycznego zapewnią sposobność do weryfikacji efektywności procesów w banku. Zadania, do realizacji których został stworzony kilka lat temu projekt funkcjonalny systemu informatycznego, obecnie może nie dawać już możliwości dalszego płynnego rozwijania i dostosowania do nowych technologii, takich jak Auto ID.

Przykładowe rozwiązania opisane powyżej, jeszcze kilka lat temu nie działały sprawnie (np. technologia OCR) lub też ich zastosowanie związane było z poniesieniem wysokich kosztów wyposażenia. Doskonale odzwierciedla to przykład takich urządzeń, jak: czytniki kodów czy terminale danych. Większe zapotrzebowanie rynku wyzwoliło efekt skali u producentów, co pozwala optymalizować koszty i obniżać jednostkową cenę urządzenia. Pojawianie się na rynku nowych dostawców rozwiązań i tym samym walka o klienta, wymusiła złagodzenie polityki cenowej oraz możliwość wyboru np. terminali danych w przystępnej cenie. Klient, mając komfort weryfikacji ofert takich producentów, jak: Argox, Brother, CipherLab, Godex, Zebra, jest w stanie dopasować rozwiązanie do własnych potrzeb i możliwości finansowych. Każdy z producentów oferuje sprzęt w różnych klasach, co ma odzwierciedlenie w cenie, a jakość ich wykonania, zakres funkcjonalności i żywotność zwiększają się wraz z pojawieniem się nowych modeli.

Sferą fundamentalną dla banków jest bezpieczeństwo. Szybka i pewna identyfikacja osób, czy to klientów, czy też pracowników posiadających dostęp do poszczególnych stref w budynkach, zagwarantuje jego odpowiedni poziom. Pomocne jest tutaj zastosowanie plastikowych kart identyfikacyjnych, wyposażanych w tagi RFID (technologia oparta na pasywnych tagach, wzbudzanych poprzez pole radiowe; tag odczytywany jest poprzez zbliżenie do czytnika). To rozwiązanie uniemożliwia powielenie taga i podrobienie karty. Oprócz rozwiązania radiowego możemy również wykorzystać zabezpieczenie optyczne w postaci np. hologramu na karcie (wykonanego np. za pomocą drukarek Zebra: ZXP 7, ZXP 9), czy też dodatkowego przetłoczenia na karcie, pozwalającego odróżnić, za pomocą dotyku, oryginał od fałszywki (takie rozwiązanie proponuje drukarka Entrust Datacard SD460).

Technologie Auto ID otaczają nas w coraz szerszym zakresie i potrafią w znaczący sposób ułatwić identyfikację osób, umożliwić kontrolę przepływu dokumentów, uzyskać informację w trybie online o lokalizacji danego pisma czy też osoby. Kwestią kluczową jest jednak możliwość przyspieszenia procesów i oszczędności czasu, który to pracownicy mogą wykorzystać do realizacji innych zadań. W bankach jest gros zadań, które można ograniczyć dzięki zastosowaniu automatycznej identyfikacji czy też botów – programów wykonujących pewne czynności w zastępstwie człowieka. Pozwoli to alokować część zasobów ludzkich do zadań związanych z obsługą klienta, gdzie wiedza, doświadczenie oraz indywidualne podejście do interesanta są niezastąpione. A takie zmiany, w ostatecznym rozrachunku, z pewnością przyniosą dodatkowe zyski w postaci większej liczby zadowolonych klientów.