Dane pracownicze w chmurze zamiast w wilgotnym archiwum

Zgodnie z raportem sprzed roku, aż 48 proc. akt pracowniczych w Polsce było gromadzonych wyłącznie w formie papierowej, a 41 proc. w formie częściowo elektronicznej.

Do końca 2018 r. każda firma miała obowiązek przechowywania całej dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej aż przez 50 lat.

Ostre regulacje od stycznia 2020

1 stycznia 2020 r. w życie weszły zaostrzone regulacje dotyczące archiwizacji tego typu dokumentów. Dotyczą one m.in. obowiązku zachowania odpowiedniej temperatury i wilgotności w pomieszczeniach, w których są przechowywane.

Za codzienną kontrolę i rejestrację tych parametrów odpowiada pracodawca. Dokumenty muszą być również dobrze zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych.

Dla większości pracodawców proces wdrożenia e-teczek wydawał się skomplikowany, żmudny, czasochłonny i wymagający licznych konsultacji prawnych

Inna, bardzo istotna i wprowadzona jeszcze w ubiegłym roku zmiana dotyczy z kolei konieczności podziału wszystkich akt osobowych na cztery, a nie, jak to było wcześniej na trzy, części.

 – Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, akta pracownicze mogą być gromadzone w formie elektronicznej – mówi Agnieszka Wolszczak, Dyrektor HR w Europie Środkowej w Iron Mountain.

Covid-19 zmienia podejście firm do archiwizacji dokumentów pracowniczych

-Dokumenty pracowników, którzy rozpoczęli pracę po 1 stycznia 2019 r., trzeba przechowywać przez okres 10 lat. Dla zatrudnionych przed tym okresem istnieje co prawda nadal obowiązek 50 lat, ale w przypadku osób wykonujących pracę od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. czas ten można również skrócić do 10 lat. Warunkiem niezbędnym jest jednak złożenie wcześniej specjalnych raportów informacyjnych do ZUS – dodaje Agnieszka Wolszczak.

Pandemia koronawirusa udowodniła, jak ważne i cenne jest to, by działy kadrowe miały bezproblemowy dostęp do dokumentacji pracowniczej z każdego miejsca z dostępem do Internetu

Mimo że elektroniczna forma prowadzenia akt osobowych pracowników została prawnie dopuszczona już w ubiegłym roku, to do marca bieżącego roku niewiele firm zdecydowało się skorzystać z takiej możliwości.

Dla większości pracodawców proces wdrożenia e-teczek wydawał się skomplikowany, żmudny, czasochłonny i wymagający licznych konsultacji prawnych.

Podejście to zmieniła dopiero pandemia koronawirusa, która udowodniła, jak ważne i cenne jest to, by działy kadrowe miały bezproblemowy dostęp do dokumentacji pracowniczej z każdego miejsca z dostępem do Internetu.

W efekcie liczba wydanych certyfikatów kwalifikowanych umożliwiających zmianę dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej na wersję elektroniczną wzrosła w ciągu ostatniego roku o około 100 tys., czyli o 17 proc. i wynosi obecnie ponad 600 tys.

Usługi firm zewnętrznych

Z pomocą firmom w digitalizacji akt kadrowych przyszły zewnętrzne przedsiębiorstwa specjalizujące się w tej dziedzinie. Są one w stanie wspomóc każdą instytucję w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą.

Korzystając z usług takich podmiotów, można zlecić im m.in. digitalizację tradycyjnych dokumentów, audyt zgodności z prawem czy ich archiwizację.

Cyfryzacja dokumentów kadrowych oznacza dla każdej firmy sporo korzyści

Przykładem rozwiązań dostępnych na rynku może być tzw. wirtualna teczka HR, która ułatwia zarówno sam proces zarządzania aktami pracowniczymi, jak i ich późniejszą archiwizacją w momencie ustania stosunku pracy.

– Przechowywanie akt pracowniczych ulega ciągłym zmianom legislacyjnym – mówi Agnieszka Wolszczak i dodaje:

– Wiele z tych modyfikacji, jak np. Pracownicze Plany Kapitałowe, generuje wzrost liczby dokumentów w firmach. Bardzo ważne jest także to, że po określonym w przepisach koniecznym okresie przechowywania dokumentacji kadrowej, pracodawca ma bezwzględny obowiązek ich zniszczenia w czasie 12 miesięcy i w odpowiedni sposób.

Cyfryzacja dokumentów kadrowych oznacza dla każdej firmy sporo korzyści. Jest to m.in. zmniejszenie liczby dokumentów, odciążenie działów HR, a także zachowanie całkowitej zgodności akt pracowników z obowiązującymi przepisami, w tym z RODO.

Pracownicze e-teczki muszą być również starannie zabezpieczone, by nie dostały się w niepowołane ręce. Jest to łatwiejsze i tańsze niż zabezpieczanie dokumentów w tradycyjnej wersji papierowej.

Tytuły, lead, śródtytuły i skróty pochodzą od redakcji aleBank.pl