Cash logistics – wyzwania i perspektywy rozwoju

Mając na uwadze raport McKinsey pt. „Attacking the cost of cash” możemy przyjąć, że Polska znajduje się w koszyku państw będących na początku transformacji cyfrowej i udział transakcji bezgotówkowych dochodzi do 25% (dane z 2016r). Wyraźnie zauważalny jest wzrost relacji transakcji bezgotówkowych do gotówkowych.

Z drugiej strony fakty nie są tak oczywiste, ponieważ  analizując ostatnie doniesienia NBP[1] o wartości pieniędzy w obiegu w Polsce, dowiadujemy się, że wciąż jest tendencja wzrostowa. Dane z ostatniego Raportu NBP[2] wyraźnie to prezentują: według stanu na 31 grudnia 2017 r. wartość gotówki wyniosła 198,4 mld zł, co świadczy o wzroście o 5,9% w stosunku do 2016, a w 2018 przekroczyła 200 mld zł.

Należy zastanowić się co jest tego przyczyną, że wartość gotówki na rynku jest tak duża
i dlaczego transakcje gotówkowe stanowią tak istotny element transakcji w ogóle na rynku.

Otóż zapewne jedną z głównych przyczyn jest wzrost gospodarczy (nie tak intensywny, ale wciąż postępujący), kolejną to przyzwyczajenie części społeczeństwa do gotówki – jej posiadania, czy płacenia, szczególnie w przypadku niskokwotowych transakcji.

Inną ważna przyczyną jest spora grupa pracowników zza wschodniej granicy (niektóre media podają, że w Polsce jest ponad 1 mln Ukraińców) i posługiwanie się przez nich często środkiem płatniczym w formie gotówki.

[1] Prezentacja Dyrektor Departamentu Emisyjno – Skarbcowego (DES), P. Barbary Jaroszek podczas Kongresu Obsługi Gotówki w 2019r.

[2] NBP, Raport o obrocie gotówkowym w Polsce w 2017r, Warszawa 2018.

Należy przypuszczać, że jeszcze przez wiele lat obrót gotówkowy będzie ważnym elementem kosztowym dla graczy rynkowych biorących udział w obrocie gotówkowym w Polsce.

Szacuje się, że 5 do 10% kosztów operacyjnych banków stanowią koszty obsługi gotówki. W związku z tym bardzo istotne są odpowiednie rozwiązania na  poziomie zarządczym i operacyjnym umożliwiające optymalizację procesów związanych z obrotem gotówki.

Receptą może być ustandaryzowanie procesów związanych z cash logistics. Cóż kryje się pod tym pojęciem?

Jest to cały obszar procedowania gotówki: jej sortowania, przeliczania, składowania w skarbcach, przemieszczania, aż po konwojowanie wraz z równoległym przepływem informacji o tejże gotówce pomiędzy uczestnikami obrotu gotówkowego – bankami, firmami CiT (Cash in Transit), instytucjami finansowymi i sieciami detalicznymi.

Jednak, aby móc osiągnąć korzyści w tym zakresie konieczne jest by cały łańcuch dostaw związany z cyklem obrotu gotówki posługiwał się ujednoliconymi standardami. Powinny one dotyczyć zarówno identyfikacji, komunikacji, a także procesów związanych z fizyczną obsługą gotówki.

Od kilku lat NBP dostrzega potrzebę optymalizacji obrotu gotówkowego, szczególnie w obszarze przemieszczeń gotówki i automatyzacji czynności z tym związanych. Widać to wyraźnie w wypowiedziach decydentów Departamentu Emisyjno – Skarbcowego, którzy podkreślają  konieczność wyjścia uczestników rynku poza branżowe / sektorowe patrzenie na korzyści osiągane w ramach obecnego modelu.

Dyrektor DES w NBP podkreśla rolę banku centralnego jako katalizatora zmian dla całego rynku obrotu gotówkowego, które mają na celu: bezpieczeństwo, odpowiednią jakość gotówki i standaryzację.

Podobne stanowisko mają inne banki centralne w Europie, które coraz częściej wychodzą naprzeciw rynkowi obrotu gotówki, zapraszając do współpracy i wypracowywania wspólnych rozwiązań.

Przykładem jest inicjatywa zrzeszająca banki centralne, organizacje krajowe GS1 i inne podmioty uczestniczące w obrocie gotówkowym. Oprócz głównego celu, którym jest wdrażanie standardów GS1 w zakresie ujednolicenia znakowania opakowań z gotówką i wymiany ustandaryzowanych komunikatów elektronicznych, ta inicjatywa europejska stara się poszukiwać potencjalnych nowych obszarów usprawnień w obrocie gotówką.

Główni gracze tego sektora, a więc banki i CiTy dążą do ciągłego usprawniania procesów związanych z obrotem gotówką, wykorzystując do tego różne narzędzia i rozwiązania.

Wdrażanie standardów GS1, poprzez zastosowanie kodów kreskowych i komunikatów elektronicznych, z pewnością przyczynia się do redukcji kosztów, chociażby poprzez:

• redukcję manualnego wprowadzania danych – automatyzacja procesu,
• możliwość wyeliminowania niektórych ręcznych czynności, szczególnie w operacjach związanych z wydawaniem i przyjmowaniem gotówki,
• zwiększoną dokładność danych,
• eliminację części dokumentacji papierowej,
• możliwość śledzenia statusu przesyłek pomiędzy uczestnikami łańcucha obrotu gotówki,
• widoczność zasobów gotówki w skarbcu – szybsza inwentaryzacja.

Jednak to oczywiście nie wszystko, a raczej jeden ze środków do osiągnięcia znacznie większych korzyści. Wato zwrócić uwagę na Lean Management czy Lean Logistics, które z pewnością mogą znacząco pomóc w logistyce gotówki.

Wśród korzyści jakie niesie za sobą Lean można wymienić:

• optymalizacja procesów zarządzania gotówką,
• usprawnienie metod prognozowania potrzeb gotówkowych,
• optymalizacja sieci dystrybucji,
• wydajniejsze planowanie tras konwojentów.

Jest to tylko część korzyści, które bezpośrednio wpływają na redukcję kosztów działalności podmiotów biorących udział w obrocie gotówki. Z perspektywy banków czy CiTów z pewnością wdrażanie kultury Lean w swoich organizacjach nie jest obce, natomiast warto by tego typu projekty realizować pod okiem fachowców.

Na polskim rynku jest wiele firm doradczych mających w swoim portfolio projekty opartego o rozwiązania Lean zakończone sukcesem, które miały na celu właśnie optymalizację procesów.

Jednak przy wyborze odpowiedniego dostawcy tego typu usług, należy zwrócić uwagę czy zawsze bierze odpowiedzialność za wdrażane zmiany, czy jego rola kończy się tylko na wskazaniu usprawnień bez ich implementacji i nadzoru.

Obszar cash logistics charakteryzuje się dużym potencjałem usprawnień, w odniesieniu do procesów w nim zachodzących. Banki i CiTy szukając kosztów operacyjnych w obrocie gotówki mogą obecnie korzystać z wielu rozwiązań i narzędzi.

Kierunkiem zapewniającym optymalizację tego obszaru, a więc również redukcję kosztów jest szczupłe zarządzanie (Lean Management), a także wykorzystanie standardów identyfikacyjnych i komunikacyjnych, które stosowane przez wszystkich uczestników obrotu gotówkowego przynoszą korzyści każdemu z osobna.