Bankowość i finanse | System Dokumenty Zastrzeżone | Uszczelnianie procesów KYC i AML z wykorzystaniem Systemu DOKUMENTY ZASTRZEŻONE oraz Rejestru Dokumentów Paszportowych

Rozwiązania takie, w tym w szczególności te oparte na sztucznej inteligencji, wymagają coraz więcej informacji pochodzących z różnorodnych źródeł, aby móc prawidłowo realizować stawiane przed nimi zadania. Z drugiej strony, mnogość wykorzystywanych przez instytucje systemów oraz nieustanna presja czasowa na podjęcie właściwych decyzji biznesowych determinują konieczność automatyzacji istniejących procesów i poszukiwania rozwiązań agregujących potrzebne dla tych procesów informacje najlepiej w jednym miejscu. System DOKUMENTY ZASTRZEŻONE (DZ) jest jednym z takich rozwiązań, które oprócz swojej tradycyjnej funkcji dotyczącej zastrzegania dokumentów agreguje dodatkowo informacje pozyskiwane z Systemu Rejestrów Państwowych, wspierając tym samym zarówno procesy KYC (Know Your Customer), jak i działania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML).

W chwili obecnej, w jednym narzędziu, w sposób automatyczny, instytucje finansowe otrzymały unikatową możliwość zarówno zastrzegania dokumentów tożsamości (w tym również mDowodu), jak i dostępu oraz weryfikacji klientów w Rejestrze PESEL, Rejestrze Dowodów Osobistych, Rejestrze Zastrzeżeń Numerów PESEL, a od 1 stycznia br. również w Rejestrze Dokumentów Paszportowych (RDP).

Nowe możliwości dzięki Rejestrowi Dokumentów Paszportowych

Rejestr Dokumentów Paszportowych jest jednym z Systemu Rejestrów Państwowych, który służy do prowadzenia spraw związanych z wydawaniem i unieważnianiem dokumentów paszportowych umożliwiającym weryfikację paszportów polskich – tj. paszportu (zwykłego), paszportu tymczasowego, paszportu dyplomatycznego i paszportu służbowego Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Dzięki jego integracji z Systemem DZ banki mogą szybko i automatycznie potwierdzać, czy przedstawiony przez klienta dokument rzeczywiście istnieje i jest ważny. Biorąc pod uwagę, że istniejące procedury bankowe dopuszczają możliwość sprawdzenia tożsamości naszych klientów w oparciu o paszport polski, tego typu weryfikacja odgrywa kluczową rolę przy nawiązywaniu relacji z nowymi klientami, udzielaniu kredytów czy otwieraniu rachunków, a także w sytuacjach podejrzenia wykorzystania tożsamości w sposób niezgodny z prawem.

Automatyzacja zapytań do rejestru nie tylko przyspiesza procesy decyzyjne, ale także znacząco ogranicza ryzyko błędów operacyjnych. Weryfikacja dokumentów odbywa się bez konieczności angażowania pracownika na każdym etapie, co przekłada się na większą efektywność i bezpieczeństwo operacyjne.

Integracja i formalności

Proces uzyskania dostępu do RDP jest przejrzysty. Wymaga złożenia wniosku do Ministerstwa Cyfryzacji i uzyskania decyzji administracyjnej, podpisania umowy dodatkowej do Systemu DZ oraz wskazania użytkowników uprawnionych do korzystania z rejestru. Banki, które zdecydują się na pełną automatyzację, mogą również przeprowadzić integrację RDP ze swoimi systemami dziedzinowymi. Dostęp do RDP jest odpłatny i funkcjonuje na zasadach analogicznych do tych, które obowiązują przy korzystaniu z Rejestru PESEL oraz Rejestru Dowodów Osobistych.

System DZ – znacznie więcej niż paszporty

Rejestr Dokumentów Paszportowych to tylko jedna z funkcjonalności dostępnych w ramach Systemu DZ. Instytucje finansowe mają możliwość korzystania również z innych baz danych, których znaczenie w kontekście bezpieczeństwa i zgodności z przepisami rośnie z roku na rok.

Jednym z istotnych elementów Systemu Dokumenty Zastrzeżone jest dostęp do Rejestru Zastrzeżeń Numerów PESEL. Zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 2023 r., nałożony został na banki każdorazowy obowiązek weryfikacji istnienia (bądź nie) zastrzeżenia numeru PESEL przed zawarciem umowy na prowadzenie rachunku bankowego, udzieleniem kredytu, pożyczki lub leasingu, wydaniem karty kredytowej lub dokonaniem wypłaty gotówkowej powyżej określonego w ustawie limitu. Jednocześnie zawarcie umowy kredytu lub pożyczki bez przeprowadzenia stosownej weryfikacji będzie niosło za sobą negatywne konsekwencje dla instytucji finansowych w postaci niemożności dochodzenia ewentualnych roszczeń przeciwko konsumentowi ani zbycia wierzytelności z zawartej umowy. To oznacza, że ta funkcjonalność weryfikacji istnienia zastrzeżenia PESEL stała się dla sektora bankowego krytyczna.

System DZ zapewnia także dostęp do Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności, tj. Rejestru PESEL, umożliwiającego weryfikację, czy osoba rzeczywiście istnieje i żyje, oraz czy dane podane przez klienta są zgodne z informacjami zawartymi w rejestrze. To skuteczna bariera dla prób podszywania się pod osoby zmarłe lub wykorzystywania fikcyjnych tożsamości.

Z kolei Rejestr Dowodów Osobistych jest rejestrem centralnym, służącym do prowadzenia spraw związanych z wydawaniem i unieważnianiem dowodów osobistych, który pozwala na szybką ocenę, czy prezentowany przez osobę dowód został faktycznie wydany, czy jest aktualny i należy do osoby, która się nim posługuje. To podstawowy element przeciwdziałania fraudom, zwłaszcza w kanałach zdalnych.

Bezpieczne procesy w tle

Wszystkie wymienione rejestry mogą być wykorzystywane zarówno manualnie, jak i w pełni automatycznie, poprzez integrację z systemami bankowymi. Taka forma działania umożliwia przeprowadzanie weryfikacji w tle, bez potrzeby angażowania personelu w każdą interakcję z klientem. Efektem jest większa ergonomia procesów, oszczędność czasu oraz ograniczenie ryzyka błędów ludzkich.

Dostęp do Systemu Rejestrów Publicznych za pośrednictwem Systemu DOKUMENTY ZASTRZEŻONE to nie tylko realizacja wymogów ustawowych, ale przede wszystkim skuteczna forma zabezpieczenia przed nowoczesnymi formami przestępczości tzw. tożsamościowej. W świecie, w którym dane osobowe stają się równie cenne jak pieniądze, właściwa ich ochrona jest fundamentem zaufania klientów do instytucji finansowych.

Kontakt w sprawie integracji i wdrożenia: systemy@zbp.pl

Dariusz Kozłowski
wiceprezes zarządu Centrum Procesów Bankowych i Informacji, nadzorujący prace Zespołu SWI:

Wprowadzenie dostępu do Rejestru Dokumentów Paszportowych stanowi kolejny krok w kierunku budowania silnego i odpornego systemu weryfikacji tożsamości w sektorze bankowym. Dzięki temu narzędziu banki mogą całkowicie zautomatyzować swoje procesy i skuteczniej eliminować przypadki podszywania się pod inne osoby, co wprost przekłada się na wyższy poziom bezpieczeństwa klientów i instytucji.