Archiwum hybrydowe jako odpowiedź na wyzwania regulacyjne i operacyjne banków spółdzielczych

W miarę rozwoju transformacji cyfrowej w sektorze bankowym, dokumentacja papierowa coraz częściej staje się kosztownym i trudnym do zarządzania obciążeniem. Wysokie koszty przechowywania, nieefektywność operacyjna oraz rosnące ryzyko regulacyjne sprawiają, że aż 87% badanych organizacji traktuje uporządkowanie dokumentacji papierowej jako priorytet². Na tym tle banki spółdzielcze znajdują się w szczególnej sytuacji – z jednej strony podlegają tym samym trendom i wymaganiom, z drugiej funkcjonują w bardziej rozproszonym modelu, w którym papier nadal odgrywa istotną rolę.

Instytucje te mierzą się jednocześnie z rosnącą ilością dokumentów, ograniczoną dostępnością informacji i koniecznością spełniania wielu wymogów prawnych – od RODO, przez zasady archiwizacji zgodne z wytycznymi Archiwum Państwowego, po regulacje takie jak DORA (Digital Operational Resilience Act), które nakładają obowiązki w zakresie odporności cyfrowej, bezpieczeństwa systemów IT, testowania infrastruktury i raportowania incydentów, oraz ustawę AML (Anti-Money Laundering), zobowiązującą do wdrażania procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy, zapewnienia kontroli transakcji oraz właściwego przechowywania i dostępności danych. W efekcie zarządzanie dokumentacją przestaje być funkcją administracyjną, a staje się jednym z kluczowych elementów zarządzania ryzykiem i zgodnością.

Model papierowy – dlaczego nie wystarczy?

Powyższe aspekty sprawiają, że tradycyjny model papierowy przestaje być neutralnym wyborem, a zaczyna generować konkretne ryzyka i nieefektywności. Dokumenty fizyczne trudno jest skalować, kontrolować i integrować z nowoczesnymi procesami bankowymi, a dodatkowo ich przechowywanie jest rozproszone. W konsekwencji bank traci pełną kontrolę nad informacją, dostęp do dokumentów staje się czasochłonny i nieefektywny, a przepływ informacji w organizacji spowolniony. Problem ten pogłębia ręczna obsługa dokumentów – pracownicy angażują czas w czynności administracyjne, które mogłyby być zautomatyzowane.

– W modelu papierowym łatwo o błędy lub niekompletność akt, które często ujawniają się dopiero na etapie kontroli lub audytu. Jednocześnie ograniczona możliwość śledzenia dostępu do dokumentów sprawia, że trudno jednoznacznie wykazać, kto i kiedy miał z nimi kontakt, co utrudnia spełnienie wymogów w zakresie audytowalności. Nie bez znaczenia pozostaje także kwestia bezpieczeństwa fizycznego – dokumenty papierowe są narażone na zniszczenie, zagubienie lub kradzież, a zdarzenia takie jak pożar czy zalanie mogą prowadzić do nieodwracalnej utraty danych. Równolegle wraz ze wzrostem liczby klientów i produktów rośnie ilość dokumentacji, co prowadzi do rozrostu archiwów, zwiększając koszty i pogłębiając chaos organizacyjny – podkreśla Krzysztof Piątek, Business Development Manager w Iron Mountain Polska.

Papierowy model przechowywania dokumentów stanowi także istotną barierę dla dalszej cyfryzacji banku, ponieważ nie wspiera automatyzacji ani analizy danych. Brak integracji z systemami informatycznymi uniemożliwia automatyzację procesów oraz efektywne wykorzystanie danych, co ogranicza rozwój nowoczesnych usług i utrudnia konkurowanie na rynku.

Model hybrydowy – jakie korzyści oferuje?

Alternatywą dla opisanych ograniczeń jest nowoczesne podejście oparte na archiwum hybrydowym, które umożliwia zarządzanie dokumentacją papierową i cyfrową w ramach jednego, spójnego repozytorium. Dzięki temu bank zyskuje pełną kontrolę nad dokumentami niezależnie od ich formatu, a informacja przestaje być rozproszona i trudna do zarządzania.

– Kluczową korzyścią tego modelu jest digitalizacja i indeksowanie dokumentów, które zapewniają szybki dostęp do informacji – często w ciągu kilku sekund, niezależnie od lokalizacji. Centralny system zarządzania dokumentacją tworzy jedno źródło prawdy, pozwalając określić status dokumentu oraz zapewniając pełną kontrolę nad jego wersją i historią zmian, co zwiększa bezpieczeństwo danych i przejrzystość dostępu. Dodatkowo automatyzacja workflow ogranicza pracę manualną, zmniejsza liczbę błędów i znacząco przyspiesza procesy operacyjne, co bezpośrednio przekłada się na niższe koszty. Z kolei zarządzanie cyklem życia dokumentu pozwala optymalizować retencję, ponieważ dokumenty są przechowywane dokładnie tak długo, jak wymagają tego przepisy i potrzeby biznesowe – tłumaczy Krzysztof Piątek.

Co ważne, model hybrydowy wspiera integrację z systemami bankowymi, dzięki czemu dokumentacja staje się elementem procesów biznesowych, a nie ich ograniczeniem. Dodatkowym atutem jest całodobowy dostęp do zasobów.

– Opisane korzyści znajdują odzwierciedlenie w praktycznych wdrożeniach, które pokazują, że model hybrydowy może być szybko i skutecznie implementowany nawet w złożonych środowiskach. Podczas współpracy z naszym klientem GBSBank w zaledwie 30 dni skonfigurowaliśmy cyfrową bazę, zgromadziliśmy i uporządkowaliśmy materiały oraz zeskanowaliśmy blisko 20 tys. stron dokumentacji kadrowo-płacowej, która następnie została poddana walidacji i zabezpieczeniu. W efekcie znacząco skrócono czas wyszukiwania i weryfikacji dokumentów, umożliwiono bezpieczne udostępnianie teczek kadrowych audytorom, odzyskano część powierzchni biurowej oraz wprowadzono możliwość równoległej pracy wielu osób na tych samych dokumentach, co dodatkowo otworzyło drogę do pracy zdalnej w obszarach administracyjnych – dodaje Krzysztof Piątek.

Przyszłość banków spółdzielczych

Do roku 2030 banki spółdzielcze będą działały w coraz bardziej wymagającym otoczeniu regulacyjnym i organizacyjnym poprzez rosnące oczekiwania dotyczące odporności cyfrowej, cyberbezpieczeństwa, przeciwdziałania praniu pieniędzy, raportowania oraz spełniania standardów związanych z ESG. Wszystkie te obszary łączy jedno – wzrost kosztów zapewnienia zgodności i bezpieczeństwa operacyjnego, co w przypadku banków spółdzielczych stanowi proporcjonalnie większe obciążenie³. To sprawia, że coraz większego znaczenia nabierać będą rozwiązania pozwalające jednocześnie zwiększać efektywność operacyjną i ograniczać koszty, jak również bezpieczne niszczenie dokumentów po zakończeniu okresu retencji czy narzędzia wspierające cyberbezpieczeństwo, takie jak Cyber Bunkier, które chronią dane i infrastrukturę przed cyberatakami.

¹ From technical debt to digital dominance: Banking’s roadmap for transformation, raport Iron Mountain, 2025 r
² Tamże.
³ „Stan bankowości spółdzielczej w Polsce po 2025 roku i perspektywy w roku 2026”, raport opracowany na zlecenie Programu Analityczno-Badawczego Fundacji Warszawski Instytut Bankowości.