Już wiadomo jakie problemy będą mieli mikroprzedsiębiorcy z KSeF
Z przeprowadzonych pod koniec ubiegłego roku (2025) badań wśród klientów platformy, których większość to firmy jednoosobowe wynika, iż mikroprzedsiębiorcy uważają, że wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF leży przede wszystkim w interesie administracji państwowej, a głównym celem tej zmiany jest zmniejszenie nadużyć VAT.
Ze wszystkich dotychczasowych zmian w przepisach przedsiębiorcy uważają reformę KSeF jako tę zmianę, która wymaga największego zaangażowania ze strony przedsiębiorców.
Aby dotrwać do kwietnia ’26
Trudnym momentem dla mikroprzedsiębiorców będzie okres od 1 lutego do 1 kwietnia tego roku.
Wynika to z faktu, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.
Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. niektóre firmy będą mogły wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli miesięczna kwota sprzedaży z VAT nie przekroczy 10 000 zł.
Trójobieg faktur
To oznacza, że w tym czasie mikroprzedsiębiorca będzie miał do czynienia z „trójobiegem dokumentów” – mówiła ekspertka księgowa firmy, Joanna Łuksza.
Po pierwsze od 1 lutego ’26 mikroprzedsiębiorca zobaczy np. faktury za telefon czy Internet tylko w systemie KSeF, mimo że sam nie będzie miał obowiązku wystawiania w ten sposób faktur.
Po drugie będzie miał do czynienia z fakturami papierowymi wystawionym przez zwolnionych z obowiązku KSeF innych przedsiębiorców.
Po trzecie w obiegu będą paragony z numerem NIP do kwoty 450 zł, które są traktowane jako faktury uproszczone i nie będą one trafiać do KSeF. Będą one wystarczającym dokumentem do zaksięgowania.
To, zdaniem ekspertów ifirma.pl – stworzy przedsiębiorcom i księgowym problem z oceną, który dokument powinien trafić do KSeF, a który nie.
Pewnym pocieszeniem może być fakt, że niektóre duże firmy deklarują, że będą wysyłały mikroprzedsiębiorcom w tym czasie wizualizacje wystawionych faktur w KSeF, po to aby bez konieczności wchodzenie do systemu znali wartość faktury i termin płatności.
Oczywiście te wizualizacje nie będą mogły być traktowane jako formalny dokument.
Czytaj także: Prezydent RP podpisał nowelę dot. etapowego wdrożenia obowiązkowego KSeF
Konieczne regularne monitorowanie konta w KSeF
Eksperci platformy nie wykluczają, że będą zdarzały się pomyłki w numerach NIP, co może skutkować trafieniem faktur do niewłaściwych odbiorców.
To oznacza, że przedsiębiorca będzie musiał regularnie sprawdzać swoje konto w KSeF.
Jak napisano na stronach Ministerstwa Finansów system KSeF nie wysyła powiadomień o wystawionych fakturach. Resort finansów udostępnia Aplikację Podatnika KSeF (w wersji online) oraz Aplikację Mobilną KSeF (do pobrania na smartfon) do której można się zalogować i sprawdzić wszystkie faktury wystawione na firmę.
Jak podkreślono podczas konferencji – faktura, która trafi do KSeF, staje się dokumentem ostatecznym, dostępnym dla kontrahenta i przedsiębiorcy.
Nie jest możliwe zmienianie faktury, wystawianie jej z datą wsteczną. Można tylko wprowadzić fakturę korygującą.
Wygląda na to, że Krajowa Administracja Skarbowa zdaje sobie sprawę z wyzwań, które stoją przed najmniejszymi przedsiębiorcami, dlatego organizuje edukacyjne webinary i spotkania w urzędach skarbowych, a także wysyła powiadomienia do przedsiębiorców następującej treści:
„Organom Krajowej Administracji Skarbowej zależy na jak najlepszym wsparciu Państwa w procesie wdrożenia KSeF. Dlatego – aby móc odpowiednio ukierunkować naszą pomoc – będziemy wdzięczni za informację, czy są Państwo gotowi do obsługi Systemu.
Prosimy o informację zwrotną na adres naszej poczty (i tu podają adres mailowy właściwego urzędu).”
