Warta zapłaci ponad 85 tys. zł kary za brak zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych
Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w maju 2020 r. wpłynęła informacja od osoby postronnej o naruszeniu ochrony danych osobowych, które polegało na wysłaniu pocztą elektroniczną przez agenta ubezpieczeniowego, będącego podmiotem przetwarzającym dla Towarzystwa Ubezpieczeń i Reasekuracji WARTA S.A., polisy ubezpieczeniowej do nieuprawnionego adresata.
Załączony dokument zawierał dane osobowe w zakresie m.in. imion, nazwisk, adresów zamieszkania, numerów PESEL oraz informacji dotyczących przedmiotu ubezpieczenia (samochód osobowy). Istotny w tej sprawie jest fakt, że organ nadzorczy został poinformowany o naruszeniu ochrony danych osobowych przez nieuprawnionego adresata, który wszedł w posiadanie nieprzeznaczonych dla niego dokumentów, w związku z czym doszło do naruszenia poufności danych osób.
Wysyłka korespondencji elektronicznej do nieuprawnionego odbiorcy
Dlatego też, organ nadzorczy zwrócił się do spółki o wyjaśnienie, czy w związku z wysyłką korespondencji elektronicznej do nieuprawnionego odbiorcy została dokonana analiza pod kątem ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych niezbędna do oceny, czy doszło do naruszenia ochrony danych skutkującego koniecznością zawiadomienia UODO oraz osób, których dotyczy naruszenie. W piśmie organ nadzorczy wskazał spółce, w jaki sposób może dokonać zgłoszenia naruszenia oraz wezwał do złożenia wyjaśnień.
Spółka potwierdziła, że doszło do incydentu związanego z naruszeniem ochrony danych osobowych oraz, że została dokonana ocena pod kątem ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych. To właśnie na jej podstawie ukarana spółka uznała, iż zaistniałe naruszenie nie wymaga zawiadomienia UODO. Spółka uznała, że naruszenie powstało na skutek wysłania dokumentu polisy ubezpieczeniowej na błędny adres poczty elektronicznej, który wskazał sam klient. Ponadto nieuprawniony odbiorca zwrócił się do spółki, a ta poprosiła o trwałe usunięcie wiadomości wraz z prośbą o informację zwrotną potwierdzającą jej usunięcie.
UODO wszczął postępowanie administracyjne
Pomimo pisma UODO z prośbą o wyjaśnienia, spółka nadal nie zgłosiła naruszenia ochrony danych osobowych oraz nie powiadomiła o incydencie osób, których dotyczyło naruszenie. Organ nadzoru wszczął więc postępowanie administracyjne. Dopiero w wyniku wszczęcia postępowania spółka zgłosiła naruszenie ochrony danych osobowych oraz zawiadomiła dwie osoby, których dotyczy naruszenie.
Takie działanie spółki spowodowało, że czas trwania naruszenia był długi, co należy uznać za okoliczność obciążającą. Tym bardziej, że od powzięcia informacji o naruszeniu ochrony danych osobowych do powiadomienia o nim organ nadzorczy upłynęło pięć miesięcy.
Czytaj także: Prezes Warty: stawiamy na rozwój organiczny, możemy jednak rozważyć przejęcia innych firm >>>
W toku postępowania UODO uznał, że fakt, iż do naruszenia doszło w wyniku błędu klienta, który przekazał nieprawidłowy adres mailowy, nie może mieć wpływu na niezakwalifikowanie zdarzenia jako naruszenia ochrony danych osobowych. Administrator dopuszczając możliwość wykorzystania do komunikacji z klientem poczty elektronicznej powinien mieć świadomość ryzyk związanych np. z nieprawidłowym podaniem przez klienta adresu e-mail. W związku z tym w celu minimalizacji tych ryzyk administrator powinien wprowadzić odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, jak np. weryfikacja podanego adresu, czy też szyfrowanie przesyłanych w ten sposób dokumentów.
Również fakt zwrócenia się z prośbą do niewłaściwego odbiorcy o trwałe usunięcie otrzymanej korespondencji nie może stanowić o tym, ze ryzyko dla praw i wolności osób, których dane dotyczą nie jest wysokie. Administrator nie ma pewności, że nieuprawniony adresat nie wykonał np. kserokopii dokumentów lub też ich nie utrwalił.
Okoliczności łagodzące
Prezes UODO nakładając administracyjną karę pieniężną wziął pod uwagę również okoliczności łagodzące jak fakt, że naruszenie dotyczyło danych osobowych dwóch osób oraz, że spółka zwróciła się do niewłaściwego odbiorcy z prośbą o trwałe usunięcie otrzymanej korespondencji. Jednak warto nadmienić, że prośba o usunięcie danych nie jest równoznaczna z gwarancją faktycznego ich usunięcia przez osobę nieuprawnioną i nie wyklucza ewentualnych negatywnych konsekwencji ich wykorzystania.
