Technologie: System Smart Audit
Zadaniem systemu jest zarządzanie kontrolą wewnętrzną oraz compliance w połączeniu z elementami zarządzania ryzykiem. Istotnym elementem systemu jest objęcie całej struktury banku. Korzyści wynikające ze stosowania aplikacji, to:
- niezależne monitorowanie mechanizmów kontrolnych,
- automatyzacja planowania testów i weryfikacji,
- bieżące generowanie raportów i sprawozdań,
- obieg informacji powiązany ze strukturą organizacyjną,
- centralne repozytorium testów i sprawozdań,
- powiązanie mechanizmów z testowaniem i weryfikacją oraz
- kompleksowe zarządzanie matrycą funkcji kontroli.
Zarząd banku nadzorujący kontrolę wewnętrzną i compliance posiada w systemie dostęp do informacji na temat planów kontroli, ich akceptacji, zaleceń pokontrolnych przypisanych do każdego pracownika/zespołu wraz z informacją o statusie realizacji zalecenia lub zaniechaniu takiej realizacji, akceptacji zaleceń, które powstały w wyniku kontroli i badań zgodności, raportów z kontroli i badań zgodności oraz listy wszystkich procesów występujących w banku.
W systemie Smart Audit możliwe jest przygotowanie planów kontroli uwzględniających poszczególnych pracowników/ zespoły, przekazywanie do akceptacji rady nadzorczej i zarządu rocznego planu kontroli, ewidencjonowanie procesów objętych cykliczną kontrolą oraz badaniem zgodności, wyodrębnianie procesów podlegających kontroli, zarządzanie listą celów, opracowanie planu testów dla poszczególnych procesów, ustalanie list pytań dla danego testu, realizowanie planu testów/kontroli, ewidencjonowanie niezgodności w powiązaniu z zarządzaniem ryzykiem, przypisywanie zaleceń pokontrolnych i monitorowanie ich realizacji, przygotowanie raportów a także wprowadzanie i nadzorowanie zaleceń kontroli zewnętrznych.
Dyrektorzy/kierownicy poszczególnych zespołów/departamentów banku mają możliwość przydzielenia zadań/ zaleceń przypisanych przez kontrolę wewnętrzną odpowiedzialnym osobom oraz nadzorowania ich realizacji.
Pracownicy mogą akceptować/odrzucać przydzielone im zalecenia pokontrolne, wskazywać terminy ich realizacji, a także wprowadzać do systemu informacje o poprawie niezgodności.
Dostęp do systemu dla osób uprawnionych możliwy jest przez przeglądarkę www. Możliwa jest także integracja z Active Directory (logowanie jednym hasłem do poszczególnych systemów IT w banku) oraz serwerem pocztowym w celu wysyłania powiadomień.
System umożliwia odwzorowanie struktury organizacyjnej banku oraz przypisanie do niej użytkowników. Każdy posiada indywidualny login i hasło, rolę oraz jednostkę organizacyjną. Administrator systemu zarządza uprawnieniami i dostępami. Możliwe jest wygenerowanie dedykowanych dashboardów.
Korzyści wynikające z użytkowania Smart Audit, to przede wszystkim skuteczność w ocenie i zarządzaniu ryzykiem, gwarancja uniknięcia strat finansowych lub utraty reputacji, pewność, że bank dąży do wyznaczonych celów działając zgodnie z regulacjami prawnymi czy zaleceniami organów nadzoru, możliwość efektywnego planowania zadań i zarządzania oraz identyfikowania słabych punktów w realizacji zadań, niezależne i obiektywne podejmowanie decyzji, uporządkowanie oceny procesów, szybka i przejrzysta komunikacja pomiędzy pracownikami.
System realizuje także wymagania zawarte w rozporządzeniu ministra rozwoju i finansów w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej, polityki wynagrodzeń oraz szczegółowego sposobu szacowania kapitału wewnętrznego w bankach, jak również w znowelizowanych przepisach Rekomendacji H Komisji Nadzoru Finansowego dotyczącej systemu bankowej kontroli wewnętrznej.
Aplikacja Smart Audit jest rozwiązaniem opartym na nowoczesnych technologiach, zapewnia duże możliwości, a jednocześnie jest prosta i intuicyjna w obsłudze. Pozwala ona na dostosowanie rozwiązań do konkretnych wymagań użytkowników oraz umożliwia funkcjonalny rozwój systemu.
