Technologie: Jeśli drukować, to tanio

Wiesław Waliszewski

Przymierzając się do zmniejszenia wydatków na druk, trzeba brać pod uwagę kilka czynników. Koszt samej drukarki, ale przede wszystkim materiałów eksploatacyjnych, przeglądów serwisowych, napraw oraz energii. Koszty eksploatacji urządzenia przez cały okres jego użytkowania mogą dojść do 90 proc. wszystkich wydatków na nie poniesionych. Eksploatacja dużych, wydajnych urządzeń jest znacznie tańsza, ale i tak – zdaniem ekspertów – trzeba liczyć się z tym, że nie zejdzie poniżej 70 proc. całości kosztów. Nie można też zapomnieć o pracy (płacy) administratorów obsługujących maszyny. Od kilku lat coraz większą uwagę zwraca się na pobór energii – producenci wprowadzający nowe modele podkreślają właśnie ich energooszczędność. Warto przyjrzeć się tym parametrom, bo w czasie pracy średnio wydajna drukarka laserowa potrzebuje 0,4-0,5 kW, wydajna ok. 1 kW mocy. Ważne jest też zużycie prądu podczas czuwania (w dłuższym okresie może okazać się droższe niż energia wykorzystywana do druku) czy pobór mocy podczas wybudzenia z czuwania – im szybciej drukarka startuje, tym więcej potrzebuje energii.

Sprawdź, ile płacisz

Duże instytucje – takie jak banki – mają często bardzo zróżnicowany park urządzeń drukujących i kopiujących. Są to maszyny kupowane w ramach kolejnych zamówień, a więc często różnych producentów i w rozmaitym wieku, używane do odmiennych celów. Ta różnorodność powoduje, że trudno jest zachować pełną kontrolę nad kosztami. W zapanowaniu nad nimi pomóc może audyt druku i szerzej procesów związanych z powstawaniem, obiegiem i magazynowaniem dokumentów.

Taką usługę oferują zarówno przedsiębiorstwa sprzedające drukarki czy systemy do zarządzania drukiem, jak i firmy konsultingowe. Audyt może być przeprowadzony na kilku poziomach. Najprostszy polega na zebraniu informacji o maszynach – ich obciążeniu, stanie technicznym, zużywanych materiałach eksploatacyjnych i energii. W ten sposób można obliczyć koszt druku jednej strony. Podczas bardziej szczegółowych badań określa się m.in. specyfikę prac, do których wykorzystywane są urządzenia, to pozwala na stwierdzenie, czy maszyna jest wykorzystywana do odpowiedniej pracy – na przykład, czy drukarka z bębnem o wytrzymałości 500 tys. wydruków nie służy do zadań wymagających tańszego urządzenia. Zależnie od wielkości instytucji i celu badania – może ono trwać nawet kilka miesięcy. W rezultacie audytu zleceniobiorca otrzymuje sprawozdanie zawierające informacje o każdej maszynie z opisem jej rodzaju, lokalizacji, stopnia wykorzystania i kosztów druku. Z raportu powinno wynikać, które drukarki są niewykorzystane, a które przeciążone, jakie są najdroższe, a jakie najtańsze w użytkowaniu. Badanie wykazuje też, kto i jak używa maszyn – czyli ile, i za ile drukują poszczególni pracownicy oraz jednostki organizacyjne. Pozwala również stwierdzić, czy drukarki są ustawione w odpowiednich miejscach – np. czy nie są zbyt oddalone od pracowników najczęściej ich używających. Często podczas audytu okazuje się, że bank ma dużo drukarek mogących drukować w formacie A3. Pracownicy pytani, kiedy go ostatnio używali – nie potrafią sobie przypomnieć. Audytorzy proponują wtedy zainstalowanie np. tylko jednej na oddział. Odpowiednio przeprowadzony audyt powinien kończyć się wnioskami nie tylko o tym, jak zmniejszyć koszty druku, lepiej wykorzystując posiadane urządzenia, ale też jak usprawnić pod względem druku organizację pracy biura.

W dużej instytucji koszty druku powinny być śledzone i zarządzane na bieżąco. Pomocne w ...