RODO: samochody służbowe nie zawsze pod kontrolą

Mimo, że ustawa, która miała wprowadzić do kodeksu pracy regulacje dotyczące pozyskiwania danych osobowych przez pracodawcę od kandydata do pracy i pracownika oraz zasady monitorowania tych ostatnich przez pracodawcę czeka jeszcze na uchwalenie część ze wymienionych tu zagadnień weszła w życie z dniem 25 maja br. W trakcie prac legislacyjnych nad nową ustawą o ochronie danych osobowych (ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych Dz.U. poz. 1000) zdecydowano, bowiem aby zawrzeć w niej nowelizacje także innych ustaw, w tym kodeksu pracy (art. 111 ustawy o ochronie danych osobowych). Przyjęte zmiany dotyczą zasad monitoringu pracowników, o których dokładnie pisaliśmy w tekście pt. RODO: trasa samochodu służbowego pod kontrolą pracodawcy z 20 kwietnia br. Dlatego teraz przypomnimy tylko najważniejsze regulacje.

Cele kontroli określa kodeks pracy

I tak zgodnie z dodanym do kodeksu pracy art. 22 [2] kp, jeżeli będzie to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca będzie mógł wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Cele, zakres oraz sposób jego zastosowania pracodawca będzie zobowiązany ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba, że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach będzie niezbędne do realizacji jednego z ustawowych celów wprowadzenia monitoringu i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Monitorujesz? Uprzedzaj o tym

Pomieszczenie monitorowane muszą być też odpowiednio oznakowane (przynajmniej na dzień przed uruchomieniem monitoringu), a pracownik o tym, że będzie mógł być teraz przez pracodawcę podglądany musi być wcześniej (z dwutygodniowym wyprzedzeniem) poinformowany.

Podobne zasady obowiązują przy monitoringu poczty elektronicznej pracownika, który, zgodnie z nowym art.22[3] kp pracodawca może wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Przy czym co istotne monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Inne formy kontroli też dozwolone

Przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego mają mieć odpowiednie zastosowanie do innych form monitoringu (np. monitoring floty GPS, stron internetowych, smsów). Na opisanych wyżej zasadach pracodawca będzie mógł, zatem kontrolować służbowe telefony pracowników (np. jakie strony czy portale odwiedzają) jak również śledzić gdzie zatrudniony jeździ oddanym mu do użytku autem służbowym.

Dobrze znać wytyczne Grupy Roboczej

W tym zakresie, pomocna dla pracodawcy może być Opinia Grupy Roboczej art. 29. Chodzi tu o Opinię WP 249 -2/2017 na temat przetwarzania danych w miejscu pracy, przyjętą w dniu 8 czerwca 2017 r. Przypomnijmy: Grupa Robocza ds. ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych zwana powszechnie Grupą Roboczą art. 29 (nazwa od artykułu Dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. powołującej to ciało) wyjaśnia m.in. jak prawidłowo stosować nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, czyli RODO.

Zasady monitorowania samochodów służbowych

Z przywołanej wyżej opinii (część dotycząca operacji przetwarzania związanych z pojazdami, z których korzystają pracownicy) wynika m.in. że każdy pracodawca korzystający z rozwiązań telematycznych instalowanych w pojazdach będzie gromadził dane o pojeździe i konkretnym pracowniku korzystającym z tego pojazdu. Dane takie mogą obejmować nie tylko informacje o lokalizacji pojazdu (a tym samym o położeniu pracownika) zgromadzone przez podstawowe systemy śledzenia GPS, ale – w zależności od zastosowanej technologii – również wiele innych informacji, uwzględniając informacje o stylu jazdy. Niektóre technologie (np. rejestratory danych na temat zdarzeń) mogą również umożliwiać ciągłe monitorowanie zarówno pojazdu, jak i kierowcy.

Pracodawca może być zobowiązany do zainstalowania technologii śledzenia w pojazdach w celu wykazania zgodności z innymi zobowiązaniami prawnymi, np. obowiązkiem zapewnienia bezpieczeństwa pracowników kierujących tymi pojazdami. Pracodawca może również posiadać uzasadniony interes w dysponowaniu możliwością zlokalizowania pojazdów w dowolnym momencie.

Jednak, zdaniem Grupy Roboczej art. 29, nawet, jeżeli pracodawcy posiadaliby uzasadniony interes w dążeniu do realizacji tych celów, powinni w pierwszej kolejności ocenić, czy przetwarzanie danych w tych celach jest konieczne i czy faktyczne wprowadzenie odpowiednich środków jest zgodne z zasadami proporcjonalności i pomocniczości.

Pracownik poza pracą powinien móc wyłączyć GPS

Ponadto, jeżeli pracodawca dopuszcza możliwość korzystania z pojazdu do celów prywatnych, najistotniejszym środkiem, jaki może zastosować, aby zapewnić zgodność z tymi zasadami, jest zaoferowanie pracownikowi możliwości skorzystania z opcji wyłączenia: co do zasady pracownik powinien mieć możliwość tymczasowego wyłączenia mechanizmu śledzenia położenia w przypadku, gdy będzie to uzasadnione szczególnymi okolicznościami, takimi jak wizyta lekarska. W ten sposób pracownik może z własnej inicjatywy chronić określone dane dotyczące lokalizacji, traktując je, jako dane prywatne.

Pracodawca musi również wyraźnie poinformować pracowników o fakcie zainstalowania urządzenia śledzącego w pojeździe firmowym oraz o tym, że urządzenie to rejestruje wszystkie ruchy wykonywane przez nich w trakcie korzystania z pojazdu (a także o tym, że – w zależności od zastosowanej technologii – ich styl jazdy również może być rejestrowany). Informacje takie powinny być umieszczone w widocznym miejscu w każdym samochodzie, w zasięgu wzroku kierowcy.

Pełna treść opinii Grupy Roboczej art. 29 dostępna jest na stronie www.giodo.gov.pl