Raport Specjalny | Transformacja Cyfrowa w Banku | Wirtualne desktopy – czyli biurko w kieszeni

W sektorze bankowym spora część instytucji korzysta z wirtualizacji stacji roboczych oraz aplikacji, a niektóre również ze zdalnego dostępu do firmowego PC (Remote PC). Technologie pozwalające na pracę zdalną najczęściej opierają się na infrastrukturze wirtualnych desktopów. VDI pozwala „spakować” fizyczne biurko pracownika w wirtualną formę i przechowywać je w bezpiecznym centrum danych. Za pomocą połączenia VPN pracownicy mogą uzyskać zdalny dostęp do firmowej sieci i zasobów organizacji.

– Wiele banków w Polsce umożliwia pracownikom pracę zdalną, która w obecnej sytuacji w kraju jest powszechnie stosowana, także w wielu innych sektorach. Taki model zapewnia organizacji ciągłość biznesową, a pracownikom daje bezpieczeństwo, dzięki możliwości wykonywania służbowych obowiązków z własnych domów. To szczególnie istotne w czasie pandemii COVID-19 – zauważa Krzysztof Rachwalski, Country Manager w Citrix Systems.

Dzięki temu banki mogły ograniczyć liczbę pracowników w oddziałach stacjonarnych do niezbędnego minimum, pozwalającego na bieżącą obsługę klientów. Możliwość pracy zdalnej pozwoliła również przenieść dużą liczbę operacji bankowych na rzecz klientów indywidualnych oraz firm do sfery elektronicznej. Ciągłość biznesowa zapewniona przez pracę zdalną to nie jedynie ciągłość działania sprzętu i rozwiązań. To zmiana wynikająca z szerszego zastosowania właściwych narzędzi, zmiana działań pracowników, ale – co równie ważne – zmiana procedur bankowych.

Praca z głową

Narzędzia do pracy zdalnej istotnie wspierają funkcjonowanie banków w obecnych, nietypowych okolicznościach – Biorąc pod uwagę, że zdalne zarządzanie rozproszonym zespołem jest dla wielu menedżerów nowym doświadczeniem, należy pamiętać o kilku podstawowych aspektach. Chcąc zapewnić pracownikom poczucie stabilności, warto wprowadzić rutynowe działania przy wykorzystaniu zdalnych narzędzi, jak np. codzienne, krótkie, zespołowe wideo-konferencje o stałej porze, ale także, jedno na tydzień, dłuższe spotkanie planujące pracę i dające przestrzeń na szersze omówienie trudności – podpowiada Katarzyna Załuska-Głuszczyńska, dyrektor Departamentu Rekrutacji i Rozwoju w Credit Agricole Banku Polska.

U osób pracujących w domu warto również zadbać o zmniejszenie ryzyka „zlewających się dni„, powtarzalności, poczucia bezcelowości – a to poprzez zapewnienie nie tylko optymalnej liczby i kolejki zadań, ale też ich różnorodności. Jeśli różnorodność jest niemożliwa, to należałoby wygospodarować dla nich czas na ciekawy projekt lub dodatkowe, interesujące działanie rozwojowe.

Niezbędnym warunkiem pracy zdalnej jest poczucie odpowiedzialności, które można zwiększać u pracowników poprzez zaufanie i kontraktowanie się na efekty pracy w danym terminie. Narzędzia zdalne warto także wykorzystać do zadbania o dobre samopoczucie zespołu – zorganizować mini grywalizację, wyzwanie sportowe, umożliwić komunikację dwustronną i dyskusję. Bardzo ważna jest dbałość o to, by pracownicy w jak najmniejszym stopniu odczuwali izolację społeczną, której wszyscy teraz w jakimś stopniu doświadczamy.

– By skutecznie zarządzać zdalnym zespołem, warto pamiętać przede wszystkim o zadbaniu o swoje stabilne, dobre samopoczucie. Niezbędne jest zaplanowanie oprócz swojej pracy operacyjnej, także czasu poza nią – na aktywność/hobby, ale i wyciszenie. Bez uważania na siebie i innych bardzo łatwo jest przegapić moment spadku zaangażowania czy motywacji – dodaje Katarzyna Załuska-Głuszczyńska.

Daleko od biura

Klasyczne wirtualne desktopy, będące sposobem zdalnej pracy bankowców w czasach niesprzyjających kontaktom międzyludzkim, są realizowane na naszym rynku. PKO Bank Polski był już wcześniej przygotowany do takiego modelu pracy, zapewniając pracownikom niezbędne narzędzia informatyczne. Na wewnętrznym portalu dostępne są informacje o rozwiązaniach umożliwiających lub ułatwiających działanie zdalne, zestawy dobrych praktyk i wskazówek dotyczących organizacji pracy własnej i zespołu. Instytucja ta dostarcza swym kadrom także działania rozwojowe online, takie jak szkolenia z zarządzania zespołem na odległość, samoorganizacji czy sposobów komunikacji.

PKO Bank Polski wspólnie z Operatorem Chmury Krajowej realizuje projekt Stanowiska Przyszłości. We wszystkich oddziałach banku zostanie zainstalowanych blisko 11 tys. terminali, a dane prawie 10 tys. zatrudnionych przeniesione zostaną do chmury. W kolejnych etapach projekt Stanowisko Przyszłości obejmie cały bank. Odmiejscowienie danych i instalacja terminala zdecydowanie zwiększy efektywność, szybkość i komfort pracy. Pamiętajmy także, że proces ten zwiększa bezpieczeństwo oraz pozwala na realizację zadań z dowolnego miejsca, z którego możliwe jest chronione połączenie z siecią banku.

– Rozpoczęliśmy już wyposażanie naszych pracowników w terminale, ale w trakcie tych działań okazało się, że fabryki w Chinach przestały dostarczać sprzęt w związku z epidemią koronawirusa. Obecnie (po wznowieniu prac przez fabryki) dysponujemy już sporą liczbą terminali, ale ze względu na sytuację w kraju nie wznowiliśmy ich dystrybucji do oddziałów – informuje Leszek Sadowski, dyrektor Departamentu Wsparcia Informatyki w PKO Banku Polskim.

Powszechnie stosowana praca zdalna może jednak wiązać się z pewnymi ograniczeniami. Rządowe zarządzenie odnośnie wprowadzenia możliwości telepracy spowodowało, że ruch generowany przez zdalny dostęp do firmowych zasobów wzrósł o kilkaset procent – i to wręcz z dnia na dzień. W tych instytucjach, gdzie do tej pory połączenie VPN zapewniało możliwość mobilnej pracy dla pewnej grupy pracowników może ono już nie być wystarczające dla organizacji jako całości. Większa liczba osób korzystających ze zdalnego dostępu za pośrednictwem VPN powoduje, że tego typu rozwiązania nie dają sobie rady z obsługą ogromnych obciążeń. Problemy z przestojami czy połączeniami z poszczególnymi aplikacjami sprawiają, że zdalna praca staje się mało efektywna.

Można zatem spodziewać się, że ta część banków, która do tej pory korzystała z VPN zacznie rozważać alternatywne rozwiązania, jak np. wprowadzenie dla swoich pracowników bardziej holistycznego dostępu do firmowych zasobów. Mimo to jedno jest pewne, dziś możliwość pracy zdalnej i zdalnego dostępu jest już nie tylko dodatkową, atrakcyjną opcją – obecnie to konieczność i podstawa działania.