Raport Specjalny. Horyzonty Bankowości 2020. Finanse – VSoft SA: Zarządzanie procesami w banku – wspiera czy przeszkadza we wprowadzaniu zmian w organizacji nastawionej na cel

Jakub Rabong
analityk w Pionie Rozwoju Obszaru Bankowości VSoft SA

Ujęcie procesowe pozwala na weryfikację czy to, co robimy jest zasadne, przyszłościowe i wnosi wartość dodaną do naszej organizacji. Oczywiście przy założeniu, że dostępne zasoby wykonują zaplanowane czynności w celu osiągnięcia zamierzonego celu. 

Zarządzanie procesami możemy podzielić na kilka etapów: 

1. Opis procesu
Procesy opisujemy (np. przy pomocy map procesów, regulacji), stale weryfikujemy i analizujemy o co w nich chodzi (wizyty w oddziałach, „ulubione zliczki czasowe”, rozmowy, spotkania, badania rynku) i czy to jest to samo, co w naszym opisie – jeżeli nie, poprawiamy. 

2. Weryfikacja z klientem
Kolejnym krokiem jest porównanie naszych spisanych i przeanalizowanych czynności w ramach procesów z klientem (wewnętrznym i zewnętrznym) i jego potrzebami. Sprawdzamy czy nasz opis i analiza są komuś potrzebne, a jeżeli nie to dlaczego i co możemy zrobić, aby wyjść z tego muda procesowego. Jeżeli mówimy o marnotrawstwie to aspekt kosztów kłania nam się dość nisko i pyta czy to jest potrzebne? Nie można tego zrobić taniej, a przy okazji szybciej i lepiej? Dobrze opisany proces jest się w stanie sam obronić/lub nie, pokazując liczby i założenia, które dadzą kompletny zbiór informacji potrzebnych do wydania decyzji co robimy. 

3. Właściciel procesu
Kolejnym ważnym aspektem w poprawnym opisaniu procesu jest jego właścicielstwo. W przypadku, gdy podzielimy procesy wewnątrz organizacji na trzy duże bloki: zarządcze, biznesowe i wspierające, to w każdym możemy wydzielić części procesowe tak, aby miały swój początek, środek i koniec. Możemy to również zrobić od dołu, czyli opisać wszystkie czynności, zagregować je do procesów, wyznaczyć najważniejsze dla organizacji i właśnie te monitorować oraz usprawniać. W dalszej kolejności przenieść je do metaprocesów, których stopień realizacji będzie raportowany sponsorom procesów (zwykle członkom zarządu). Każdy sposób jest dobry, aby wnieść wartość dodaną dla organizacji. Ważne jest, aby właściciele procesów, czyli role w organizacji, które odpowiadają za skuteczną realizację celów procesu wraz z ich poprawnym opisem, monitorowaniem i usprawnieniem byli kompetencyjnie umocowani w regulaminach organizacyjnych banku, a co za tym idzie posiadali moc sprawczą, aby zarządzać procesem. 

Dobrze opisane procesy jasno określają co jest początkiem, środkiem ...