Pracownik będzie mógł zabrać swoje akta osobowe do domu

Tak wynika z opublikowanej kilka dni temu ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2017 r. poz. 357), która wejdzie w życie od 1 stycznia 2019 r.

Zgodnie z nią pracodawca będzie mógł zastosować skrócony 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (dokumentacji pracowniczej) dla wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie tej ustawy, chyba, że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres ich przechowywania. Okres ten liczony będzie od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Zamiast 50-letniego przechowywania dokumentacji pracowniczej nowe przepisy nakładają jednak na pracodawców nowy obowiązek polegający na przekazywaniu do ZUS wszystkich danych potrzebnych do ustalenia prawa do świadczeń.

Osoby zatrudnione wcześniej na specjalnych zasadach

Dla pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba, że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania do ZUS za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.

Raport taki stanowić będzie zestawienie informacji dotyczących ubezpieczonego obejmujące m.in. dane dotyczące wypłaconego mu przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r do 31 grudnia 2018 r., dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o których mowa w art. 32 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, oraz w szczególnych warunkach i o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 19 ustawy o emeryturach pomostowych za ten okres.

Natomiast dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie nadal przechowywał przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Ważne: Ze względu na specyfikę niektórych zawodów uzasadnione będzie utrzymanie dotychczasowego 50 letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotyczy to np. pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą ( z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej).

Proces wydłuży przechowywanie

Niekiedy jednak mimo objęcia dokumentacji pracowniczej nowym skróconym okresem przechowywania, pracodawca będzie musiał „opiekować się” nimi dłużej.

Będzie tak w sytuacji, gdy w okresie obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie wytoczone powództwo lub wszczęte inne postępowanie, w którym dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód. W takim przypadku, bez względu na fakt, czy pracodawca jest stroną toczącego się postępowania, czy jedynie poweźmie informację o tym, że dokumentacja może stanowić lub stanowi dowód w sprawie (np. zostanie wezwany do złożenia dokumentu z akt pracowniczych, jako dowodu), będzie miał obowiązek wydłużyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

W przypadku, gdy będzie stroną wszczętego postępowania – do czasu jego prawomocnego zakończenia, ale nie krócej niż do upływu 10-letniego okresu przechowywania wynikającego z art. 94 pkt 9b K.p. W przypadku, gdy tylko poweźmie w jakikolwiek sposób wiadomość o toczącym się postępowaniu, w którym dokumentacja pracownicza będzie mogła stanowić lub stanowi dowód (nie będzie stroną), okres przechowywania wydłużony będzie musiał zostać o dalsze 12 miesięcy ponad 10-letni obowiązkowy okres jej przechowywania.

W tym terminie pracownik będzie mógł wnioskować o przeprowadzenie dowodu z dokumentacji pracowniczej lub odebrać od pracodawcy potrzebne w sprawie dokumenty. Po upływie tego dodatkowego terminu pracodawca będzie miał obowiązek poinformować pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia. Jeżeli pracownik nie będzie tym zainteresowany, pracodawca będzie mógł ją zniszczyć.

Dokumentacja na pamiątkę

Nowym uprawnieniem przyznanym pracownikom w znowelizowanym wymienioną na wstępie ustawą kodeksie pracy jest możliwość odebrania dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. Pracownik musi jednak wiedzieć, kiedy po taką dokumentację się zgłosić.

Dlatego, pracodawca wraz ze świadectwem pracy, tj. w chwili ustania stosunku pracy, będzie miał obowiązek przekazać mu informację o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, o możliwości jej odbioru w ciągu miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania oraz o jej zniszczeniu, jeżeli pracownik nie odbierze dokumentacji pracowniczej w wyznaczonym terminie. Informacja pracodawcy będzie mogła być przekazana pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej i opatrzona podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej.

W ciągu 12 miesięcy po upływie okresu, w którym były pracownik będzie mógł odebrać archiwalną dokumentację pracowniczą a tego nie zrobi pracodawca będzie zobowiązany ją zniszczyć.

Byli pracownicy na podobnych zasadach

Do odbioru swojej dokumentacji pracowniczej będą mieli też prawo byli pracownicy, za których omówione wcześniej raporty informacyjne zostaną złożone w jakiś czas po wyrejestrowaniu ich z ubezpieczeń społecznych. Informację o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej otrzymają oni jednak nie od pracodawcy a od ZUS.