Nowoczesny Bank Spółdzielczy | Technologie – PWPW | e-Doręczenia – kolejny poziom cyfryzacji firm
Pandemia pokazała firmom, administracji i zwykłym obywatelom, jak ważne jest posiadanie cyfrowych alternatyw uzupełniających tradycyjne kanały kontaktu i załatwiania spraw u usługodawców działających na rynku komercyjnym, w urzędach, sądach czy placówkach ochrony zdrowia. Chociaż wtedy motywacją było głównie uniknięcie transmisji wirusa, to cyfryzacja biznesu i administracji postępuje w coraz szybszym tempie.
Jednym z przykładów digitalizacji i przechodzenia do modelu paperless jest wdrażanie w polskim systemie prawnym tzw. e-Doręczenia, formalnie znanego jako usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Zostało ono opisane w unijnym rozporządzeniu w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania, tzw. eIDAS, już w 2014 r., a wdrożone w Polsce ustawą o doręczeniach elektronicznych, która weszła w życie pod koniec 2021 r.
e-Doręczenia mają na celu przekazywanie wiadomości i przesyłek pomiędzy zweryfikowanymi nadawcami a odbiorcami w sposób bezpieczny, niepodważalny i z zachowaniem rejestru dowodów zdarzeń występujących w tym procesie. Wygodą i szybkością dorównują poczcie elektronicznej, ale mają tę przewagę, że ich skutki prawne są takie same jak w przypadku tradycyjnego listu poleconego i mogą być dopuszczone jako dowód w postępowaniu sądowym. Rozwiązanie to spełnia również wymogi nośnika trwałego.
Dla kogo są e-Doręczenia? Zgodnie z wymogami prawa, adres do doręczeń elektronicznych będą musiały posiadać docelowo wszystkie podmioty publiczne i gospodarcze (w przypadku banków, jako podmiotów wpisanych do KRS, od początku 2025 r.), jak również osoby pełniące zawody zaufania publicznego. Dla osób fizycznych posiadanie adresu do e-Doręczeń jest kwestią wyboru tańszego i niewymagającego wizyty na poczcie rozwiązania.
W ramach krajowego systemu e-Doręczeń funkcjonują dwa typy dostawców usług. Pierwszym jest tzw. operator wyznaczony, a do korzystania z jego usług zobligowana jest administracja publiczna. Drugi typ to usługodawcy kwalifikowani, którzy będą mogli obsługiwać pozostałych uczestników rynku.
Chociaż banki i tak są zobligowane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, ich wdrożenie wiąże się dla nich również z szeregiem korzyści – zarówno z perspektywy administracji, jak i finansów. Można je osiągnąć w kontekście zawierania umów, porozumień, obsługi postępowań reklamacyjnych, akcji informowania o zmianach cennika lub regulaminu świadczenia usług oraz wszystkich tych procesów, które wymagają wysyłania dużej ilości korespondencji do klientów i kontrahentów z potwierdzeniem odbioru. e-Doręczenia mogą też znaleźć zastosowanie tam, gdzie wcześniej ze względu na koszty nie wykorzystywano przesyłek rejestrowanych.
– Usługa e-Doręczeń wprowadza pozytywne zmiany w procesach biznesowych związanych z wymianą korespondencji. Podstawową korzyścią jest usprawnienie oraz uproszczenie przepływu informacji, co w efekcie przekłada się na szybsze działanie, redukcję kosztów obsługi, a także większą satysfakcję klientów z powodu podniesienia jakości komunikacji – mówi Szymon Kaczan, product owner eDO Post w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych.
Podmioty komercyjne mają wybór
Jednym z dostawców kwalifikowanych, którzy stworzyli własne rozwiązanie do e-doręczeń, jest Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych. Firma, powołana do życia ponad wiek temu, by produkować polskie banknoty oraz zabezpieczone na najwyższym poziomie dokumenty, jest również sprawdzonym dostawcą usług cyfrowych. Opracowany przez nią system eDO Post jest kolejnym rozwiązaniem, uzupełniającym rozwijany od lat ekosystem usług zaufania.
Produkt PWPW obejmuje dwie usługi. Ta podstawowa to usługa doręczenia, której towarzyszy wspomagająca, czyli usługa skrzynki z aplikacją użytkownika, umożliwiająca mu zarządzanie korespondencją w równie prosty sposób, co zwykła skrzynka mailowa. Są one świadczone w modelu SaaS. Dzięki eDO Post można w bezpieczny sposób przesyłać wiadomości i załączniki oraz zabezpieczać i rejestrować wszelkie dotyczące ich zdarzenia. System potwierdza tożsamość nadawcy i odbiorcy, pozwala też zarządzać skrzynkami w ramach jednej organizacji, ustawiać reguły i przekierowywać wiadomości do innych systemów oraz wysyłać je masowo. Posiada również jeden interfejs obsługujący oba kanały komunikacji: do uczestników niepublicznych i do administracji.
Dzięki rozwiązaniom takim jak eDO Post banki podnoszą bezpieczeństwo obsługi kancelaryjnej, ale również zyskują źródło oszczędności. Dla przykładu, przy wysyłaniu miesięcznie dwóch tysięcy listów poleconych, eDO Post obniża roczny koszt obsługi korespondencji o 50 tys. zł.
Co ważne, eDO Post zapewnia też bezpieczne przechowywanie wiadomości, dzięki czemu może być wykorzystywany jako nośnik trwały. Rozwiązanie jest też skalowalne, zarówno w obszarze przestrzeni na przechowywanie wiadomości, ich wielkości czy liczby administratorów, i można je indywidualnie dostosowywać pod kątem wymagań organizacji, w której jest wdrażana jest usługa wewnętrzna, tak w sferze funkcjonalnej, jak i poziomów wsparcia.
Bezpieczeństwo na najwyższym poziomie
Systemy do e-Doręczeń zabezpieczają dane przed utratą, kradzieżą, uszkodzeniem lub jakimikolwiek nieupoważnionymi zmianami oraz zapewniają dowody wysłania i otrzymania danych. Dla niepodważalności i wiarygodności przesyłki w e-Doręczeniach stosowane są mechanizmy podpisywania i szyfrowania WS-Security, a uwierzytelnianie użytkowników jest dwuskładnikowe. Dane przesyłki zabezpiecza się kwalifikowaną pieczęcią dostawcy usługi, są one również szyfrowane, dzięki czemu system informuje strony w przypadku jakiejkolwiek zmiany w obrębie danych. Pieczęcią są również zabezpieczone wszystkie dowody zdarzeń dotyczących procesu przesyłania korespondencji, a dodatkowo każde z nich opatrzone jest kwalifikowanym znacznikiem czasu.
Wdrożenie systemu do e-Doręczeń wspiera bankowe działy compliance w zapewnieniu zgodności z regulacjami zewnętrznymi i wewnętrznymi, zarządzaniu ryzykiem czy weryfikacji i raportowaniu potencjalnych zagrożeń. Dzięki rozwiązaniom takim, jak eDO Post banki podnoszą bezpieczeństwo obsługi kancelaryjnej, ale również zyskują źródło oszczędności. Dla przykładu, przy wysyłaniu miesięcznie dwóch tysięcy listów poleconych, eDO Post obniża roczny koszt obsługi korespondencji o 50 tys. zł. Dodatkowe korzyści to sprawniejsza i szybsza obsługa klientów i kontrahentów, a w konsekwencji ich większa satysfakcja z kontaktów z bankiem.
Kilka pytań do eksperta
- Jakie korzyści system eDO Post daje organizacji, która go wybierze?
Wybierając eDO Post organizacja zyskuje proste i intuicyjne rozwiązanie pozwalające na prowadzenie w pełni zabezpieczonej korespondencji z zachowaniem poufności, niezaprzeczalności oraz potwierdzenia tożsamości jej stron. Wdrożenie umożliwia cyfryzację kolejnych procesów i ograniczenie kosztów w porównaniu z wysyłką tradycyjnych listów poleconych, usprawnienie i przyspieszenie obsługi, a co za tym idzie, zwiększa satysfakcję klientów oraz partnerów i przekłada się na wizerunek firmy jako nowoczesnej organizacji. - Dlaczego bank lub inna organizacja miałaby wybrać system eDO Post?
Rozwiązanie spełnia wszystkie standardy bezpieczeństwa określone w regulacjach, co zostało potwierdzone certyfikatem niezależnej jednostki certyfikującej i wpisem na listę dostawców usług kwalifikowanych, a dodatkowo oferuje tzw. usługę wewnętrzną, obejmującą zarządzanie wieloma adresami w ramach jednej organizacji. eDO Post może też zostać dopasowany do potrzeb danej firmy i dowolnie skalowany. W końcu, wdrażając eDO Post otrzymujemy szeroką pomoc techniczną oraz szereg innych funkcji nieobecnych w konkurencyjnych systemach. - Czy możliwa jest integracja systemów kancelaryjnych czy też – ogólnie – „elektronicznego obiegu informacji” bezpośrednio z eDO Post? Czy taka integracja jest trudna?
Integracja z innymi systemami lub usługami jest możliwa i odbywa się za pośrednictwem pojedynczego API. PWPW zapewnia w tym wypadku szerokie wsparcie, obejmujące m.in. dokumentację i doradztwo niezbędne do integracji. - W jaki sposób zabezpieczone są dane przechowywane w systemie?
Dane zapisywane i przechowywane przez system eDO Post są zabezpieczane m.in. poprzez mechanizmy szyfrujące, dla których klucze prywatne są generowane i zarządzane przez PWPW. Same wiadomości również są szyfrowane, podpisywane cyfrową pieczęcią systemu eDO Post oraz znakowane kwalifikowanym znacznikiem czasu. Dowody nadania i odbioru posiadają tzw. skróty wiadomości, bezsprzecznie identyfikujące i wiążące się z jej treścią. - Co w sytuacji, gdy firma posiada wiele departamentów lub są osoby, które chciałyby mieć indywidualny adresy do doręczeń elektronicznych?
eDO Post pozwala m.in. na założenie wielu adresów do doręczeń w ramach jednej organizacji. Nasze rozwiązanie zapewnia obsługę zarówno zewnętrznych adresów, wpisanych do Bazy Adresów Elektronicznych, jak i adresów wewnętrznych. Usługa pozwala również na wykorzystanie jej jako zamkniętego ekosystemu, np. do obsługi klientów bankowych, spełniając cechy rejestrowanego doręczenia elektronicznego zgodnego z wymogami prawa. - Jakie doświadczenie posiada PWPW w obszarze usług zaufania?
PWPW jako dostawca państwowych dokumentów gwarantuje najwyższy poziom zabezpieczenia swoich produktów, a obszarze cyfrowych usług zaufania może się pochwalić ponad 20-letnim doświadczeniem. Firma jest dostawcą m.in. kwalifikowanego podpisu elektronicznego Sigillum, usługi masowego podpisywania dokumentów przy pomocy pieczęci kwalifikowanej MultiSign czy systemu eDO App – rozwiązania do potwierdzania tożsamości wykorzystującego możliwości warstwy elektronicznej dowodów osobistych i paszportów.
