Nowoczesny Bank Spółdzielczy | Technologie – Canon Polska | W stronę Banku 4.0. | Automatyzacja obiegu dokumentów w sektorze spółdzielczym

Oczywiście demografia klientów i ich „przywiązanie” do instytucji spółdzielczych to tylko jedna strona medalu. Drugą są wymogi regulacyjne, które w ogromnej większości przypadków obligują klientów do przedstawiania oryginałów dokumentów w wersji papierowej. Co prawda pandemia i lockdown przyspieszyły proces digitalizacji części procesów i ograniczyły liczbę wizyt w placówkach do niezbędnego minimum, jednak w aktualnym stanie prawnym to wciąż na kliencie ciąży obowiązek zdobycia i dostarczenia dokumentów zawierających choćby informacje o zatrudnieniu, dochodach czy zobowiązaniach publicznoprawnych. Nic więc dziwnego, że obsługa dokumentów i powtarzalnych procedur back office’owych w lokalnych instytucjach finansowych wciąż angażuje coraz większe zasoby ludzkie, sprzętowe i finansowe. Oraz czas, który można by poświęcić na bezpośredni kontakt z klientem, głębszą analizę jego potrzeb finansowych czy przygotowanie spersonalizowanej oferty na produkty dodatkowe.

BANK BEZ PAPIERU? NIE TAK SZYBKO

Konieczność zmian technologicznych w sektorze dostrzegają same instytucje i izby handlowe. Z raportu „Paperless bank & remote work” opracowanego przez Forum Technologii Bankowych wynika, że wprowadzenie cyfrowego obiegu dokumentów ma największy potencjał korzyści ze wszystkich cyfrowych rozwiązań transformacyjnych, a jednocześnie jest to rozwiązanie o wysokiej dostępności (rozumianej jako pochodna kosztów, trudności, czasochłonności i podaży kompetencji do wdrożenia rozwiązań cyfrowych). Na kolejnych pozycjach znalazły się m.in. cyfrowa tożsamość, AI, chmura czy blockchain. Jednak jak ogromne wyzwanie czeka polską e-administrację i sektor bankowy przed pełnym ucyfrowieniem np. procesu kredytowego, pokazuje raport pt. „Cyfryzacja procesu kredytu hipotecznego”. Autorzy opracowania wskazują na dziewięć kluczowych inicjatyw administracyjnych, jakie należy podjąć, aby umożliwić bankom samodzielny i zautomatyzowany dostęp do rejestrów danych wrażliwych klientów (m.in. integracja systemów bankowych z ZUS, EKW, ewidencją gruntów, e-dowodem, ePUAP-em czy e-podpisem). Słowem – zasobów, które obecnie kredytobiorca musi samodzielnie dostarczyć do placówki. Niestety, status prac nad większością z tych projektów jest, nomen omen, dopiero na papierze, a obserwując postęp prac nad podstawowymi e-usługami publicznymi w Polsce możemy, z dużą dozą prawdopodobieństwa, założyć, że jeszcze długo przyjdzie nam (klientom) i instytucjom bankowym funkcjonować w rzeczywistości hybrydowej.

AUTOMATYZACJA HYBRYDOWEGO ŚRODOWISKA PRACY

Przedstawiony powyżej scenariusz tzw. w pełni cyfrowej bankowości jest rozwiązaniem idealnym i wszystkie zaangażowane podmioty powinny dążyć do jego szybkiej realizacji. Jednak już obecnie w sektorze bankowym mamy wiele możliwości automatyzacji procesów, począwszy od wydajnych rozwiązań do druku i skanowania, przez inteligentny software do katalogowania i archiwizacji w chmurze po zaawansowane systemy bezpieczeństwa (na wielu poziomach) i weryfikacji polityk compliance.

– Aktualnie pracownik front office w placówkach spółdzielczych zajmuje się obsługą i sprzedażą produktów finansowych, realizacją transakcji, drukowaniem formularzy i skanowaniem oraz katalogowaniem dokumentów otrzymanych od klienta. Jednak wraz z wdrożeniem nowoczesnych rozwiązań do obsługi dokumentów hybrydowych wiele rutynowych obowiązków zniknie, co pozwoli pracownikom skupić się na działaniach doradczych, budowaniu relacji z klientami czy rozwiązywaniu sytuacjach nietypowych (trudnych do przetworzenia cyfrowo) – wyjaśnia Dariusz Szwed, Product Specialist Team Leader Canon Polska.

TECHNOLOGIE W SŁUŻBIE EFEKTYWNOŚCI

Jak może wyglądać efektywny, hybrydowy obieg dokumentów w lokalnej placówce bankowej? Technologicznym sercem całego ekosystemu powinno być inteligentne urządzenie wielofunkcyjne, które jednym kliknięciem pozwala stworzyć dokument papierowy na podstawie dokumentu cyfrowego i odwrotnie – w zależności od sytuacji. Urządzenie musi być podłączone do cyfrowego krwioobiegu, czyli najczęściej oprogramowania chmurowego, za pośrednictwem którego płynnie łączymy się z aplikacjami do przetwarzania i katalogowania dokumentów w odpowiednich systemach. W przypadku banków, musi to być także urządzenie w pełni bezpieczne, chroniące najbardziej poufne informacje klientów na każdym etapie procesu i cyklu życia dokumentu.

W portfolio rozwiązań biznesowych Canon taką rolę pełni linia urządzeń imageRUNNER ADVANCE DX z serią C3800 na czele – zaprojektowana z myślą o efektywnej pracy hybrydowej w środowiskach, w których bieżąca obsługa dokumentów musi być szybka, prosta w obsłudze i w pełni zabezpieczona na poziomie sprzętowym, sieciowym i dostępu użytkownika (wieloetapowe uwierzytelnienie). Ale poza szybkością druku na poziomie 35 stron/min i skanowania nawet do 270 obrazów A4/min, imageRUNNER ADVANCE DX C3800 jest również oszczędne i bardziej przyjazne dla środowiska niż tradycyjne rozwiązania (funkcja Eco Recovery zmniejsza zużycie energii i obniża koszty eksploatacji), a także charakteryzuje się wysoką kulturą pracy, wymaganą w hybrydowych przestrzeniach roboczych, takich jak placówki bankowe.

uniFLOW Online: KRWIOBIEG HYBRYDOWEGO EKOSYSTEMU

Zaawansowane możliwości skanowania i obiegu dokumentów to w ogromnej mierze zasługa współpracy urządzeń imageRUNNER ADVANCE DX z oprogramowaniem uniFLOW Online. Zadania takie, jak nadawanie nazw plikom, wybór miejsca zapisu, autoryzacja z wykorzystaniem zewnętrznych poświadczeń i szybkie skanowanie pakietów dokumentów, to przecież funkcje bezpośrednio przekładające się na wydajność pracowników, oszczędność czasu, ale też ograniczające potencjał błędów typowo ludzkich.

Uczenie maszynowe pozwala zapamiętać preferowane opcje skanowania czy druku, dzięki czemu pracownicy mniej czasu poświęcają na obsługę samego urządzenia i ponowne wprowadzanie informacji w przypadku powtarzalnych zadań. Ponadto rozwiązania Canon wspierają funkcję OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), która pozwala na automatyczne klasyfikowanie dokumentów i wyodrębnianie danych podczas skanowania dokumentu do wersji cyfrowej.

Funkcja Asystenta Archiwizacji dostępna w rozwiązaniu uniFLOW Online może automatycznie klasyfikować i porządkować zeskanowane dokumenty przypisując je do zdefiniowanych kategorii. Dane dotyczące skanów, takie jak typ dokumentu lub nazwa firmy, są pozyskiwane na etapie digitalizacji i wykorzystywane do automatycznego nadawania nazw i zapisywania plików w odpowiedniej lokalizacji w chmurze. Oprogramowanie może również nauczyć się rozpoznawać typowe (powtarzalne) dokumenty, aby następnym razem ich klasyfikacja mogła odbyć się już w pełni automatycznie.

Wyodrębniane dane można następnie przekazywać bezpośrednio do oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów, co oznacza, że pracownicy będą poświęcali mniej czasu na ręczne wprowadzanie danych. Technologia ta nie tylko pozwala oszczędzać czas pracowników, ale też zmniejsza liczbę błędów dzięki identyfikacji nieprawidłowych lub niepełnych danych na etapie ich odczytywania z dokumentów.

BEZPIECZEŃSTWO PRZEDE WSZYSTKIM

Urządzenia imageRUNNER ADVANCE DX C3800 są chronione przed różnymi rodzajami cyberataków. System jest sprawdzany każdorazowo podczas uruchomienia urządzenia, chroniąc przed ingerencjami w oprogramowanie i blokując nieautoryzowane programy. Co więcej – w standardowej wersji urządzenia zawsze otrzymujemy szereg funkcji dodatkowo ograniczających ataki i wyciek danych wrażliwych (szyfrowanie danych na dyskach, serwer plików SMB 3.0, moduł TPM 2.0, czy funkcje formatowania dysków i usuwania ukrytych pozostałości danych po każdym zadaniu).

Rozwiązanie chroni również przed nieautoryzowanym dostępem do urządzenia i dokumentów, które np. oczekują w kolejce do wydruku. Uwierzytelnianie użytkowników na ekranie dotykowym daje pewność, że nikt poza nami nie odbierze wydruku z urządzenia bez potwierdzenia tożsamości. Z kolei dźwiękowe i wizualne powiadomienia o pozostawionych oryginałach ostrzegają, gdy w urządzeniu pozostał dokument zawierający informacje poufne.

Wszystkie te funkcje, odpowiednio dopasowane, skonfigurowane i zarządzane mogą znacząco zwiększyć efektywność pracowników front- i back office’owych, skrócić czas powtarzalnych zadań i zmienić priorytety kompetencyjne, np. zwiększając znaczenie działań doradczych i analitycznych nastawionych na budowanie relacji z klientem.

W przypadku pytań dotyczących implementacji cyfrowych procesów obiegu dokumentów zapraszamy do kontaktu z przedstawicielem Canon: przemyslaw.korolczuk@canon.pl