Musimy zmienić Kodeks pracy aby dostosować się do RODO
Od 25 maja 2018 r, w całej UE w tym w Polsce zacznie obowiązywać Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/ (Dz.Urz. UE L 119 z 4.5.2016 r.), dalej (RODO), które na nowo określa zasady przetwarzania danych osobowych osób fizycznych w tym pracowników.
W związku z tym, w celu dostosowania krajowego porządku prawnego do nowych norm prawnych konieczne stało się znowelizowania kilkudziesięciu ustaw (w tym kodeksu pracy). Zrobiono to w przygotowanym przez ministerstwo cyfryzacji – projekcie ustawy – Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych.
Konieczna podstawa prawna
Zmiany zaproponowane w kodeksie pracy mają przede wszystkim na celu dostosowanie jego przepisów do art. 6 ust. 1 lit c. RODO, który wprowadził przesłankę istnienia „obowiązku prawnego”, jako podstawy przetwarzania danych osobowych. Wskazana przesłanka stanowi główną podstawę legalizującą przetwarzanie danych osobowych pracowników lub kandydatów do pracy.
Nowe brzmienie art. 22[1] § 1 i 2 kp wskazuje na kategorie danych osobowych, które są niezbędne do pozyskania przez pracodawcę w związku z podejmowaniem przez niego działań przed zawarciem umowy o pracę oraz po jej zawarciu.
A zatem po wejściu w życie noweli (MC zapowiada, że zostanie ona uchwalona najpóźniej w kwietniu) od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca będzie żądał podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej albo numer telefonu, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. A od osoby już zatrudnionej: adresu zamieszkania; numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość, oraz innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych jego dzieci i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
Przy czym przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych obejmujących adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej czy numer telefonu po nawiązaniu stosunku pracy jest możliwe tylko za zgodą pracownika. Taka sama zgoda (wyrażona w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej) jest konieczna, aby pracodawca mógł przetwarzać inne niż wymienione wyżej informacje dotyczące stosunku pracy zarówno o kandydacie do pracy jak i osobie już zatrudnionej.
Dane biometryczne tylko od pracownika
Wyjątkiem w tym zakresie, jest pozyskanie przez pracodawcę danych osobowych biometrycznych, które mogą być pozyskane na podstawie udzielonej uprzednio, dobrowolnej zgody wyłącznie od pracownika. Rozwiązanie takie jest oczekiwane przez pracodawców, którzy coraz chętniej wykorzystują tego typu dane (np. odciski palców, skan siatkówki oka) do identyfikacji swoich pracowników.
| Definicja przetwarzania danych zawarta w art. 4 pkt 2 RODO jest bardzo szeroka. Pod tym pojęciem należy, bowiem rozumieć jakiekolwiek operacje (lub zestaw operacji) wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. |
Odmowa bez sankcji
Przy czym odmowa wyrażenia takiej zgody nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenia stosunku pracy lub jego rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
Z drugiej strony zgoda pracownika czy kandydata do pracy nie będzie legalizować przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych o jego nałogach, stanie zdrowia czy życiu seksualnym lub orientacji seksualnej.
Gdy wynika to z odrębnych przepisów
Oczywiście, tak jak obecnie pracodawca będzie mógł żądać od pracownika podania danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów lub gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Ich przetwarzanie możliwe będzie jednak tylko w zakresie niezbędnym do realizacji tego obowiązku.
