Mikro-efektywność kosztowa

– Otoczenie rynkowe i bariery administracyjne niewątpliwie przyczyniają się do wzrostu kosztów po stronie firm. Wiele jednak zależy od samych przedsiębiorców: znaczące oszczędności można znaleźć rewidując sposób zarządzania zasobami firmy -zauważa Piotr Makowski, dyrektor ds. Zarządzania Segmentem Małych Firm w BNP Paribas Banku Polska.

Przy małej skali prowadzonego biznesu bardzo często brak jest procedur i jasnych zasad funkcjonowania. Zazwyczaj najwięcej obowiązków spoczywa na właścicielu przedsiębiorstwa i od jego cech charakteru i umiejętności organizacyjnych zależy sposób zarządzania firmą. Wiele procesów odbywa się intuicyjnie, a własność firmy zarządzana jest często jak domowy budżet. Tymczasem największe oszczędności może przynieść właściwe ustrukturyzowanie procesów i efektywność poszczególnych działań. I będą to oszczędności płynące zarówno z mniejszego marnotrawstwa środków trwałych, jak i ze zwiększenia efektywności pracy poprzez zaprowadzenie porządku i komfortu działań.

Kontrola najwyższą formą zaufania

Lean Management to zyskująca popularność japońska kultura zarządzania firmą na zasadzie ciągłego doskonalenia, gdzie zarządzający, a także pracownicy wciąż przyglądają się swoim działaniom i procedurom, starając się niezmiennie je udoskonalać w celu zwiększenia efektywności. Na wprowadzeniu elementów takiego właśnie podejścia polscy przedsiębiorcy mogliby wiele skorzystać. Rewizja zasad, według których funkcjonuje firma, w każdym z obszarów może przynieść wymierne korzyści.

Warto więc zacząć od początku, czyli od ustalenia wszystkich przebiegających w firmie procesów. Swoista mapa pozwoli nam wylistować wszystkie obszary, które powinniśmy zrewidować i o których później powinniśmy pamiętać sukcesywnie przyglądając się jego efektywności. Jeśli na przykład mówimy o biurze księgowym zatrudniającym 5 osób, prześledźmy drogę wpływającego od klienta zapytania. Sprawdźmy każdy etap jego realizacji i udział w tym procesie każdego z pracowników. W każdym momencie zadawajmy sobie pytanie, czy danej operacji nie można wykonać prościej, szybciej czy taniej.

• Zacznijmy od formalności, czyli od urzędów i banków. Postępująca cyfryzacja tych instytucji sprawia, że coraz więcej spraw możemy załatwić nie wychodząc z biura czy domu. Obsługę płatności w większości przypadków można wykonać całkowicie online, łącznie z podatkami i opłatami do ZUS. Każda godzina zaoszczędzona na formalnościach, to godzina zyskana dla klienta czy rozwoju biznesu.
• Sprawdźmy efektywność wykorzystywanych przez nas systemów informatycznych. Wiele firm oferuje obecnie rozwiązania w chmurze, które zwalniają nas z zakupu licencji na oprogramowanie czy z konieczności inwestowania zasobów w administrowania nim.
• Przeanalizujmy wykorzystanie urządzeń biurowych naszej firmy i ich działanie. Sprawdźmy, jakie miesięczne wydatki ponosimy na wydruki, artykuły biurowe. Zastanówmy się, czy na pewno potrzebujemy papierowych archiwów. Sprawdźmy wykorzystanie służbowych telefonów czy dostawcę Internetu – być może konkurencja ma w ofercie ciekawsze rozwiązania. Przeanalizujmy koszty taksówek czy koszty usług pocztowych – spora konkurencja na rynku sprawia, że firmy są w stanie zaoferować nam dobre rabaty.
• Sprawdźmy także, jak kształtują się firmowe opłaty za prąd czy wodę. Być może zmywarka do naczyń pozwoli obniżyć rachunek za wodę, a energooszczędne żarówki zredukują koszty energii elektrycznej.
• Nie obawiajmy się wyjść poza granice naszego kraju w poszukiwaniu tańszych dostawców.
• Zweryfikujemy efektywność wykorzystania czasu pracowników – w małym przedsiębiorstwie ceniona jest elastyczność w zakresie wykonywanych obowiązków. Być może lepsze rozplanowanie zadań pozwoli wygospodarować czas, który można spożytkować chociażby na działania promocyjne firmy. Warto również rozważyć inwestycję w szkolenie z zarządzania czasem.
• Bardzo ważne dla efektywności pracy jest również odpowiednie motywowanie pracowników. Znając cele firmy i zasadność wykonywanych obowiązków, będą mogli z zaangażowaniem monitorować swoje otoczenie i sami proponować korzystne zmiany.

Kwestia oszczędności w każdym przedsiębiorstwie zależy od charakteru jego działalności i wymaga indywidualnego podejścia. Praca wykonana w tym kierunku zwróci się jednak w bardzo szybkim czasie i w perspektywie czasu przyniesie wymierne korzyści.

Piotr Makowski,
dyrektor ds. Zarządzania Segmentem Małych Firm,
BNP Paribas Banku Polska