Które branże i dlaczego są najlepiej przygotowane na niespodziewane sytuacje kryzysowe, takie jak COVID-19?

Karol Jerzy Mórawski: Skąd wziął się pomysł, aby przeprowadzić badanie poświęcone akurat kwestii BCM – ( Business Continuity Management, zarządzanie ciągłością działania ) w kontekście pandemii koronawirusa?

Prof. dr hab. Małgorzata Iwanicz-Drozdowska: Plan ciągłości działania (BCP – Business Continuity Planning) to plan na ciężkie czasy i nieprzewidziane okoliczności, a zarządzanie nią wymaga przygotowania.

Pomysł zrodził się spontanicznie, po kilkudniowych obserwacjach funkcjonowania różnych organizacji zaraz po ogłoszeniu lockdown. Dyskutowałam w gronie znajomych o pierwszych doświadczeniach i widać było, że organizacje różnie radziły sobie z przystosowaniem się do nowej sytuacji.

Oczywiście na pierwszy plan wysuwało się w wielu przypadkach ograniczenie przychodów, ale utrzymanie ciągłości działania należy uznać za kluczowy komponent dla przetrwania biznesu.

Badanie pilotażowe rozpoczęłam 25 marca i zakończyłam 1 kwietnia, uzyskując 207 odpowiedzi. Od 7 kwietnia trwa pełne badanie, w rozszerzonej wersji w porównaniu z pilotażem.

W jakim stopniu problematyka ciągłości działania w przedsiębiorstwach w obszarze zjawisk kryzysowych o dużym zasięgu była dotychczas przedmiotem analiz naukowych? Czy któreś z wydarzeń z minionych lat, jak choćby kryzys gospodarczy lat 2007-2011, było przesłanką do podjęcia badań w tym obszarze?

Tak, badania w tym zakresie są prowadzone od lat 70 XX wieku. Początkowo, największy nacisk był położony na  przywrócenie sprawność po zaburzeniach wywołanych np. przez burze i huragany, trzęsienia ziemi, pożary, powodzie, brak dostępu do mediów (np. prąd, woda), czy przerwanie łańcuchów dostaw.

Nowy rozdział w zakresie BCP/BCM otworzył się po ataku na WTC (9/11), kiedy to zdarzenie „akty terroru” skłoniło regulatorów sektora finansowego do ustalenia wyższego priorytetu dla BCP/BCM w dzialalności instytucji finansowych.

Kolejne lata – na skutek szybkiego rozwoju technologii informatycznych – wysunęły na pierwszy plan kwestie cyberbezpieczeństwa.

Wybuch pandemii SARS-CoV-2 otworzył kolejny  rozdział w BCP/BCM, ze względu na skalę oddziaływania. Coś, co wydawało się scenariuszem filmu „science fiction” dzieje się na naszych oczach.

Jak sprawdziło się wykorzystanie mediów społecznościowych w przeprowadzeniu badań ankietowych? Czy doświadczenie to wskazuje na większą, czy może mniejszą użyteczność tej formy w zestawieniu z badaniami tradycyjnymi?

Niewątpliwie zlecenie badania wyspecjalizowanej w tym firmie byłoby dla badacza mniej absorbujące. Nie było jednak takiej możliwości, bo pomysł był spontaniczny i nie towarzyszył mu żaden budżet.

Jak obserwuję „w sieci” w dobie pandemii wzrosła liczba badań prowadzonych z wykorzystaniem mediów społecznościowych. Trudno ad hoc, bez głębokiej analizy, wypowiedzieć się w kwestii użyteczności obu form.

Do jakich kategorii należeli respondenci, i jaką część stanowili reprezentanci świata finansów?

Przeważali respondenci reprezentujący sektor „finanse” (32%), co należy przypisać dużemu doświadczeniu podmiotów tego sektora w zakresie BCP/BCM. Wielu respondentów pochodziło z sektora edukacji, który jako jeden z pierwszych podlegał lockdown (21%). Najmniej odpowiedzi było z ochrony zdrowia (3%), co należy tłumaczyć silnym zaangażowaniem w walkę z pandemią.

Jednym z istotniejszych wniosków z badania jest stosunkowo duży odsetek podmiotów, które nie dysponowały żadnym planem ciągłości działania. O czym świadczy ten wynik, i kto okazał się być najlepiej gotowy na niespodziewane zjawiska kryzysowe, a kto najgorzej?

Prawie połowa respondentów wskazała, że ich organizacje nie posiadały planów ciągłości działania. Najlepiej były przygotowane organizacje z sektora finansów oraz urzędy/administracja. Najgorzej zaś – w świetle wyników badania pilotażowego – handel i inne usługi.

W jaki sposób sprawdziły się plany ciągłości działania w organizacjach, które dysponowały takim dokumentem, w obliczu pandemii?

Organizacje posiadające BCP poradziły sobie lepiej i szybciej z dostosowaniem do warunków pandemii. Należy jednak stwierdzić, że pomimo braku formalnego BCP, organizacje generalnie dosyć sprawnie dostosowały się do nowych realiów. 

Jednym z wątków poruszonych podczas badania było przejście części zatrudnionych na pracę zdalną. Czego dowiedzieliśmy się o tych działaniach na podstawie odpowiedzi respondentów?

Na możliwość wykonywania pracy zdalnej przed wybuchem pandemii wskazało 81% badanych, lecz jedynie w przypadku 27% odgrywało to istotną rolę. Po wybuchu pandemii praca zdalna jest wykorzystywana w dużym stopniu (>75% zatrudnionych w organizacji z niej korzysta) w przypadku 70% respondentów.

Odpowiedzi, że praca zdalna wcale nie jest wykorzystywana pojawiły się tylko w 6% przypadków. Sukcesem organizacyjnym, świadczącym o dużej elastyczności, było przejście w znacznym stopniu na pracę zdalną, jednak ze względu na specyfikę wykonywanej działalności nie jest to w pełni możliwe w niektórych sektorach (np. ochrona zdrowia). Praca zdalna, nawet po pandemii, może utrzymać swoją popularność.

Wiadomo, że badanie krajowe to zaledwie wstęp do analiz, które będą obecnie prowadzone przez grono ekspertów międzynarodowych. Z jakim odzewem spotkała się ta inicjatywa w międzynarodowym środowisku naukowym?

Jak wspomniałam, od 7 kwietnia trwa badanie międzynarodowe. Odzew jest pozytywny, ale jeszcze długa droga przed nami, aby zbudować pełny obraz sytuacji.  

Staramy się dotrzeć do maksymalnie szerokiej rzeszy podmiotów, wykorzystując m.in. media społecznościowe. Zwracamy się z uprzejmą prośbą o skierowanie zaproszenia do udziału w badaniu do menedżerów, przedsiębiorców, członków izb gospodarczych i związków przedsiębiorców z różnych branż.

W jakich państwach będzie zbierany materiał do badań? Co zadecydowało o udziale akurat tych krajów?

Intensywne działania w zakresie pozyskania odpowiedzi są prowadzone w Polsce, w Brazylii, we Włoszech i w Szwecji. Ten zestaw krajów wynika ze składu zespołu badawczego. Znamy się z wcześniejszej współpracy naukowej.

Dodatkowo – poprzez międzynarodową sieć kontaktów – prowadzone są działania, głównie z wykorzystaniem platformy LinkedIn, ale i osobistych kontaktów, mające na celu pozyskanie odpowiedzi z organizacji z innych krajów.

Do kiedy będą prowadzone analizy i kiedy możemy spodziewać się publikacji pierwszych rezultatów?

Badanie planujemy zamknąć w II połowie maja. Pierwsze wyniki powinny pojawić się w czerwcu.