Korzyści i koszty budowania polskiej e-administracji
E-administracja w Polsce rozwija się coraz dynamiczniej. Z roku na rok przybywa urzędów, które są czynne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i w których można załatwić różne sprawy drogą elektroniczną. Rośnie świadomość społeczeństwa oraz wiedza z zakresu IT. Od 2012 r. na koszt utrzymania państwowych systemów e-administracji wydaliśmy 1,5 mld zł.
Państwo na początku informatyzacji administracji deklarowało, że musimy dużo inwestować, aby przyszłe pokolenia mogły sprawnie funkcjonować i oszczędzać. Rzeczywistość pokazuje nam zgoła co innego – państwowe systemy generują głównie koszty. Systemy najpopularniejsze wśród społeczeństwa, okazały się najtańszymi w utrzymaniu np. e-Deklaracje. Obsługa tego sytemu od 2012 r. to koszt 82 tys. złotych (był tylko lekko modernizowany). Należy podkreślić, że w 2014r. z elektronicznej możliwości wysyłania zeznania podatkowego skorzystało aż 5 mln osób, a gdy system zaczynał działać w 2009 r. chętnych było zaledwie 84 tys.
Diametralnie w innym położeniu znajduje się e-PUAP (pod tą nazwą kryje się system informatyczny, który pozwala polskim obywatelom na załatwianie różnych spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Nie eliminuje on w stu procentach biurokracji, ale znacznie upraszcza składanie różnych wniosków i odbieranie na nie odpowiedzi. Głównym zadaniem systemu jest umożliwienie sprawnej komunikacji między obywatelami i przedsiębiorcami a administracją oraz między instytucjami administracji publicznej. Na jego utrzymanie, w tym samym czasie, wydano 74 mln zł. Efekty nieadekwatne do nakładów – konta założyło w tym systemie zaledwie 317 tys. osób i instytucji.
W najbliższym czasie kończy się unijna perspektywa budżetowa, z której finansowano budowę e-administracji. BCC dowiedział się ile kosztuje utrzymanie 20 największych państwowych systemów informatycznych. Od 2012 r. to kwota 1,465 mld zł. W tym zestawieniu nie są uwzględnione koszty m.in. e-Sądu i e-Ksiąg Wieczystych oraz Centralnej Informacji KRS, których nie potrafiło wyliczyć Ministerstwo Sprawiedliwości. Wnioski nie napawają optymizmem. Największe nakłady pochłaniają systemy, z którymi od lat są problemy: ePUAP, CEPiK czy OST 112. Najdroższe są systemy obsługiwane przez ZUS: KSI i PUE, czyli Płatnik. Nominalnie pochłaniają one ogromne pieniądze, ale trzeba też przyznać, że na ich bazie wykonywane są potężne operacje, porównywalne tylko z systemami kilku banków czy największych operatorów telekomunikacyjnych. Szczególnie na przykładzie Płatnika widać, że te systemy naprawdę odpowiadają na społeczne zapotrzebowanie. Mamy w nim swoje konta, dzięki którym można mieć wgląd w to, czy pracodawca płaci nasze składki na czas. W niecały rok od uruchomienia z tej możliwości korzysta już ponad 800 tys. osób.
Powodzenie e-administracji, zależy od tego jak zaspokaja potrzeby. Duży sukces Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), czyli systemu Ministerstwa Gospodarki, dzięki któremu zrealizowano ideę „zero okienka” przy zakładaniu działalności gospodarczej, a przedsiębiorcy nie potrzebują już żadnych dokumentów np. przy podpisywaniu umowy na telefon komórkowy z operatorem.
CEIDG obsłużył 3,5 mln wpisów przedsiębiorców i 4,5 mln wniosków. Od 2012 roku kosztował nieco ponad 16 mln zł (czyli tyle, ile tylko w 2012 roku sam ePUAP). Informatyzacja nie spowodowała zmniejszenia się tradycyjnej administracji, od 2008 roku liczba urzędników wzrosła z 390 do 438 tysięcy osób, w samorządach w tym samym czasie z 222 do 254 tysięcy.
Należy podkreślić, że są również systemy, w których można zauważyć zmniejszanie kosztów funkcjonowania. Największy spadek zanotował ZUS: z blisko 326 mln (w 2012 r.) do ponad 121 mln zł w tym roku. Prognoza jest jednak pesymistyczna: w najbliższych latach informatyzacja będzie generowała dalsze koszty. Oprócz już działających systemów, niedługo wystartują kolejne. W tym e-Zdrowie i e-Podatki. W nowej, unijnej perspektywie budżetowej na budowę systemów przewidziane jest 1,2 mld euro.
Mamy jeszcze wiele do zrobienia, by dogonić liderów e-administracji na świecie. Walczymy o sprawną ogólnodostępną sieć, dostęp do IT oraz o wzrost świadomości polskiego e-obywatela. Każdy z nas słyszał o jakiejś e-usłudze w administracji, jednak informacje te są bardzo rozproszone i brakuje miejsca, które zbiera w jedną całość wszystkie e-urzędy. Dostępnych jest już bardzo dużo e-usług, oczywiście jedne działają lepiej, inne trochę gorzej. Korzysta z nich jednak niewielu z nas, między innymi dlatego, że o nich nie wiemy lub skorzystanie z nich wydaje nam się skomplikowane.
Mając zatem na uwadze powyższą analizę, ostatnie zmiany w rządzie oraz kończącą się kadencję parlamentu, należy jak najszybciej podjąć zdecydowane działania w zakresie sprawnej koordynacji szerokorozumianej cyfryzacji oraz informatyzacji. Oczekujemy przedstawienia przez rząd szczegółowego planu dalszych działań, które dotychczas były umiarkowanie skuteczne, a decyzyjność w tym zakresie mocno rozproszona. Temat jest zbyt poważny, aby ewentualne zmiany nie były poprzedzone szeroką dyskusją przynajmniej wśród osób, które zaangażowane są w proces tworzenia społeczeństwa informacyjnego od wielu lat. Stoimy bowiem przed niepowtarzalnym wyzwaniem optymalnego wykorzystania środków z budżetu Unii na lata 2014 – 2020 (głównie w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa). Stwórzmy sprawny ośrodek sterowania procesem cyfryzacji i informatyzacji w sposób przybliżający rzeczywisty sukces w tym zakresie. Bez tego nie znajdziemy się szybko w grupie wiodących krajów unijnych, do czego mamy wszelkie prawo aspirować.
Krzysztof Szubert
ekspert BCC, minister ds. cyfryzacji w Gospodarczym Gabinecie Cieni BCC
