Jak wdrożyć system klasy BPM szybko i efektywnie?
Dla wielu instytucji finansowych i przedsiębiorstw częstym problemem jest terminowe dostosowanie systemów informatycznych do coraz szybciej zmieniających się wymagań klientów i regulatorów. Najbardziej kłopotliwe jest uzgodnienie z dostawcami satysfakcjonujących terminów wprowadzania zmian. Dodatkowo pojawiającym się problemem jest fakt, że zmiany w oprogramowaniu może wykonać tylko dostawca, co z kolei najczęściej związane jest z długim czasem oczekiwania na wprowadzenie modyfikacji. W jaki sposób możemy to zmienić?
Na kształt przedstawionej wyżej sytuacji wpływa szereg zmiennych: np. koszty zmian, ich relacja do efektów, aktualne możliwości i plany inwestycyjne organizacji. Zanim zapadnie jakakolwiek decyzja, niezbędna jest gruntowna analiza sytuacji. Bardzo często najkorzystniejszym rozwiązaniem jest nowy system IT. W jaki sposób taki system efektywnie wdrożyć?
Nowoczesne narzędzia klasy BPM dają dużą samodzielność w działaniu
Najnowocześniejsze oprogramowanie dostępne na rynku daje bankom i przedsiębiorstwom dużą niezależność w dostosowywaniu się do rynku. Przykładem są zaawansowane systemy klasy BPM, które udostępniają użytkownikom specjalne narzędzia do samodzielnej modyfikacji dotychczasowych procesów oraz symulacji i tworzenia zupełnie nowych. Inwestując w tego typu rozwiązanie, bank lub inna organizacja odnosi dodatkową korzyść: w dużym stopniu uniezależnia się od dostawców, którzy oferują oprogramowanie zamknięte na wprowadzanie zmian przez użytkowników. Zanim kupimy i wdrożymy nowoczesne narzędzie BPM, konieczne jest poznanie (i późniejsze przestrzeganie!) kilku zasad, pomocnych w eliminowaniu z projektu potencjalnych trudności. Stosowanie dobrych praktyk pomoże też szybko osiągnąć sukces w projekcie. Od czego zatem zacząć?
Kluczowy jest odpowiedni dobór kolejności i zakresu etapów
Przygotowując się do wdrożenia nowego rozwiązania klasy BPM, kluczowe jest określenie zakresu procesów, które mają zostać zautomatyzowane. Równie ważne jest zdefiniowanie obszarów organizacji i kolejności ich usprawnienia. Najlepiej zacząć od procesów, które są rentowne i stosunkowo proste pod względem przebiegu. Takie podejście sprawia, że pracownicy mają możliwość poznania narzędzia i zdobycia doświadczenia, a usprawnianie bardziej złożonych procesów przebiegnie bezproblemowo. W trakcie wdrożenia prostego procesu, pracownicy będą mieli okazję poznać interfejs użytkownika nowej aplikacji i przeprowadzić integrację z systemami wewnętrznymi. Dodatkowo, zdobędą doświadczenie przydatne w kolejnych etapach wdrożenia. Jednocześnie spadnie ryzyko wystąpienia obaw, czy niechęci do nowego narzędzia, które mogą pojawić się w trakcie wdrażania złożonych procesów na początku projektu.
Właściwy dobór procesów w etapach projektu szybko przynosi zyski
Podzielenie wdrożenia na etapy i ułożenie ich w odpowiedniej kolejności ma jeszcze inną zaletę. Pozwala szybko uzyskać sukces w projekcie, nawet w formie wymiernych zysków i oszczędności. Taki czynnik z reguły ma niebagatelne znaczenie dla sukcesu całego przedsięwzięcia. Stosując nowoczesne narzędzia można korzystać z nowych procesów nawet już po kilku tygodniach od rozpoczęcia działań, a tym samym przybliżyć się do osiągnięcia celów całego projektu.
Ważne jest zapewnienie odpowiedniej sekwencji w procesach
Komponując etapy projektu, warto pamiętać, że poszczególne czynności muszą być ułożone w odpowiednie sekwencje, czego przykładem może być sprzedaż kredytu lub pożyczki gotówkowej. Na przykład przed uruchomieniem procesów posprzedażowych należy wdrożyć procesy niezbędne do finalizacji sprzedaży takiego produktu. Pracę zaczynamy od projektu przebiegu procesów związanych ze sprzedażą. Chodzi tutaj między innymi o takie obszary jak obsługa wniosków kredytowych, czy scoring kredytowy. Następnie przechodzimy do procesów monitorowania realizacji umów kredytowych i kończymy procesami związanymi z restrukturyzacją i windykacją. Podobnie postępujemy w przypadkach dotyczących innych procesów w organizacji.
Inny ważny przykład dotyczy raportowania – raportować można dane, dla których struktury są już stałe i niezmienne. Przykłady można mnożyć w zależności od typu organizacji i jej procesów, ale w każdym przypadku kluczowe staje zachowanie logiki w układaniu poszczególnych kroków w procesach.
Efektywność wdrożenia BPM można ciągle zwiększać
Na efektywność wdrożenia narzędzia BPM wpływa możliwość korzystania z rezultatów prac wykonanych we wcześniejszych etapach. Tylko kompleksowe platformy BPM, takie jak np. Ferryt Enterprise pozwalają na standaryzację procesów w całej organizacji i wpływają na obniżenie kosztów utrzymania procesów. Inną ich zaletą jest umożliwienie użytkownikom prostszego i samodzielnego wprowadzania zmian, których efekty można przetestować dzięki narzędziom do symulacji procesów. W efekcie zwiększą się: wydajność i stabilność docelowego rozwiązania.
Powyższą ścieżkę przetestowaliśmy podczas projektów wdrożeniowych platformy Ferryt, a realizowanych dla najnowocześniejszych banków w Polsce. Dziś, patrząc na te projekty z perspektywy czasu, możemy stwierdzić, że opisana metoda pozwala sprawnie zrealizować największy projekt wdrożenia systemu klasy BPM. Oczywiście, każdy bank czy firma mają swoją specyfikę i własny sposób na realizację procesów. Jednak wykorzystanie tych uniwersalnych kroków pozwala na szybsze i łatwiejsze osiągnięcie założonych celów wdrożenia.
Jednym z najistotniejszych czynników sukcesu jest partner wdrożeniowy. Zanim wybierzemy system, pamiętajmy, żeby wybrać partnera wdrożeniowego, który dysponuje odpowiednim doświadczeniem procesowym w danej branży. Branżowe doświadczenie partnera to lepsza reorganizacja procesów i sprawniejsze wdrożenie nowego oprogramowania, zgodnie z modelem przyjętym na etapie analizy przedwdrożeniowej.
Paweł Krajewski,
DomData AG Sp. z o.o.
