Jak usprawnić przepływ gotówki?
Zapewne te i wiele innych pytań zadają sobie obecnie banki i firmy CiT, które zgodnie z Zarządzeniem Prezesa NBP w sprawie sposobu i trybu przeliczania, sortowania, pakowania i oznaczania opakowań banknotów i monet oraz wykonywania czynności związanych z zaopatrywaniem banków w te znaki będą wkrótce zobligowane do tych działań.
W tym artykule postaram się odpowiedzieć na te pytania i mam nadzieję, rozwiać wątpliwości z tym związane. Być może również banki spółdzielcze, które nie muszą spełniać takich wymagań, spojrzą przychylniej na obszar automatyzacji przepływu gotówki, przede wszystkim w kontekście zwiększenia efektywności procesów i przyszłych wdrożeń.
Odpowiadając na pytanie czy jest to w ogóle potrzebne, skoro w procesach odprowadzeń i pobrań gotówki istnieją obecnie ustalone procedury, które dobrze funkcjonują? Otóż wdrożenie kodów kreskowych na poziomie opakowań zbiorczych (worki, pudła, skrzynie), a także jednostek logistycznych (palety, ale również worki i pudła) z jednej strony zdecydowanie usprawnia procesy obsługi gotówki w jednostkach NBP.
Z drugiej strony może, a nawet powinno usprawniać procesy u wszystkich partnerów biznesowych NBP, czyli banków i firm CiT. Implementacja zmian w systemach informatycznych związanych z odczytem i przetwarzaniem danych zamieszczonych w kodach kreskowych, a także wymiana tych danych pomiędzy systemami informatycznymi daje gwarancję i pewność wzrostu efektywności procesów związanych z obsługą gotówki.
Czytaj także: RPP w pełni uznaje konieczność opracowania przez NBP strategii bezpieczeństwa gotówki
W odniesieniu do kwestii: co kody kreskowe oparte na standardach GS1 zmieniają w stosunku do obecnie funkcjonujących rozwiązań stosowanych przez np. firmy CiT, należy zaznaczyć, że fakt posługiwania się standardami niejako wymusza na wszystkich uczestnikach stosowanie tych samych reguł i zasad związanych z identyfikacją.
W związku z tym również firmy CiT na tym skorzystają, ponieważ przy tym założeniu, bez względu na to, jaki bank obsługują posługują się tymi samymi standardami oznakowania i wymiany informacji, a co się z tym wiąże koszty implementacji IT ponoszą jednorazowo, bez konieczności wdrażania dedykowanych rozwiązań dla poszczególnych podmiotów.
Co z efektywnością w odniesieniu do wdrożenia kodów kreskowych i elektronicznej wymiany danych? Otóż słowo automatyzacja zwiastuje nam oczywisty spadek pracochłonności. Wyobraźmy sobie sytuację związaną z sortowaniem gotówki. W trakcie tego procesu, już po przesortowaniu banknotów są one pakowane w paczki i wiązki. Na każdej wiązce powinno być oznaczenie identyfikujące co się w niej znajduje.
I w tym momencie dochodzi dodatkowa czynność naklejenia etykiety – nieważne czy z kodem kreskowym czy wypisaną ręcznie. Jednak już w momencie pakowania wiązek do worków następuje odczyt (skanowanie) etykiet z wiązek, przypisując tym samym co (i ile wiązek) znajduje się w konkretnym worku.
Implementacja zmian w systemach informatycznych związanych z odczytem i przetwarzaniem danych zamieszczonych w kodach kreskowych, a także wymiana tych danych pomiędzy systemami informatycznymi daje gwarancję i pewność wzrostu efektywności procesów związanych z obsługą gotówki
Ta czynność w ramach procesu, w którym nie występują kody kreskowe nie będzie istniała, chociaż oczywiście zapis informacji: co i ile (w kontekście wiązek) znajduje się w danym worku będzie wykonywana ręcznie.
Jeśli natomiast przyjrzymy się temu, co dalej może dziać się z gotówką, to szereg czynności, które mają miejsce w skarbcu, albo przy wydaniu gotówki będą przebiegały szybciej i w oparciu o dane zawarte w systemie IT i zapisane właśnie w kodach kreskowych. Nie wspominając o procesie uzgadniania skarbca, który przy stosowaniu kodów kreskowych jest kilkukrotnie szybciej realizowany niż bez nich.
Czytaj także: NBP: Rada ds. obrotu gotówkowego powołała zespoły odpowiedzialne za przygotowanie strategii
Reasumując, kontekst efektywności i odpowiedź na pytanie czy można ją osiągnąć wdrażając opisywane rozwiązania – na pewno tak. Jednak ta pozytywna odpowiedź wiąże się z braniem pod uwagę wszystkich procesów, zarówno przyjęcia, procesowania i wydania gotówki, ale także generowania komunikatów elektronicznych.
Poza tym dochodzą jeszcze inne elementy korzystne z punktu widzenia podmiotu wdrażającego, takie jak:
– zwiększoną dokładność danych,
– eliminację części dokumentacji papierowej,
– możliwość śledzenia statusu przesyłek pomiędzy uczestnikami łańcucha obrotu gotówki.
A jakie są konsekwencje wdrożenia takiego rozwiązania wobec tych wszystkich opisanych argumentów przemawiających za wdrożeniem kodów kreskowych i elektronicznych komunikatów? Konsekwencje z pewnością należy rozpatrzyć w dwóch perspektywach: zmiany procesowej i inwestycji.
Zmiana procesów wynika głównie z zastąpienia części procesów manualnych – automatycznymi z zastosowaniem terminali (zwanych też kolektorami danych), drukarek specjalizowanych do wydruku etykiet z kodami kreskowymi, a także zmian w obsłudze informatycznej obecnie obsługiwanych procesów. Ta zmiana procesów wiąże się z przygotowaniem organizacyjnym, szkoleniem załogi, ale też pociąga za sobą uruchomienie perspektywy finansowania zarówno zakupu sprzętu, jak i aplikacji do obsługi kodów kreskowych. Nie należy zapominać o wymianie komunikatów elektronicznych, których zawartość jest ściśle związana z zawartością danych w kodzie.
Stąd konieczność zmian w obecnym oprogramowaniu, z którego bank lub CiT korzysta. Wiąże się to często oprócz przygotowania konfiguracyjnego systemu IT, także z integracją i niejednokrotnie przygotowaniem odpowiednich webserwisów do wymiany informacji. Dostawca takiego kompleksowego rozwiązania wdrożeniowego powinien prawidłowo zaplanować, wykonać, a następnie produkcyjnie wdrożyć i nadzorować projekt.
Dlatego istotne przy wyborze dostawcy jest to, by wybrać taką firmę, która zarówno zna procesy przepływu gotówki występujące w tym specyficznym sektorze, a także ma doświadczenie we wdrażaniu standardów związanych z kodami kreskowymi i komunikatami elektronicznymi, a także integracją czy konfiguracją systemową. Opisane rozwiązania należą do specjalizacji firmy GS Consulting, która od kilku lat z powodzeniem je implementuje w Polsce.
Materiał partnerski.
