Jak skutecznie kontrolować koszty w firmie?

Firmy, które zarządzane są w oparciu o realne i bieżące dane, nie tylko minimalizują ryzyko, ale także lepiej zarządzają własnym budżetem. Analizy, wgląd w wydatki poszczególnych działów czy budżety projektów i optymalizacja wszystkich procesów finansowo-księgowych, mogą pomagać w zwiększaniu dochodów. Jak dbać o efektywną kontrolę nad finansami i wyciągać z tego jak największe korzyści?

Regularność i kontrola na bieżąco

Jednym z powodów, dla których kontrola finansowa często kojarzy się negatywnie, jest brak regularnych działań w tym zakresie. Jeśli na co dzień procesy finansowo-księgowe nie są uporządkowane, okresowa kontrola nie tylko będzie nieefektywna, ale także utożsamiana z przykrym obowiązkiem. Tymczasem regularny nadzór nad nimi może przynieść realne korzyści finansowe. Umożliwia to podejmowanie przemyślanych decyzji biznesowych. Minimalizuje również ryzyko błędów takich jak ponoszenie niepotrzebnych wydatków czy kosztów, których nie ma możliwości rozliczyć np. ze względu na przedawniony termin wystawienia faktury.

Aby taka bieżąca kontrola była możliwa, ważne jest stworzenie uporządkowanych schematów działania, które dokładnie wyznaczają obowiązki w zakresie finansów czy księgowości wszystkim pracownikom. Zespół musi dokładnie wiedzieć, jak powinna wyglądać dobrze opisana faktura, kto jest odpowiedzialny za jej akceptację, jak wygląda proces przekazania jej do księgowości itd. Informacje te powinny być łatwo dostępne, tak aby w łatwy sposób można je było sprawdzić, a także przekazać w procesie onboardingu nowych pracowników.

Automatyzacja

Szczególnie w przypadku, gdy firma się rozwija i prowadzi coraz więcej projektów, ręczne uzupełnianie dokumentów finansowych może być coraz trudniejsze, a także zajmuje coraz więcej czasu. Co więcej, dane przechowywane za pomocą arkuszy kalkulacyjnych zazwyczaj nie są dostępne w czasie rzeczywistym – ich analiza często wymaga dodatkowych godzin. Skuteczniejszym rozwiązaniem, szczególnie dla dużych firm, jest skorzystanie z dostępnych na rynku narzędzi, które automatyzują większość tych procesów. Systemy ERP sprawiają, że pracownicy mogą uniknąć wiele zadań, które do tej pory wykonywali sami. To duże oszczędności czasu – zdecydowana większość procesów finansowo-księgowych odbywa się bezpośrednio w systemie. Zmniejsza to również ryzyko wystąpienia błędów. Nowoczesne oprogramowanie ERP pozwala np. wysyłać faktury elektroniczne z możliwością płatności natychmiastowej czy automatyczne przypomnienia o niezapłaconych fakturach.

– System można dopasować do własnych potrzeb. Istnieje np. możliwość ustawienia zasad akceptacji dokumentów pod konkretną strukturę danej firmy. – mówi Filip Fludra, Sales Manager, Exact Software Poland. I dodaje: Już samo to usprawnienie procesu przypisywania kosztów do poszczególnych projektów, a także automatyczne wysyłanie dokumentów do odpowiedniej osoby odpowiedzialnej za ich akceptację, przynosi firmom wymierne korzyści.

Dostęp do danych w czasie rzeczywistym

Zautomatyzowana księgowość może być prowadzona na bieżąco. Wszystkie dokumenty finansowe znajdują się w jednym systemie, co umożliwia ich dokładną analizę. Oprogramowanie ERP przetwarza faktury, rozliczenia bankowe i sprawozdania w tle. Gdy pojawią się jakieś rozbieżności lub np. przekroczenie założonego budżetu – wysyłany jest alert, który pozwala na szybką reakcję. W przypadku korzystania z oprogramowania ERP analiza wydatków jest możliwa nie tylko na podstawie okresowych raportów, ale także na bieżąco. Stała kontrola wszelkich wydatków może wpływać na zwiększenie dochodów przedsiębiorstwa. Łatwiej wówczas od razu zauważyć niepotrzebne wydatki, możliwość optymalizacji pewnych kosztów, a także zarządzać ryzykiem. – mówi Filip Fludra, Sales Manager Exact Software Poland. Dostęp do bieżących danych jest jeszcze łatwiejszy wtedy, gdy oprogramowanie jest dostępne również z poziomu przeglądarki, a także urządzeń mobilnych. Pozwala to zarządzać finansami niezależnie od czasu czy lokalizacji. Warto zwrócić uwagę na tę funkcjonalność w procesie wyboru odpowiedniego dostawcy oprogramowania.