Jak firma może uchronić się przed niepłacącymi na czas kontrahentami i klientami

Początkowo jedna, dwie nieopłacone faktury nie niosą ze sobą negatywnych skutków, ale w dłuższym czasie konsekwencje zatorów płatniczych potrafią być bardzo dotkliwe dla firm. To z kolei przekłada się na brak środków na bieżącą działalność, rozwój czy inwestowanie w nowe technologie oraz zatrudnianie nowych pracowników, a w przypadku firm w najcięższej sytuacji – nawet wypadnięcie z rynku. Od początku roku do końca sierpnia postępowanie upadłościowe ogłosiło już prawie 400 firm. Przedsiębiorcy mogą korzystać z szeregu opcji, by odzyskać należne im środki, ale zgodnie z maksymą lepiej zapobiegać niż leczyć, warto nie dopuszczać do rozwoju czarnego scenariusza i wdrożyć odpowiednie rozwiązania, by uchronić się przed dłużnikami. Jak zaznaczają eksperci z Polskiego Związku Zarządzania Wierzytelnościami (PZZW), jest to możliwe, wystarczy znać kilka zasad.

1. Sprawdzenie kontrahenta to podstawa

Jeżeli chodzi o podjęcie dłuższej, zaplanowanej współpracy z firmą X, kluczowe jest sprawdzenie przyszłego partnera biznesowego. Czasem sama wiedza o tym, że dana firma istnieje legalnie oraz, że nie została wykreślona z rejestru przedsiębiorstw, może być pierwszym krokiem do zaufania kontrahentowi. Upewnijmy się więc, czy firma, z którą chcemy rozpocząć współpracę, funkcjonuje na rynku bez przeszkód, a nie jest np. w trakcie likwidacji lub podjęła kroki, aby ogłosić upadłość.

Takie działanie przeważnie nie wymaga ponoszenia dodatkowych opłat, ani osobistego odwiedzania wielu urzędów, więc posiadając podstawowe dane firmy, takie jak NIP, REGON czy numer KRS, możliwe jest sprawdzenie jej w rejestrze internetowym. To, w jakim rejestrze znajduje się interesujący nas podmiot, zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Firmy prowadzone przez osoby fizyczne możemy znaleźć w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), z kolei spółki prawa handlowego (m.in. spółki z o.o. czy spółki jawne) odszukać można w KRS. – Co więcej, w Dziale IV tego dokumentu znajdziemy m.in. dane o ewentualnych zaległościach, np. wobec ZUS-u i prowadzonych egzekucjach komorniczych. Pełni on więc funkcję ostrzegawczą, podobnie jak Dział VI, który poinformuje, czy spółka nie znajduje się na etapie upadłości lub postępowania likwidacyjnego. Z kolei w przypadku spółek cywilnych, jeśli dane o firmie nie znajdują się w CEIDG, można odnaleźć je w rejestrze REGON. Warto też zapoznać się z dokumentami finansowymi spółek, które są dostępne online na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości – podpowiada Radosław Cieciórski, Członek Zarządu PZZW.

Kolejną informacją dotyczącą kontrahentów jest ich terminowość w wywiązywaniu się z zobowiązań płatniczych wobec innych podmiotów. Istnieje kilka rejestrów, do których trafiają firmy, mające jakiekolwiek zaległe zobowiązania finansowe. – Jeśli zależy nam na dokładnym poznaniu sytuacji finansowej potencjalnego partnera biznesowego, warto sprawdzić go w biurze informacji gospodarczej, które pozwala nie tylko zweryfikować, ale także wpisać zalegających z opłatami kontrahentów. Obecnie w Polsce działa kilka biur informacji gospodarczej
– ich zadaniem jest gromadzenie oraz udostępnianie informacji o dłużnikach, ale również w przypadku niektórych
z nich, także o solidnych płatnikach – mówi Marcin Nakielski, Alektum, Członek Rady PZZW.

2. Wymagaj przedpłaty

Kolejnym sposobem na upewnienie się, że nie stracimy pieniędzy przez kontrahenta lub klienta zwlekającego z opłaceniem faktury, jest wymaganie przedpłaty za wykonane usługi lub dostarczone przedmioty. Przedpłata to nic innego, jak kwota zapłacona usługodawcy po zawarciu umowy, ale jeszcze przed sfinalizowaniem transakcji i stanowi zazwyczaj określony procent wartości całego zamówienia. Jej zadaniem jest zagwarantowanie doprowadzenia transakcji do końca i zapłaty przez klienta. Stosowanie przedpłaty jest szczególnie ważne dla firm, które produkują wyroby na zamówienie albo niszowe, których sprzedaż innemu klientowi byłaby po prostu niemożliwa i dlatego naraziłaby usługodawcę na ogromne straty finansowe.

3. Ubezpieczanie należności

Kolejnym środkiem chroniącym finanse firmy przed nierzetelnymi klientami i kontrahentami jest ubezpieczenie należności. Ubezpieczyciele monitorują na bieżąco stabilność finansową partnerów biznesowych i na jej podstawie ustalają kwotę, do której zapewnią ochronę, czyli zobowiązują się do wypłaty odszkodowania w przypadku ich niewypłacalności czy nawet bankructwa.

– Firmy ubezpieczające należności, korzystają z różnych dostępnych danych, np. historii płatniczej danego kontrahenta czy raportów finansowych sprawdzanego podmiotu. Analitycy ubezpieczeniowi nie tylko aktualizują na bieżąco zgromadzone informacje i poddają je weryfikacji, ale także informują, jeżeli jeden z partnerów znajdzie się w trudnej sytuacji finansowej i współpraca z nim może się wiązać z większym ryzykiem. Jeśli okaże się, że firma z którą prowadzimy współpracę biznesową, ma problemy finansowe, ubezpieczyciel pomoże także ustalić plan działania, który zmniejszy potencjalne straty. Takie rozwiązanie sprawdzi się zarówno dla mikrofirm, sektora MSP, jak i dużych przedsiębiorstw – mówi Paweł Szczepankowski, Dyrektor Zarządzający Atradius Crédito y Caución S.A. de Seguros y Reaseguros Spółka Akcyjna Oddział w Polsce.

4. Gwarancja bankowa

Jedną z form zabezpieczenia wierzytelności jest gwarancja bankowa. Polega ona na zobowiązaniu się banku do zapłaty przedsiębiorcy określonej kwoty wskazanej w gwarancji, na wypadek, gdyby kontrahent miał problem z terminową spłatą zobowiązania. Jeśli więc partner biznesowy lub klient zwleka ze spłatą należności, wówczas bank, przy spełnieniu określonych warunków przez wierzyciela (potwierdzonych dokumentami wskazanymi w gwarancji), wypłaca należne pieniądze.

– Gwarancja bankowa to jeden z bezpieczniejszych sposobów na ochronę finansów przedsiębiorstwa, w przypadku uchylania się od obowiązku zapłaty przez kontrahentów lub klientów. Gwarancja może zabezpieczać wierzytelności już istniejące lub takie, które dopiero staną się faktem. Zasady udzielania takiej gwarancji przez bank powinny być jasno i precyzyjnie określone oraz spisane w postaci umowy. Wśród niezbędnych elementów, jakie powinien zawierać wspomniany dokument, powinno znaleźć się określenie stron gwarancji, opis wierzytelności, warunków zapłaty po stronie kontrahenta oraz zobowiązanie banku do wypłacenia pieniędzy, w przypadku niedotrzymania warunków umowy przez nierzetelnych klientów czy partnerów biznesowych. Warto również wiedzieć, że za wystawienie gwarancji bank pobiera prowizję, którą w całości może pokryć kontrahent, zleceniobiorca – wyjaśnia Radosław Cieciórski, Członek Zarządu PZZW.

5. Pomocna prewindykacja

Przedsiębiorcy starający się uchronić przed niepłacącymi kontrahentami czy klientami mogą również zdecydować się na prewindykację. To zestaw działań, które mają pomóc w tym, że problem zatorów płatniczych w ogóle się nie pojawi, nie chodzi więc o windykowanie przeterminowanych należności. W ramach prewindykacji mamy do dyspozycji takie narzędzie, jak monitoring płatności, czyli nadzorowanie procesu zapłaty należności już w momencie wysłania faktury, aby jak najbardziej zminimalizować możliwość wystąpienia opóźnienia  w płatnościach przez kontrahentów. Dzięki temu, jeśli zajdzie taka potrzeba, proces windykacji uruchamiany jest od razu po upływie wskazanego terminu spłaty, a nie jak przeważnie ma to miejsce, wiele dni po tym fakcie, co jest w Polsce bardzo częstą praktyką.

– W praktyce monitoring należności to po prostu informowanie kontrahenta o zbliżającym się terminie opłacenia faktury. Wiadomości zawierają zazwyczaj przypomnienie o uiszczeniu opłaty, numer konta wierzyciela oraz, w razie jakichkolwiek uwag, prośbę o kontakt. Może się to odbywać zarówno za pośrednictwem rozmowy telefonicznej, wiadomości tekstowej, wiadomości głosowej czy monitów przypominających o zapłacie należności. Monitoring może prowadzić samodzielnie przedsiębiorca jak i zlecić nadzorowanie tego procesu firmie zewnętrznej. Co więcej, na rynku dostępne są także specjalne programy stworzone do monitoringu należności, zintegrowane z programami do fakturowania, które „zdejmują” z przedsiębiorców obowiązek samodzielnego pilnowania terminów opłat – komentuje Włodzimierz Szymczak, Dyrektor Zarządzający Atradius Collections B.V. Sp. z o.o. Odział w Polsce, Członek PZZW.

Więcej o tych tematach, a także o innych rozwiązaniach wspierających przedsiębiorców w unikaniu zatorów płatniczych, będzie można dowiedzieć się 14-15 listopada podczas Credit Management & Collection Days – nowej inicjatywy Polskiego Związku Zarządzania Wierzytelnościami. W ramach wydarzenia odbędą się prelekcje i debaty ściśle związane z branżą zarządzania wierzytelnościami w Polsce. Dyskusja liderów branży obejmie w szczególności aktualne wyzwania stojące przed firmami windykacyjnymi w dobie nieustannych zmian oraz perspektywę branży na najbliższe pięć lat.