Forum Od-nowa: Centra Usług Wspólnych
Doczekaliśmy się: 21 lipca br. Prezydent Bronisław Komorowski rzutem na taśmę zdążył podpisać nowelizację ustawy samorządowej Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji z 2013 roku, przygotowaną pod kierunkiem b. Ministra Michała Boniego i b. Wiceminister Magdalenę Młochowską, uchwaloną przez Parlament 26 czerwca br. Dokument ten stanowi duży krok naprzód w reformowaniu polskiego samorządu, gdyż idzie w kierunku zacieśniania współpracy międzysamorządowej poprzez większe zachęty do łączenia gmin i możliwość powstawania związków powiatowo-gminnych.
Kluczowym punktem ustawy jest jednak koncepcja centrów usług wspólnych, czyli przenoszenia zadań obsługowych z dziedziny informatyki, kadr, administracji, księgowości z poszczególnych jednostek organizacyjnych JST do jednego wyodrębnionego podmiotu. To kamień milowy w realizacji zasady samodzielności organizatorskiej wspólnot – samorządy muszą móc swobodnie kształtować swe struktury wewnętrzne oraz wykonywać zadania w wybranej przez siebie formie, bez obowiązku powoływania jednostki organizacyjnej, a docelowo wspólnota powinna stać się jednym podmiotem, podatnikiem, płatnikiem składek i pracodawcą.
Czy JST są gotowe na tak dużą zmianę? Na pewno Centra Usług Wspólnych zaczną powstawać początkowo raczej w dużych miastach, dla których obecny model utrzymywania oddzielnych pionów obsługowych w każdej instytucji jest bardzo kosztochłonny i nieefektywny. W przypadku największych ośrodków, mających w swych strukturach po kilkaset czy ponad tysiąc (Warszawa) jednostek organizacyjnych, korzyści finansowe mogą być liczone nawet w milionach złotych. Generalnie MAiC szacuje, że CUW-y przyniosą wszystkich samorządom oszczędności ponad miliarda złotych.
W mniejszych miejscowościach czynnikiem wstrzymującym wprowadzenie reformy może być opór pracowników poszczególnych instytucji, obawiających się utraty swego stanowiska pracy – zwłaszcza w sytuacji, gdy samorząd bywa największym zakładem pracy w gminie, dodatkowo oferującym stabilne i nieźle płatne zatrudnienie. Dlatego też nowe rozwiązanie trzeba będzie wprowadzać etapami.
Należy jednak pamiętać o tym, że więcej pieniędzy w systemie samorządowym już nie będzie, a środki unijne zbliżają się ku końcowi. By więc nie nastąpiło zjawisko ograniczenia lub obniżenia poziomu obecnego zakresu zadań realizowanych na rzecz mieszkańców, każdej wielkości JST będą musiały dokonać racjonalizacji zasobów i redukcji kosztów w obrębie własnych instytucji, m.in. urzędów, szkół, przedszkoli, instytucji pomocy społecznej i kultury. Wspólnoty mogą zacząć od badania oraz opisywania w ujęciu procesowym czynności obsługowych dla własnych instytucji, przechodząc do określenia, „jak jest” i „jak powinno być”, by czynności te uwspólnić, usprawnić czy zautomatyzować.
Idea tworzenia Centrów Usług Wspólnych zbiega się też z postępującymi procesami informatyzacji, korzystaniem z nowych technologii oraz nasilającego się trendu zwiększania mobilności mieszkańców. Czasy, kiedy obywatel musiał załatwiać każdą rzecz osobiście w urzędzie i ani razu się nie przeprowadzał, odchodzą w przeszłość: w naszym kraju zarejestrowanych jest 19,3 mln samochodów, co oznacza 1 auto na dwie osoby, zaś przeciętny Polak 5 razy w ciągu całego życia zmienia miejsce zamieszkania (częstotliwość ta stale się zwiększa). Oznacza to, że coraz więcej spraw może być załatwianych zdalnie lub poza miejscem pobytu. Niebawem nadejdzie era, kiedy szyld urzędu zacznie mieć znaczenie symboliczne: ważniejsza stanie się dostępność i jakość usługi. A tę – dzięki efektowi skali czy szerszemu spectrum doboru wykwalifikowanych kadr – Centrum Usług Wspólnych będzie mógł zagwarantować na dużo wyższym poziomie niż dotychczas.
Innym działaniem racjonalizatorskim podejmowanym z poziomu samorządów może być szersze wykorzystanie wspólnych zamówień dla wielu jednostek (np. energii elektrycznej czy paliwa).
Wiele gmin korzysta już z tej możliwości, uzyskując korzystne ceny od dostawców, a w odpowiednie regulacje w tym zakresie wyposaża JST ustawa – Prawo zamówień publicznych.
