Eximail – mailbox do komunikacji z klientami banku

Problemy banków związane z tradycyjna komunikacją mailową

Wykorzystywana obecnie w bankach tradycyjna poczta mailowa to powszechnie znane rozwiązanie. Nie jest ono jednak pozbawione wad, a jego mankamenty mogą poważnie utrudnić zarządzanie pracą banku. Z jakimi ograniczeniami wiąże się korzystanie z niej?

• Brak gwarancji w zakresie bezpieczeństwa danych klientów – wiadomości mogą zostać sfałszowane, a klienci są narażeni np. na ataki phishingowe;
• Brak kontroli nad dostarczaniem wiadomości – natłok innych komunikatów skutkuje przeoczeniem wiadomości przez klienta;
• Brak dwukierunkowej komunikacji – klienci nie mogą kontaktować się z bankiem bezpośrednio za pomocą wiadomości e-mail;
• Wysokie koszty związane z tradycyjną korespondencją – konieczność nadawania fizycznych przesyłek do klientów;
• Brak integracji z innymi systemami bankowymi – brak danych z systemów CRM utrudnia analizę efektywności komunikacji;
• Brak możliwości wystarczającej personalizacji wiadomości – tradycyjna poczta mailowa nie współpracuje z narzędziami automatyzacji, które umożliwiają przesyłanie klientom wiadomości spersonalizowanych na podstawie ich aktywności i danych zgromadzonych na ich temat.

Rozwiązanie problemów tradycyjnej poczty bankowej – Eximail

Rozwiązaniem problemów związanych z tradycyjną pocztą mailową w bankach jest odpowiednio zaprojektowany i wdrożony mailbox w aplikacji bankowej.

Aby spełniać swoje zadanie, powinien on posiadać odpowiednie zabezpieczenia, być funkcjonalny oraz charakteryzować się dobrze zaprojektowanym UX/UI.

Takim rozwiązaniem jest Eximail – narzędzie wyposażone w funkcjonalności niezbędne do tego, aby przenieść korespondencję mailową z klientami na wyższy poziom. Dzięki temu klienci zyskują lepsze doświadczenia, a ich bezpieczeństwo znacząco się zwiększa. Eximail to system, który od dawna wykorzystywany jest w bankach, wspierając je w codziennej komunikacji z klientami.

Dwukierunkowa komunikacja dla klientów bankowości internetowej

W komunikacji z klientami ważne jest także umożliwienie dwukierunkowego przepływu komunikatów, który w razie potrzeby pozwala klientom na nawiązanie interakcji z bankiem. Podczas gdy tradycyjne skrzynki mailowe nie udostępniają takiej możliwości, Eximail wspiera pełną dwukierunkową komunikację, pozwalając klientom na bezpośrednie zgłaszanie bankom swoich problemów i zadawanie pytań.

Wsparcie w tworzeniu wiadomości – personalizacja i automatyzacja

To, w jaki sposób pracownicy banku kontaktują się z klientami, bezpośrednio wpływa na to, w jaki sposób klienci postrzegają całą organizację. Warto więc wdrożyć w organizacji narzędzia, takie jak skrzynka pocztowa do komunikacji z klientami banku, które zwiększają skuteczność pracowników w tworzeniu profesjonalnych i czytelnych komunikatów, a także minimalizują ryzyko wystąpienia błędów.

Eximail wspiera pracowników na różnych etapach tworzenia wiadomości, od wprowadzania treści, przez zarządzanie szablonami i wysyłką, aż po nadawanie funkcji “no reply” dla danych wiadomości.

Warto także pamiętać o tym, że klienci doceniają wysiłek firm włożony w personalizację komunikatów i chcą czuć, że otrzymują coś więcej niż tylko generyczny komunikat wysłany przez bank do wielu odbiorców.

Podczas tworzenia wiadomości w edytorze Eximail pracownicy banku mogą skorzystać z opracowanych wcześniej szablonów wiadomości. Dodatkowo, mailbox umożliwia personalizację wiadomości (w tym także wiadomości wysyłanych masowo). Do funkcjonalności Eximail, które wspierają pracowników banków w tworzeniu i wysyłaniu komunikatów do klientów, należą również:

• tworzenie wiadomości w kilku wersjach językowych – w takim scenariuszu wiadomość dostaje dostarczona do klienta w języku ustawionym przez niego w aplikacji;
• zapis wiadomości roboczej i możliwość powrotu do jej edycji oraz powiadomienie pop-up z ostrzeżeniem o niezapisanych zmianach przy próbie wyjścia z formularza wiadomości;
• definiowanie stopki;
• zarządzanie szablonami wiadomości, które obejmuje ich wersjonowanie i pełną historię wprowadzanych zmian, dzięki czemu pracownicy mogą w każdej chwili wrócić do tej wersji szablonu, która jest aktualnie niezbędna.

Aby jeszcze bardziej usprawnić ten proces, pracownicy banku mają do dyspozycji narzędzia do formatowania wiadomości, licznik znaków w wiadomości oraz możliwość dodawania do wiadomości elementów takich jak filmy, grafiki i wykresy.

Integracja z systemami CRM

Eximail umożliwia także integrację z systemami CRM i automatyzację kampanii marketingowych, co upraszcza działania, pozwala zoptymalizować koszty oraz zwiększyć efektywność.

Dzięki wdrożeniu Eximail, banki zyskują między innymi:

• automatyzację kampanii marketingowych;
• podgląd szczegółów wiadomości w skrzynce klienta;
• możliwość ustawienia tego, czy wymagane jest potwierdzenie odczytania wiadomości przez klienta. Może ono zostać przeprowadzone np. za pomocą kodu dostarczonego w wiadomości SMS.

Wsparcie obsługi klienta

Eximail nie tylko pozwala bankom na stworzenie własnej skrzynki mailowej, ale także daje im pełny wgląd w to, jak przebiega interakcja klienta z daną wiadomością. Wspiera on także pracowników na każdym etapie procesu obsługi klienta – ułatwia rozwiązywanie spraw od początku do końca, od śledzenia statusów wiadomości, przez zaawansowane wyszukiwanie maili, aż po filtrowanie po statusie sprawy.

Eximail pomaga w obsłudze klienta, umożliwiając:

• śledzenie, czy wiadomość została dostarczona, odczytana, a załączniki otwarte;
• filtrowanie po statusie sprawy (podjęte/niepodjęte/in progress/done) oraz tagach (potwierdzone/niepotwierdzone), co ułatwia pracownikom nawigowanie pomiędzy poszczególnymi zgłoszeniami;
• filtrowanie „obsługiwane przeze mnie”, które umożliwia pracownikom banku łatwy dostęp do wszystkich spraw, w które są zaangażowani.

Pełna kontrola nad wiadomościami dla użytkowników

Z drugiej strony, Eximail udostępnia pełną kontrolę nad wiadomościami również użytkownikom. Aby zminimalizować ryzyko nieodebranych wiadomości, narzędzie nie tylko tworzy środowisko przeznaczone wyłącznie do obsługi wiadomości z banków, ale także udostępnia klientom wiele przydatnych funkcji ułatwiających zarządzanie wiadomościami.

Należą do nich między innymi:

• filtrowanie wiadomości na przeczytane i nieprzeczytane oraz licznik nieprzeczytanych wiadomości;
• możliwość wyszukiwania wiadomości po tytule lub po treści;
• wygodne pobieranie załączników.

Analiza efektywności

Jak sprawdzić, czy prowadzone przez bank działania przynoszą oczekiwane rezultaty? Eximail oferuje wgląd w statystyki dotyczące skuteczności komunikacji z klientami oraz wydajności pracowników w rozwiązywaniu problemów klientów.

W systemie dostępne są także raporty z danymi o przepływie wiadomości, zawierające informacje o tym, ile wiadomości wpłynęło w danym okresie, a także po jakim czasie zostały one podjęte i zakończone.

System gromadzi również informacje o obciążeniu infrastruktury, które pokazują, w jaki sposób należy zoptymalizować wykorzystanie zasobów banku.

Eximail zawiera także narzędzie do tworzenia, wysyłania i analizy ankiet, które pozwala zbadać satysfakcję użytkowników aplikacji z usług bankowych i obsługi klienta oraz zidentyfikować kluczowe obszary do poprawy. Aby ułatwić pracę ze zbiorem danych, w aplikacji dostępny jest czytelny dashboard, zawierający wszystkie niezbędne dane dotyczące konwersji wiadomości.

Korzyści z wdrożenia Eximail dla banków

Wdrożenie Eximail jako narzędzia do obsługi poczty wewnętrznej dla banków rozwiązuje wiele problemów, pozwala na automatyzację licznych procesów oraz podnosi jakość obsługi klienta.

Wsparcie marketingowe

Jedną z najważniejszych korzyści płynących z wdrożenia Eximail jako narzędzia do zarządzania pocztą mobilną w banku jest możliwość prowadzenia kampanii marketingowych bezpośrednio za pomocą tego narzędzia. Dzięki integracji z systemami CRM oraz innymi narzędziami do automatyzacji kampanii marketingowych instytucje finansowe mogą osiągać oczekiwane rezultaty przy mniejszym nakładzie pracy.

Zwiększenie bezpieczeństwa

Najważniejszą cechą Eximail wpływającą na bezpieczeństwo interakcji klientów pomiędzy bankiem a klientami jest stworzenie odpowiedniego środowiska do wymiany komunikacji. Takie środowisko minimalizuje ryzyko narażenia klientów na ataki phishingowe. Pozwala ono także uniknąć ryzyka błędnego zaadresowania wiadomości podczas nadawania fizycznej korespondencji.

Do najważniejszych funkcjonalności Eximail w tym obszarze należy:

• skanowanie antywirusowe załączników – dzięki temu klienci mogą bezpiecznie zapisywać otrzymane pliki na swoich urządzeniach;
• szyfrowanie załączników wysyłanych na skrzynkę zewnętrzną klienta (np. Gmail) – gwarantuje bezpieczeństwo danych klienta oraz zapobiega odczytaniu zawartości plików przez nieupoważnione osoby;
• obsługa wysyłki hasła do odszyfrowania załączników (przy wysyłce na skrzynkę zewnętrzną) – przydatne w razie konieczności dostarczenia pliku na prywatny adres e-mail klienta;
• stemplowanie załączników – służy jako potwierdzenie, że załączniki otrzymane przez klienta faktycznie pochodzą od banku.

Efektywność komunikacji

Poczta mobilna dla banków Eximail sprawia, że wszystkie wiadomości i dokumenty znajdują się w jednym miejscu i są łatwo dostępne dla klientów. Dzięki temu banki mają gwarancję ułatwionego dotarcia do klientów zarówno z istotnymi powiadomieniami, jak i komunikacją marketingową.

Oszczędność czasu i kosztów

Wprowadzenie dedykowanego narzędzia do obsługi komunikacji z klientami przekłada się także na oszczędność czasu i kosztów. Automatyzacja wysłania wiadomości oraz analiza ich efektywności odciąża pracowników, a możliwość dostarczania dokumentów w bezpieczny sposób drogą elektroniczną pozwala na redukcję kosztów związanych fizyczną wysyłką tradycyjnych listów.

Eximail – skrzynka pocztowa do komunikacji z klientami banku stworzona z myślą o potrzebach współczesnych organizacji

Zarządzanie komunikacją z klientami może być dla banków sporym wyzwaniem, generując wiele problemów związanych z dostarczaniem i odczytywaniem wiadomości przez klientów, bezpieczeństwem oraz personalizacją komunikatów. Aby sprostać tym wyzwaniom, warto skorzystać z dedykowanego rozwiązania od sprawdzonego dostawcy.

Takim narzędziem jest właśnie Eximail. To rozwiązanie stworzone przez Consdata – firmę, która współpracuje z 7 największymi bankami w Polsce. Dzięki Eximail banki mogą poprawiać efektywność komunikacji, skuteczniej chronić dane klientów i zwiększać ich satysfakcję.

Co więcej, banki mogą liczyć na pełne wsparcie techniczne ze strony Consdata i konsultacje ze strony naszych ekspertów, którzy pomogą w dostosowaniu systemu do indywidualnych potrzeb każdej instytucji finansowej.

Chcesz poprawić swoją komunikację w aplikacji bankowej? Zweryfikujemy obszary do usprawnienia i wspólnie ustalimy funkcjonalności, których potrzebuje Twój bank. Wejdź na naszą stronę i umów spotkanie z naszym specjalistą!

***