Elektroniczne rachunki z korzyścią dla klientów i wystawców faktur
Klienci korzystający na co dzień z Internetu chcą otrzymywać rachunki w postaci elektronicznej więc dostawcy usług coraz częściej wprowadzają takie rozwiązania. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie sposoby dostarczania rachunków w takiej postaci są równie wygodne i bezpieczne..
Dostawcy usług masowych, na przykład telekomunikacyjnych, energetycznych, operatorzy telewizji czy dostawcy gazu mają do wyboru kilka możliwości dostarczania faktur swoim klientom. Najczęściej rachunki dostarczane są tradycyjną pocztą – Według badań zrealizowanych przez firmę badawczą Ipsos i agencję Think Kong 89% wszystkich rachunków dostarczanych jest za pośrednictwem poczty, podczas gdy prawie połowa internautów w Polsce chce otrzymywać rachunki elektroniczne1. Usługodawcy powinni zatem zastanowić się jak skutecznie dotrzeć do swoich klientów z elektronicznymi rachunkami oraz zaproponować im bezpieczne i wygodne metody ich opłacania.
Część firm decyduje się na dostarczanie rachunków pocztą elektroniczną. Takie rozwiązanie ma jednak kilka wad. Przede wszystkim, jeśli otrzymujemy wiele e-maili, otrzymane rachunki mogą umknąć naszej uwadze. Może też zdarzyć się tak, że e-mail od usługodawcy z załączoną fakturą może zostać potraktowany przez system komputerowy jako spam. W tym wypadku możemy spóźnić się z uregulowaniem należności w terminie.
Innym sposobem dostarczania rachunków przez Internet jest zamieszczanie ich w elektronicznych biurach obsługi klientów. Po zalogowaniu się na eBOK-u danego dostawcy usług klient uzyskuje dostęp do elektronicznych rachunków, nie może ich jednak z poziomu eBOK-u opłacić. Musi zatem zalogować się do systemu swojej bankowości elektronicznej, wpisać dane przelewu i zlecić jego realizację.
eBOK umożliwia prezentację rachunków tylko od jednego dostawcy. Optymalnym rozwiązaniem byłoby zaproponowanie klientom takiej usługi, która umożliwiłaby klientom otrzymywanie i opłacanie e-faktur za pośrednictwem jednego kanału, np. systemu bankowości elektronicznej. Po zalogowaniu się do swojego e-konta klient mógłby nie tylko uzyskać dostęp do faktur za prąd, telewizję czy telefon czyli do faktur od różnych dostawców usług, ale miałby także możliwość opłacenia ich z poziomu e-konta.
W Polsce możliwość przesyłania e-faktur za pośrednictwem kanałów bankowości elektronicznej umożliwia system invoobill (dawniej bilix), którego operatorem jest Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. Invoobill to jedyny w Polsce system Elektronicznej Prezentacji i Płatności Rachunków (EBPP), udostępniany w systemie bankowości elektronicznej, który pozwala na przekazywanie rachunków i faktur od wielu dostawców prosto na e-konta klientów. Usługa oferowana jest tak przez banki jak i dostawców usług pod własnymi markami (np. Pekao – e-faktury, ING – Moje faktury, Raiffeisen – eR-faktura, Play – Przelew do Play).
Po zalogowaniu się do systemu bankowości elektronicznej, na klienta czekają gotowe do zapłacenia rachunki i faktury od dostawców, których klient wybrał w procesie aktywacji usługi. Aby opłacić fakturę, klient nie musi przepisywać żadnych danych z blankietu do formatki przelewu, jedynie akceptuje przygotowany przez system przelew. Dzięki temu proces regulowania płatności za dostarczone usługi jest wygodny i bezpieczny. Co ważne, klient może w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca przeglądać otrzymane na swoje konto faktury, sam akceptuje płatność i decyduje o terminie realizacji przelewu.
System invoobill został dotychczas wdrożony przez ITI Neovision – operatora telewizji n, dwie spółki Polskiej Grupy Energetycznej Obrót S.A. z siedzibą w Warszawie i Skarżysku Kamiennej, Akademię Leona Koźmińskiego w Warszawie i Link 4. Do grona firm, oferujących tę usługę dołączył niedawno jeden z największych operatorów telekomunikacyjnych – sieć Play. Nawiązana jest też współpraca z kolejnymi dostawcami usług. Co ważne, system ten jest dostępny dla ponad 90% użytkowników e-bankowości w Polsce, mających konta w PKO Banku Polskim S.A. (Inteligo, iPKO), Pekao S.A., mBanku, MultiBanku, Banku Millennium S.A., City Handlowym, ING Banku Śląskim, Raiffeisen Bank Polska, w kilku bankach spółdzielczych oraz w Banku Zachodnim WBK.
Wdrożenie systemu EBPP to korzyści nie tylko dla klientów, ale także dla wystawców faktur. Oprócz obniżenia kosztów przygotowania i dystrybucji rachunków, dostawcy usług mogą liczyć także na całkowite wyeliminowanie wpłat wątpliwych. System ten ponadto wpływa na znaczne skrócenie okresu rozliczeniowego i – co bardzo ważne – na zwiększenie satysfakcji klientów.
1 http://www.ipsos.pl/faktury_elektroniczne.html
Źródło: KIR S.A.
