Co Polacy załatwiają zdalnie w urzędach?

Jakie sprawy urzędowe najczęściej załatwiamy przez Internet i co utrudnia nam zrezygnowanie z osobistych wizyt w urzędzie?

7 spraw urzędowych, które najczęściej załatwiamy online

Ponad połowa urzędników (52%), którzy wzięli udział w tegorocznym badaniu potwierdziło, że już wszystkie sprawy można zgłaszać do urzędu zdalnie.

Polacy z tego przywileju korzystają najczęściej przy składaniu wniosku o dowód osobisty (32%) oraz wysyłaniu różnego rodzaju podań, pism i zaświadczeń (22%).

Zamknięte urzędy niejako zmusiły część społeczeństwa do tego, aby zdecydować się na wirtualną drogę urzędniczą.

Wśród najpopularniejszych spraw realizowanych online są również te dotyczące deklaracji i zeznań podatkowych (17%), ewidencji ludności (17%), zarządzania odpadami komunalnymi (13%).

Zdalnie często odbywa się również procesowanie wniosków o zabudowę (11%) oraz zapewnienia dostępu do informacji publicznej (10%) – pokazują wyniki badania #RegionyNEXERY2020.  

– Coraz więcej spraw życia codziennego przenosimy do sieci, dlatego nie dziwi fakt, że coraz chętniej rezygnujemy z bezpośrednich wycieczek do urzędów, na rzecz internetowej realizacji naszych zobowiązań. Na tak dynamiczny rozwój e-administracji ma oczywiście wpływ pandemia.

Zamknięte urzędy niejako zmusiły część społeczeństwa do tego, aby zdecydować się na wirtualną drogę urzędniczą. Wiele jednak wskazuje na to, że nawet po ustaniu pandemii, część z nas nie powróci do starych nawyków.

Świadczy o tym fakt, że już blisko 70% respondentów uważa, że korzystanie z e-urzędów jest proste, a 75% badanych twierdzi, że osobiste wizyty w urzędach trwają zbyt długo – mówi Paweł Biarda z firmy Nexera, która buduje i zarządza siecią światłowodową w czterech Regionach Polski.

Czytaj także: Kongres Gospodarki Elektronicznej: bez świata cyfrowego nie da się już efektywnie funkcjonować w społeczeństwie i w gospodarce

Bariery dla rozwoju e-administracji

Boom na usługi e-administracyjne dopiero nadchodzi. 80% badanych w czerwcu br. deklarowało, że sprawy urzędowe załatwialiby zdalnie, jeśli tylko mieliby taką możliwość. Co więc stoi na przeszkodzie, aby w jeszcze większym stopniu przejść na wirtualną obsługę administracyjną?

Główną barierą, na którą najczęściej wskazują urzędnicy jest niewystarczający dostęp do infrastruktury internetowej w domach mieszkańców. Według 37% badanych pracowników urzędu, słabe łącze internetowe lub jego brak uniemożliwia wielu mieszkańcom korzystanie z wirtualnej administracji.

Kolejnymi, najczęściej wskazywanymi powodami są preferencje i przyzwyczajenia petentów. Zdaniem 31% ankietowanych, część mieszkańców woli osobiście odwiedzić urząd, a 22% twierdzi, że w wielu przypadkach wygrywają stare, tradycyjne przyzwyczajenia.

Problemem wskazywanym przez co piątego urzędnika (21%) jest również brak elektronicznego podpisu na Profilu Zaufanym, który jest konieczny do tego, aby móc w pełni korzystać z e‑administracji.

Według 37% badanych pracowników urzędu, słabe łącze internetowe lub jego brak uniemożliwia wielu mieszkańcom korzystanie z wirtualnej administracji.

Do realizacji spraw przez internet trudniej przekonać jest także seniorów (14% wskazań) oraz osoby o niskich kompetencjach cyfrowych (11%).

– Okazuje się, że dziś największą przeszkodą utrudniającą rozwój e-administracji nie jest niski poziom cyfryzacji urzędów czy brak narzędzi do zdalnego procesowania spraw administracyjnych. Pod tym względem urzędy wydają się być coraz lepiej przygotowane, a niektóre wręcz umożliwiają swoim mieszkańcom na pełną digitalizację administracji.

Problemem natomiast jest to, że ze względu na nierówny dostęp do infrastruktury internetowej, nie wszyscy mieszkańcy mogą korzystać z  obsługi zdalnej. Dostęp do niezawodnej i stabilnej sieci internetowej to priorytet – nie tylko dla rozwoju e-administracji, ale również wielu innych obszarów, które przeniosły się do sieci, jak np. telemedycyna, praca zdalna, czy nauka online.

Dostęp do szybkiej sieci internetowej jest w tym momencie dla miasta ważniejszy niż rozbudowa infrastruktury drogowej.

Zapewnienie infrastruktury światłowodowej w gospodarstwach domowych jest również kluczowe, aby móc rozwijać kompetencje cyfrowe wśród społeczności. Te natomiast, jak widać również wpływają na chęć korzystania ze zdalnych rozwiązań.

To właśnie brak Internetu lub jego słabe łącze blokuje wielu rodzinom dostęp do cyfrowych usług, które w obecnych czasach nie są już wygodną alternatywą, ale koniecznością.

Już co trzeci urzędnik (32%) jest zdania, że dostęp do szybkiej sieci internetowej jest w tym momencie dla miasta ważniejszy niż rozbudowa infrastruktury drogowej – dodaje Paweł Biarda.

Czytaj także: XV Kongres Gospodarki Elektronicznej, jak zmniejszyć wykluczenie społeczne osób niepełnosprawnych?

Nota metodologiczna

Raport #RegionyNEXERY2020 to druga edycja autorskiego badania #RegionyNEXERY realizowanego przez firmę GfK dla firmy NEXERA ‒ pierwszego w Polsce wyłącznie hurtowego operatora telekomunikacyjnego o dużej skali, rozwijającego światłowodową sieć dostępową (NGA) o wysokiej przepustowości (min.100 Mb/s).

Badanie przeprowadzono w miesiącach marzec i kwiecień 2020 r. wśród mieszkańców, nauczycieli, urzędników i przedsiębiorców z Regionów NEXERY. Publikacja jest jednym z najbardziej przekrojowych źródeł wiedzy o polskich internautach na obszarach, gdzie brakuje dostępu do szerokopasmowego Internetu lub dostęp do nich jest ograniczony. Raport podzielono na kilka obszarów tematycznych.

Badanie dotyczące życia codziennego (przeprowadzone wśród mieszkańców) zrealizowano techniką wywiadu internetowego CAWI (computer assisted web interview). Wszyscy badani to użytkownicy Internetu.

W badaniu wzięli udział mieszkańcy zamieszkujący teren objęty siecią NEXERY. Łącznie zostało zrealizowanych 1601 wywiadów.

Natomiast badanie administracji publicznej zrealizowano wśród 298 przedstawicieli samorządów szczebla powiatowego i gminnego w Regionie Świętokrzyskim, Warmii i Mazur, Kujaw z Pomorzem i Mazowszem oraz Łódzkim. Wykorzystano technikę wywiadu telefonicznego CATI.

W raporcie #RegionyNEXERY2020 wykorzystano ponadto dane ze źródeł ogólnodostępnych oraz analizy zespołu InsightOut Lab.

Czytaj także: Szybkie i bezpieczne potwierdzanie tożsamości, mojeID już działa w bankach spółdzielczych Grupy BPS