AML, warto umożliwić pracownikom anonimowe informowanie o nieprawidłowościach w instytucji finansowej

W świetle ustawy o AML, obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników naruszeń przepisów, ma służyć nie tylko pracownikom, ale także innym osobom wykonującym czynności na rzecz funduszu.

Obowiązki w świetle prawa. Ostatecznie zarządzający funduszem będzie winić tylko siebie

Ustawa wymaga opracowania sposobu ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniającego co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.

I tu zaczynają się schody, ponieważ popularna „czarna skrzynka”, formularz czy adres mailowy, na który można wysłać zgłoszenie, nie zapewniają ani anonimowości, ani nie dają poczucia bezpieczeństwa przed ewentualnymi represjami. W praktyce są to zatem martwe narzędzia, które mogą odbić się funduszom czkawką w przypadku wypłynięcia spraw zanim rozwiążę się je wewnątrz.

‒ Podanie e-maila do np. powołanego Biura Kontroli i Nadzoru nie rozwiązuje sprawy i nie osiąga celów wyznaczonych przez prawo. To prowizorka, zresztą kulawa.

E-mail firmowy nie chroni tożsamości, nie zapewnia anonimowości nadawcy i dlatego jest nieskuteczny. Z obawy przed rozpoznaniem, równoznacznym z „samobójstwem zawodowym” i konsekwencjami nikt nie dokonuje zgłoszeń.

To błędne koło, które w konsekwencji może przynieść funduszom spore straty – mówi Katarzyna Abramowicz, radczyni prawna i współtwórczyni serwisu Sygnanet.pl.

Czytaj także: Nowa odpowiedzialność zbiorowa firm: kary nawet do 30 mln zł

Instytucje finansowe często głównie zawieszają się na ochronie ryzyka finansowego, a o ryzyku organizacyjnym się zapomina. A tutaj mowa o stratach nie tylko wizerunkowych, ale szkodach, których ryzyka nie da się oszacować.

Uderzy natomiast ono w członka zarządu, Prezesa, członków Rady Nadzorczej i kierownictwo i nie tylko poprzez nałożone kary administracyjne. Może skończyć się bardziej dotkliwie. Cofnięciem koncesji, zezwolenia, zamknięciem funduszu.

Ostatecznie zarządzający będą mogli winić tylko siebie np. za zatrudnienie grupy nieuczciwych pracowników, oskarżenia za istotne wprowadzenie w błąd dla inwestorów, sprzeniewierzenie funduszy inwestorów czy wykorzystywanie informacji poufnych, mimo, ze mogli się o tych zdarzeniach dowiedzieć wcześniej.

Nie ograniczaj swojej zdolności do wykrywania oszustw

Przepisy dotyczące zgłaszania nieprawidłowości w miejscu pracy zmieniają się na całym świecie na korzyść zgłaszającego. Stąd prosty wniosek: jeżeli zgłaszający jest lepiej chroniony prawnie, to zwiększa się prawdopodobieństwo, że pewne sprawy będzie się rozwiązywało wewnętrznie, po zgłoszeniu.

Jednak, gdy kanał wewnętrzny nie będzie anonimowy, prosty i w oczach zgłaszającego narazi go na działania represyjne ‒ nieprawidłowości ujawniane będą poza organizacją, np. zgłaszane będą do właściwych organów, do KNF i najpewniej do prasy.

‒  W Polsce donos ma długą i niechlubną historię, dlatego nie dziwi fakt, że anonimowy kanał budzi negatywne skojarzenia. Jednak w ostatnich latach zmienia się jego znaczenie i zaczyna być kojarzony z działaniem w interesie wspólnym.

Organizacje, które uznają nową definicję, jasno pokazują swój stosunek wobec tzw. „kultury strachu”, w której pracownicy wolą nie reagować na łamanie prawa, by się nie narażać – dodaje Katarzyna Abramowicz.

Kierownictwo musi nieustannie podejmować wysiłki w celu wzmocnienia kultury etycznej. 

Obejmuje to szkolenia, nagradzanie etycznego postępowania i pociąganie pracowników bez względu na stanowiska do odpowiedzialności za nieetyczne postępowanie. 

Kierownictwo musi dawać przykład a dalej dobrać właściwe narzędzia by ułatwiać te procesy i jej utrwalać. Wystarczy spojrzeć na statystyki.

We wszystkich badaniach zgłoszenia przez Internet są bardziej powszechne niż przez telefon czy skrzynkę fizyczną. Wprowadzenie anonimowego kanału do przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach wymaga dojrzałości biznesowej.

Kolejne lata wymuszą jednak większą transparentność, dyrektywa o ochronie sygnalistów to kolejna regulacja, która będzie obowiązywała od 2021 roku. Fundusze, które wprowadzą skuteczne kanały zgłoszeń online i uczynią z nich atut ‒ wygrają.

Katarzyna Abramowicz,

Radca prawny,

Sygnanet.pl.