Orbis publikuje raport: „Najnowsze trendy w branży spotkań, konferencji, eventów i podróży motywacyjnych”

– Jako największa sieć hoteli w Polsce  wyznaczamy trendy,  działamy na rzecz rozwoju i profesjonalizacji branży usług hotelowych w naszym kraju. Badamy rynek, poddajemy analizie trendy światowe i zachowania konsumenckie. Raport „Najnowsze trendy w branży spotkań, konferencji, eventów i podróży motywacyjnych”, to drugie zaawansowane, jakościowe badanie, które może stać się cennym źródłem inspiracji niezbędnej do podnoszenia efektywności i konkurencyjności naszej branży – powiedział David Henry, SVP Sales, Marketing Distribution and Revenue Management w Grupie Hotelowej Orbis.

Kto i ile wydaje na imprezy MICE?

Jak pokazują wyniki raportu, wysokość budżetu przeznaczanego na organizację imprez MICE jest w kompetencjach Prezesa, CEO i Top managementu (42%). Następne osoby w przedsiębiorstwach, które podejmują tego typu decyzje to HR Managerowie (20%) i Sales Managerowie (17%).

Kwoty przeznaczane na noclegi są uzależnione od charakteru zaplanowanego wydarzenia. Na spotkania i eventy przedsiębiorstwa przeznaczają od 200 do 600 zł/os, na imprezy integracyjne i motywacyjne – od 200 do 1 000 zł/os, a na konferencje i wystawy do 400 zł/os. Biorąc pod uwagę wielkość firmy i kwotę przeznaczaną na imprezy MICE na jednego pracownika, najwięcej środków wydają duże firmy (35%) od 300 zł do 15 000 zł. Średnie przedsiębiorstwa (35%) od 300 zł do 700 zł, a firmy małe (25%) i mikro (5%) od 200 zł do 1 500 zł.

Jakie są główne potrzeby meeting plannerów?

Dla klientów agencji organizującej MICE najbardziej istotne są dogodne warunki finansowe (59%), kontakt bezpośredni (51%), szybkość, kompleksowość i elastyczność działania agencji (39%), efekt „wow” (planowane wrażenia grupy docelowej jakie odniosą z imprezy – 35%), dyspozycyjność́ 24/7 i kompetencja osoby przydzielonej do imprezy (31%), doświadczenie, rekomendacje, pozytywne referencje, bogate portfolio imprez zrealizowanych przez agencję (28%).

Kryteria wyboru hotelu i destynacji

Jak wynika z raportu „Najnowsze trendy w branży spotkań, konferencji, eventów i podróży motywacyjnych”, przy organizacji imprez MICE i wyborze destynacji, jako najważniejsze kryterium respondenci wskazywali lokalizację i komfortowy dojazd (39%), pomysł na program i tematykę spotkania (34%). Na trzecim miejscu znalazła się dostępność dla danej liczby uczestników (27%).

Decyzja o organizacji wydarzenia w konkretnym hotelu jest podyktowana przede wszystkim charakterem imprezy. Jeśli chodzi o spotkania, konferencje i wystawy dla 59% respondentów najbardziej istotna jest lokalizacja. Relację ceny usługi do jakości wskazało 57%, bazę noclegową, sale konferencyjne 51%, standard hotelu 48%, jakość oferty gastronomicznej 47%, a przyjazną atmosferę 46%.

Dostępność, standard, doświadczenie konsumenckie kluczem do sukcesu

Aż 61% respondentów ceni najwyżej wyjątkowość oraz oryginalność miejsca z infrastrukturą gwarantującą atrakcje. Dla 55% ankietowanych warunkiem koniecznym są jakościowe usługi dodatkowe. Do istotnych kryteriów należą również elastyczność hotelu, gotowość do współorganizowania aktywności spójnych z charakterem eventu (33%) oraz szybki transfer z lotniska (32%). Jeśli chodzi o źródła pozyskiwania informacji o hotelach, respondenci polegają na doświadczeniach osób z branży, podróżujących współpracowników (55%) oraz Internecie (24%).

Rezerwacje i oczekiwania

Przebadane firmy wskazują, że najbardziej popularnym sposobem rezerwacji hoteli jest bezpośredni kontakt telefoniczny 64%, zaś platformę rezerwacyjną wskazało 36% respondentów. Agencje preferują również kontakt telefoniczny, wzmacniany potwierdzeniem e-mailem (63%). Jako główne czynniki takiego wyboru respondenci wskazywali kontakt z drugim człowiekiem (52%), oszczędność czasu (51%), wygodę i komfort (48%).

Klienci podczas rezerwacji MICE oczekują jednego opiekuna od momentu rezerwacji po rozliczenie (42%), szybkiej reakcji hotelu, odpowiedzi na zapytania w ciągu 1-2 godzin (31%), przejrzystego wyboru miejsca na wydarzenia MICE – jasnego opisu hoteli według istotnych kryteriów (29%).

Najcześciej podawanym argumentem wyboru obiektów Grupy Hotelowej Orbis i jej partnera strategicznego Accor jest: dobra opinia o sieci w branży (47%), gwarancja standardu (45%), atrakcyjność warunków cenowych (41%), różnorodność standardu w ramach grupy (38%), sprawna obsługa MICE (37%), „jakościowy” kontakt bezpośredni z organizatorami MICE (34%).

Co czeka branżę w przyszłości?

Zdaniem 300 respondentów w 2014 roku wydatki na: spotkania, eventy i konferencje – zmaleją (42%) lub pozostaną na takim samym poziomie (52%). Jak prognozują badani, wydatki na wyjazdy motywacyjne i targi wzrosną (48%) lub pozostaną na takim samym poziomie (46%).

Ważnym trendem są coraz częstsze zmiany w zamówieniach i briefach wysyłanych do agencji.

W szczególności dotyczą one: budżetu imprezy i warunków płatności, listy preferowanych hoteli, bardzo przejrzyście sprecyzowanego celu imprezy, informacji o marce i firmie zleceniodawcy, wymagań dotyczących cech pracowników agencji i propozycji scenariusza oraz profilu imprezy.

Trendem staje się także równoczesne wysyłanie bardzo wyspecjalizowanych, sformalizowanych briefów do wielu agencji, zapytania są często opracowane przez działy zakupów w danej firmie.

Rodzaj badania i metodologia

Badanie „Najnowsze trendy w branży spotkań, konferencji, eventów i podróży motywacyjnych” zostało przeprowadzone w dniach 22.07-15.10.2013 roku. Podstawę badania stanowiły wywiady jakościowe ustrukturyzowane, wykonane na próbie 300 (N=300) respondentów. Podział grupy badanej: reprezentanci agentów MICE (100 respondentów), osoby odpowiedzialne za organizację MICE w firmach (100 osób) oraz management decydujący o organizacji MICE (100 respondentów).

Badanie miało charakter multibranżowy, zachowano stosowne proporcje w doborze próby (firmy duże 35%, średnie 35%, małe 25% i mikro 5% próby). Kryterium kwalifikujące do wzięcia udziału w badaniu: minimalna liczba imprez MICE w firmie: 3-4 w skali roku.

Raport został przygotowany na zlecenie Orbis S.A. przez firmę badawczą SANA Consulting.

Źródło: Grupa Hotelowa Orbis