Wydarzenia i Opinie | Felieton na czas szczególny – Egzamin dojrzałości

Zarządzając ryzykiem na jedno z pewnością musimy być przygotowani – ryzyko zmaterializuje się zawsze w najmniej oczekiwanym momencie, w nieoczekiwanym miejscu, w zaskakujący sposób. Dlatego wiemy, że wszystkie plany związane z mitygacją ryzyka wymagają nieustannego testowania i uzupełniania.

Pomimo intensywnych działań i budowania złożonych planów ciągłości działania, obecna sytuacja chyba jednak nas zaskoczyła. Większość, jeżeli nie wszystkie, plany ciągłości działania koncentrowały się na zdarzeniach, które eliminują możliwość pracy w konkretnych lokalizacjach. W ramach testów sprawdzaliśmy, jak szybko przełączamy się pomiędzy podstawowym i zapasowym centrum przetwarzania. W nieco bardziej złożonych przypadkach testowaliśmy relokację pracowników (wybranej części), do lokalizacji zastępczej. Scenariusze te odpowiadały naszemu wyobrażeniu o możliwych kryzysowych scenariuszach. Tymczasem dzisiaj wskazane jest, aby wszyscy nasi pracownicy zostali w domach. Czy jesteśmy na to przygotowani?

Czy rzeczywiście jesteśmy gotowi?

Do tej pory praca zdalna była traktowana jako przywilej, dostępność do niej była mocno reglamentowana. Dyskusje o digital workplace odbyliśmy już wiele lat temu, ale jak wiele w tej kwestii się zmieniło? Teraz przyszedł poważny egzamin. Czy potrafimy normalnie funkcjonować jako organizacja, utrzymując 90% osób pracujących zdalnie?

Jeśli chodzi o technologie, to wszystko, czego potrzebujemy, jest dostępne. Poczynając od przepustowości łączy, a na urządzeniach końcowych kończąc.

Technologia to również, a może przede wszystkim, bezpieczeństwo. W większości przypadków żyjemy w paradygmacie zamykania i ograniczania dostępu. W ten sposób odrzuciliśmy koncept BYOD, jako zbyt złożony technologicznie i przez to zbyt drogi. O ile zapewnienie bezpieczeństwa telekomunikacji nie jest dużym wyzwaniem, to problemy zaczynają się, gdy przejdziemy do obszaru rzeczywistej pracy cyfrowej. Jak określić poprawnie prawa dostępu do bardzo wrażliwych danych? Czy można do nich dostawać się zdalnie?

Wszystko to przy założeniu, że rzeczywiście jesteśmy cyfrowi i cały proces obiegu dokumentów jest realizowany elektronicznie, a podpis elektroniczny jest powszechnie u nas stosowany. W każdym innym przypadku koszty pracy zdalnej znacznie rosną (drukarki, skanery, kurierzy).

Warto tutaj zwrócić uwagę, że papier jest doskonałym nośnikiem wirusa na odległość. Nawet jeżeli zorganizujemy pracę w taki sposób, że pracownicy siedzą oddaleni od siebie na pięć metrów, to korzystanie z papieru wszystkie te wysiłki niweczy.

To tylko wybrane wyzwania technologiczne. Oczywiście w niewielkiej skali można przyjąć, że już dzisiaj wszyscy potrafią korzystać z dobrodziejstw cyfryzacji. Ale jakby zacząć rozważać kompletny proces kredytowy, wraz z dostępem do elektronicznej wersji kompletnej dokumentacji kredytowej, to okaże się, że wyzwania stają się wówczas większe.

Zakładając jednak, że posiadamy wszystkie narzędzia, czy oznacza to, że jesteśmy przygotowani do powszechnej pracy zdalnej? Czy technologia to jedyne wyzwanie? Jak w każdym przypadku, sama w sobie nie rozwiąże ona żadnego problemu. Musimy jeszcze umieć za jej pomocą efektywnie pracować. I tutaj zaczynają się prawdziwe wyzwania.

Początki nigdy nie są łatwe

Należy pamiętać, że poza nielicznymi grupami zawodowymi, takimi jak programiści czy pracownicy działów sprzedaży, nikt nie jest przyzwyczajony do pracy zdalnej. Wiele osób oczywiście twierdzi, że praca w domu zwiększy ich efektywność, jest to jednak jeden z mitów.

Oczywiście może tak się stać, jeżeli potrafimy się odpowiednio zorganizować. Osoby, które takich doświadczeń nie mają – będą musiały przejść przez trudny początek. Nawet jeżeli mamy do wykonania indywidualną pracę koncepcyjną i decydujemy się zrobić ją w domu, jest to niezmiernie trudne. Brak codziennej porannej rutyny, brak drogi do pracy, która zawsze pozwalała na łagodne wejście w dzień będzie nam bardzo doskwierał.

Również znalezienie odpowiedniego miejsca do pracy może być wyzwaniem. Ja na przykład nie mogłem znaleźć odpowiedniego krzesła, a nigdy wcześniej nie siedziałem w domu przez tyle godzin. Gdy już usiądziemy, nagle okazuje się, jak wiele jest wokół rzeczy i spraw, które rozpraszają. Nawet jeżeli zostaliśmy w domu sami. A przecież tym razem nasz dom jest pełen, bo wszyscy domownicy zostali z nami.

Wszystkie problemy związane z samoorganizacją pracy w domu są o wiele łatwiejsze do pokonania, jeżeli praca, którą mamy do wykonania jest dobrze zdefiniowana. Pisanie książki na konkretny termin wymusiło na mnie szereg działań zwiększających skupienie. W przypadku nieoczekiwanej pracy z domu ogromną rolę mają do wypełnienia menedżerowie. Jest to bardzo ważny egzamin, i to głównie dotyczący ich dotychczasowego stylu pracy.

Jeżeli menedżer był liderem/przywódcą, wymagającym częstych spotkań i szczegółowego raportowania – wyzwania przed nim stojące są szczególne. Swoim stylem skutecznie oduczył zespół samodzielnego działania. Jednocześnie sam nie czuje się komfortowo, bo jego bieżący nadzór stał się niemożliwy. Wielce prawdopodobne jest, że mając potrzebę nadzoru, będzie dodatkowo wprowadzał zamieszanie, często dzwoniąc oraz sprawdzając obecność na komunikatorach.

Egzamin pracy zdalnej nie jest wcale łatwiejszy dla menedżerów, którzy stawiali w swoim stylu zarządzania na samodzielność zespołu. Jeżeli uznają, że praca z domu to w ich przypadku dzień jak co dzień – egzaminu nie zdadzą. Udowodnią tylko sobie i innym, że nie pełnili żadnej istotnej funkcji. Bo praca lidera z samodzielnym zespołem to przede wszystkim umożliwianie zespołowi płynnego działania. W czasach spokojnych interwencje lidera są rzadsze. Ale jeżeli przechodzimy przez poważną zmianę – jest zupełnie inaczej. Rozmawiałem w trakcie obecnego kryzysu z jednym z menedżerów, który skarżył się, że jego praca teraz to załatwianie pracownikom zdalnego dostępu z domu. Wypełnianie dokumentów umożliwiających wyniesienie do domu sprzętu, zapewnienie odpowiednich warunków telekomunikacji etc. Uważał, że to są zadania poniżej jego kompetencji. Moim zdaniem niesłusznie. Jeżeli rolą współczesnego menedżera jest przede wszystkim zapewnić zespołowi możliwość sprawnego działania, to właśnie takie proste czynności są w sytuacji kryzysowej niezwykle ważne.

Odnaleźć złoty środek

Mając do czynienia z sytuacją wyjątkową, nie możemy zakładać, że praca będzie odbywała się jak zwykle. Zmiana jest zbyt duża, żeby dało się przenieść nasze procesy bez korekt. I w tej zmianie współczesny menedżer musi się odnaleźć jako lider. Musi przemodelować nie tylko sposób własnych integracji z zespołem, ale również zaproponować nowe sposoby realizacji zadań. Aby się nam udało, musimy wykazać się ogromnym wyczuciem w pracy z zespołem. Zbyt duża ingerencja może być odebrana jako brak zaufania. Trzymanie się za bardzo na odległość może wywołać dla odmiany w zespole poczucie opuszczenia i pozostawienia samym sobie. Wydaje się, że właśnie rozpoczęcie od prostych czynności wsparcia pracy zdalnej pozwoli dobrze określić, czego zespół jako całość oraz jego poszczególni członkowie od nas oczekują. Z pewnością jednak w pierwszym okresie nasza obecność w pracach zespołu jest więcej niż wskazana.
Obecność menedżera w zespole wirtualnym, zwłaszcza w czasach kryzysowych, jest istotna z jeszcze jednego, być może najważniejszego, powodu – stresu. Poza normalnym stresem związanym z realizacją zadań (KPI’s, cele sprzedażowe itp.) mamy bowiem do czynienia z obawami znacznie poważniejszymi – czy moi bliscy są i pozostaną zdrowi? Czy utrzymam pracę? Czy moi bliscy pracy nie stracą? Jako menedżerowie nie damy rady w pełni usunąć wszelkich wątpliwości. Jednak codzienna i pełna empatii komunikacja z pewnością jest konieczna. Jeżeli damy radę chociaż trochę uspokoić nastroje – stworzymy warunki do efektywniejszej pracy w nowej sytuacji.

W ramach uspakajania nastrojów konieczna jest weryfikacja celów. Im wcześniej uznamy, że sytuacja nadzwyczajna wymaga nadzwyczajnego podejścia do celów, tym lepsze osiągniemy rezultaty. Naciskanie na zespół, żeby wykorzystali ten czas do poprawy wyników, zawsze będzie stanowić przykład kompletnego zagubienia się menedżera.

Przechodzimy przez czas wielowymiarowej próby. Sprawdzamy, czy prawdziwie jesteśmy cyfrowymi firmami oraz to, jak potrafimy pracować z naszymi szefami i z naszym zespołem. Próba tym trudniejsza, im dłużej będzie trwała. Nie jest czymś wyjątkowym pracować nawet sporym zespołem zdalnie przez 3-5 dni. Jednak przejście na nieokreśloną w czasie pracę z domu to wyzwanie dla wszystkich. Również dla regulatorów, którzy z pewnością zweryfikują swoje wymagania odnoszące się do planów ciągłości działania. Najważniejsze jednak, że weryfikujemy, czy naprawdę żyliśmy tym, o czym mówimy od lat. Czy nasze organizacje są rozwinięte cyfrowo, a metody pracy w sposób elastyczny przystosowane na duże i nagłe zmiany.